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Gli adempimenti a carico del notaio nell’archiviazione e conservazione dei dati


(a cura di GEA ARCELLA, Commissione Antiriciclaggio, Consiglio Nazionale del Notariato)

1. Gli obblighi di registrazione e conservazione in generale
Il D.Lgs 231/2007 ha riordinato in maniera sistematica la complessa normativa in tema di antiriciclaggio, fino al 2006 articolata su diversi livelli normativi, arricchendo di una ulteriore finalità la disciplina previgente prevedendo, quale scopo ulteriore alla prevenzione del riciclaggio, anche quello del contrasto al terrorismo.
E' stata altresì predisposta un'unica fonte organica dei vari obblighi nota1 che astringono i soggetti tenuti al loro adempimento, pur continuando a prevedere alcune fonti secondarie per la regolamentazione della materia (ad esempio per l'individuazione di indicatori di anomalia nota2 o degli schemi di comportamenti anomali nota3).
Nel delineare, però, tali obblighi il legislatore si è fatto carico delle peculiarità dell'attività di ciascuna delle varie categorie interessate, differenziando in taluni casi le concrete modalità attuative degli obblighi stessi.
In particolare nel disciplinare gli obblighi di registrazione contenuti nel capo II, artt. 36 e ss. del decreto, il legislatore sembra aver tenuto in considerazione la differente operatività degli intermediari finanziari rispetto ai professionisti ed in particolare rispetto ai notai.
La disposizione fondamentale relativa agli obblighi di registrazione è contenuta nell’art. 36 cit., il quale prevede sia obblighi di registrazione in senso stretto che di conservazione.
Nel sistema normativo previgente gli obblighi per i professionisti erano disciplinati dall’art. 5 del D.M. 3 febbraio 2006 n.141, ma si trattava, prevalentemente, di un obbligo di registrazione di informazioni di tipo puntuale con strumenti informatici, legati all'identificazione del cliente e probabilmente orientato più a fini screening che di approfondimento investigativo; nell’attuale sistema, invece, sono stati differenziati gli obblighi di registrazione di alcuni dati specifici, da quelli di conservazione - che in senso lato riguardano anche i dati registrati - prevedendo una serie di documenti da conservare a corredo della operazione e della prestazione professionale nota4 eseguita per il cliente.
Le modalità di registrazione stabilite dal Decreto Legislativo in commento non sono più fini a se stesse: in particolare se l'intermediario finanziario, nello svolgimento del rapporto continuativo o nell'esecuzione di una operazione occasionale, è chiamato soprattutto all'analisi delle trasmissioni o delle movimentazioni in genere di mezzi di pagamento, e lo strumento di registrazione e conservazione dei dati è totalmente informatizzato, l'intervento del professionista rispetto al cliente si esplica fornendo una prestazione professionale complessa che solo attraverso il fascicolo di studio può essere documentata nella sua interezza; in questa prospettiva i dati di “registrazione” contenuti nel registro della clientela o nel repertorio notarile sembrano avere la funzione di indice di ricerca del fascicolo di studio, che invece costituisce il vero contenitore di tutta la documentazione relativa all'operazione svolta dal cliente.
Detto fascicolo tende a racchiudere sia l'attività professionale eseguita in adempimento dell'incarico, e quindi come detto i dati riferibili all'operazione richiesta dalle parti, sia quella di adeguata verifica nota5 del cliente stesso, ed in particolare quella approfondimento circa le effettive intenzioni del cliente (v. art. 18, lett. c, D. Lgs. cit.); a quest'ultima attività ed alla conseguente valutazione del rischio connesso al cliente o all'operazione, si ricollega l'obbligo di collaborazione attiva che l'attuale normativa pone a carico del professionista chiamato al contrasto del riciclaggio ed del finanziamento al terrorismo.

1.1 Obblighi di registrazione
Il D.Lgs. 25 settembre 2009, n. 151 (più avanti anche definito “Correttivo 2009”) ha apportato alcune modifiche alla materia che ci occupa in particolare all'art. 36 ed all'art. 38 del D.Lsg 231 cit..
Gli obblighi “strettamente” di registrazione di cui all'art. 36, comma 2 cit., sono assolti riportando nel relativo archivio o repertorio o registro i seguenti dati relativi alle prestazioni professionali:
1. la data di instaurazione del rapporto o della prestazione professionale
2. i dati identificativi del cliente, e del titolare effettivo, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto (per dati identificativi si intende a norma dell'art.1, comma 2, lett g): ”il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale o, per le persone giuridiche, la partita IVA”):
3. i dati relativi all'operazione - di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che si tratti di un'operazione unica o di piu' operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un'operazione frazionata - : la data, la causale, l’importo, la tipologia dell’operazione, i mezzi di pagamento e i dati identificativi del soggetto che effettua l’operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera.
La novità più rilevante del “Correttivo 2009” relativamente all'art. 36 riguarda il dovere di registrazione dei dati anche relativamente al titolare effettivo. Tenuto conto che la sua individuazione può essere fatta dal professionista, alternativamente o cumulativamente:
  • con una dichiarazione responsabile del cliente ex art. 21 D. Lgs. cit.,
  • autonomamente, mediante la consultazione di pubblici registri,
  • con altra modalità idonea;
oggetto di conservazione saranno i documenti utilizzati, quali, a titolo esemplificativo, le dichiarazioni sottoscritte dai clienti, le visure derivanti dai Pubblici Registri, gli elenchi, gli atti o i documenti “conoscibili da chiunque e contenenti informazioni sui titolari effettivi” consultati, le legal opinion utilizzate soprattutto in ambito di common law, attestanti gli assetti proprietari delle società straniere o i poteri di rappresentanza dei soggetti intervenienti all'atto.
E' espressamente previsto per il professionista, qualora egli opti ai sensi del successivo art. 38 per l'istituzione del registro della clientela, che i dati relativi al titolare effettivo e quelli relativi all'operazione nota6 previsti dalla lett. b) comma 2 dell'art. cit., non siano oggetto di uno specifico obbligo di annotazione nel predetto registro, poiché l'art. 38 cit. , anche nella versione vigente, testualmente prevede: “....i soggetti indicati al comma 1 possono istituire il registro della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservano i dati identificativi del cliente. La documentazione nonché gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente” , pertanto i predetti dati verranno conservati nel fascicolo di studio. La medesima modalità di registrazione risulta applicabile qualora l'attività del notaio ricada nella previsione di cui all'art. 38 comma 6; in particolare con riferimento al titolare effettivo, questi difficilmente presenzierà all'atto notarile, né vi interverrà come parte e quindi la sua esistenza potrebbe non risultare né dall'atto nè dal repertorio, per cui la documentazione ad esso relativa verrà conservata tramite il fascicolo di studio.
Relativamente ai termini per l'effettuazione delle registrazioni è stato previsto - sempre con il correttivo del 2009 - attraverso l'introduzione del comma 1 bis all'art. 38 e la modifica dell'art. 36, comma 3 , che esse vanno effettuate tempestivamente e comunque entro il trentesimo giorno:
  • dall'accettazione dell'incarico professionale;
  • dall'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni;
  • dal termine della prestazione professionale.
Nella disciplina originaria del D.Lgs. 231 tale obbligo sorgeva solo al trentesimo giorno dalla fine della prestazione professionale nota7.
La modifica scaturisce dai problemi interpretativi connessi agli incarichi per i quali non sia possibile identificare un termine predefinito o essi siano dilazionati nel tempo e consente di eseguire la registrazione in base al tipo di incarico ricevuto (durata non definibile a priori o continuità nell'esecuzione dello stesso), peraltro nel caso in cui tutte le informazioni siano in possesso del professionista già al momento dell'accettazione dell'incarico risulta opportuno che sia questo il dies a quo dal quale computare il termine per l'esecuzione della registrazione anche quando l'incarico abbia una durata predefinita.
Va segnalato che l'art. 38 cit. non prevede una data in particolare da registrare autonomamente nel registro della clientela, ma una lettura sistematica delle norme porta ad affermare che una data risulta da registrare al fine di documentare il rispetto del disposto del comma 3 dell'art. 36 cit., essa, a questo punto, potrà essere alternativamente quella dell'accettazione dell'incarico professionale, quella dell'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni (in caso di variazioni) o quella del termine della prestazione professionale.

1.2 Obblighi di conservazione
Nel decreto legislativo 231 cit. è possibile individuare due gruppi di norme che richiedono una attività valutativa da parte del professionista nell'assolvimento degli obblighi individuati nel Titolo II: l'uno, contenuto nel capo I relativo all'adeguata verifica della clientela e l'altro, contenuto nel capo III relativo alla segnalazione, rispetto a tali obblighi l'attività di registrazione ma soprattutto quella di conservazione è teleologicamente orientata alla documentazione di tale attività valutativa.
Gli elementi da considerare nella valutazione sono sia di tipo soggettivo che oggettivo in entrambi i momenti, anche se è verosimile che quando si assume l'incarico, e quindi si effettua l'adeguata verifica, l'attenzione è maggiormente posta sul soggetto che richiede la prestazione, poiché quest'ultima è solo prevista ed eventuale, mentre nella valutazione se procedere o meno ad una segnalazione di una operazione sospetta ha un maggior peso l'operazione concretamente effettuata e sue modalità attuative.
Anche se il legislatore ha in qualche modo differenziato i criteri di rischio - contenuti nell'art. 20 -, che devono informare l'adeguata verifica, dagli indici di anomalia - emanati ai sensi dell'art. 41 - che possono fa scattare il sospetto e quindi la segnalazione, è indubbio che vi sia una certa commistione tra gli uni e gli altri, pertanto non è sempre possibile tracciare una netta distinzione tra gli elementi da tenere presenti nell'adeguata verifica rispetto agli indici di anomali da valutare a seguito del compimento dell'operazione.
Ciò che prudentemente il notaio deve comunque fare è di tenere traccia nel fascicolo di studio di queste attività, a riprova che le stesse sono state correttamente svolte, proprio adempiendo agli obblighi di registrazione previsti dal capo II.
Venendo in particolare all'obbligo di conservazione, in forza del I comma lettera a) dell'art 36 esso riguarda tutti i soggetti interessati dal D. Lgs., inclusi, dunque, i professionisti, ed ha ad oggetto:
a) la copia o i riferimenti dei documenti richiesti per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della clientela e del titolare effettivo nota8, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
b) le scritture e le registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari riguardanti le operazioni, i rapporti continuativi e le prestazioni professionali per un periodo di dieci anni dall’esecuzione dell’operazione o dalla cessazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale.
La stessa ripartizione contenuta nelle lettere a) e b) del comma 1 sembra funzionale a documentare in primo luogo il momento valutativo dell'adeguata verifica, ed in secondo luogo la valutazione dell'operazione al fine eventuale di effettuare una segnalazione.
La prima attività che il professionista è chiamato a svolgere a fini antiriciclaggio e di contrasto al terrorismo nei confronti del cliente è quella di adeguata verifica disciplinata dall'art. 18, essa si fonda sull'identificazione del soggetto che si ha di fronte, ma poi si estende all'identificazione dell'eventuale titolare effettivo, all'ottenimento di informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale ed infine si completa svolgendo un controllo costante nel corso della prestazione professionale.
Nell'eseguire l'adeguata verifica della clientela il professionista commisurerà il suo intervento al rischio associato al tipo di cliente, di prestazione professionale, di operazione, di prodotto o di transazione di cui trattasi. A tale proposito l'art. 20 cit. detta dei criteri generali per la valutazione del rischio, e sottolinea come il professionista o l'intermediario deve essere in grado di dimostrare che la portata delle misure adottate e' adeguata all'entita' del rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.
I criteri dettati dall'art. 20 si riferiscono o al cliente o all'operazione;
a) con riferimento al cliente va tenuto presente:
1) natura giuridica;
2) prevalente attivita' svolta;
3) comportamento tenuto al momento del compimento dell'operazione o dell'instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
4) area geografica di residenza o sede del cliente o della controparte;
b) con riferimento all'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale va analizzata:
1) tipologia dell'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale posti in essere;
2) modalita' di svolgimento dell'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale;
3) ammontare;
4) frequenza delle operazioni e durata del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
5) ragionevolezza dell'operazione, del rapporto continuativo o della prestazione professionale in rapporto all'attivita' svolta dal cliente;
6) area geografica di destinazione del prodotto, oggetto dell'operazione o del rapporto continuativo.
Pertanto sia l'attività di adeguata verifica sia la valutazione del rischio che il professionista deve fare potranno comportare la richiesta di documenti ed informazioni al cliente che poi verranno conservati nel fascicolo di studio come previsto dall'art. 36 ,comma 1, lett. a) cit..
Analizzando sia gli obblighi di adeguata verifica che gli elementi da tener presenti per la valutazione del rischio ne deriva che la normale attività notarile non ne viene di molto modificata:
il notaio per obbligo di legge identifica le parti - direttamente e non tramite suoi incaricati- e ne individua la nazionalità e la residenza;
in caso di società o enti assimilati verifica i poteri di rappresentanza;
indaga la volontà delle parti - ottenendo così le informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto - e la conforma a quanto previsto dall'ordinamento giuridico, sia consentito precisare che se la natura del rapporto normalmente coinciderà con la causa tipica del contratto richiesto al notaio, lo scopo si avvicina a quelli che civilisticamente parlando sono i motivi del contratto, normalmente non rilevanti, ma che il notaio ai sensi di tale normativa è tenuto ad indagare nei limiti in cui gli stessi non siano di fatto evidenziati dal negozio stesso nota9.
Un caso non infrequente è l'intervento del notaio nel regolamentare rapporti familiari che talvolta comportano intestazioni fiduciarie o simulate - ovviamente quando queste siano lecite- e che nel “linguaggio” della normativa antiriciclaggio danno vita alla figura del titolare effettivo, che in questi casi sarà noto al notaio.
In caso di intervento in atto delle società è assolutamente usuale che il notaio ne acquisisca la visura camerale completa, dalla quale potrà rilevare non solo i poteri di rappresentanza, ma gli assetti proprietari al fine di individuare l'eventuale titolare effettivo, la sua natura giuridica, l'attività prevalentemente svolta.
Altresì la normale analisi che il notaio fa dell'oggetto del contratto sia immediato che mediato, attraverso l'analisi del titolo di provenienza e delle visure ipotecarie e catastali, coincide con quanto richiesto per l'analisi del rischio connesso all'operazione in quanto egli è a conoscenza di quale sia il tipo di atto da porre in essere, le modalità con le quali essa svolge, il suo ammontare ed l'area geografica di destinazione dell'oggetto dell'operazione.
Maggiore accortezza il notaio dovrà avere nei rapporti continuativi con la clientela per verificare la frequenza di una determinata tipologia di operazioni e la ragionevolezza delle stesse tenuto conto dell'attività svolta dal cliente stesso.
Assolutamente connaturata all'attività notarile è poi la custodia dei documenti originali concernenti le operazioni, prevista sempre dall'art. 36, comma 1, lett. b, tanto che sul punto non si ritiene di fare ulteriori considerazioni.
Va invece rimarcato come i professionisti che hanno optato per l'istituzione del registro della clientela, nel fascicolo di ciascun cliente conserveranno sia le copie ed i documenti originali sopra indicati che gli altri dati concernerti l'operazione ed elencati nell'art. 36, comma 2, lett. b; nell'attività notarile, se questi ultimi risultano dall'originale o dalla copia con analoga efficacia probatoria dell'operazione o della prestazione professionale, deve ritenersi che non vi siano ulteriori obblighi di conservazione e di registrazione.
Tra i dati oggetto di registrazione obbligatoria scompare “l’attività lavorativa svolta dal cliente o dalla persona per conto della quale agisce” prevista dalla normativa del 2006; parimenti non è più prevista dalla legge notarile vigente l'indicazione della “condizione” della parte che normalmente si faceva coincidere con l'attività lavorativa da essa svolta; sebbene questa informazione non sia più oggetto di registrazione, né di indicazione nell'atto notarile, potrà comunque costituire un elemento importante per definire il profilo economico del cliente ai fini di un’adeguata verifica dell’operazione, da acquisire e conservare liberamente, quindi anche mediante la conservazione della copia del documento di identità riportante la professione .
Ulteriore novità portata dal correttivo 151 del 2009 è la previsione espressa del comma 6-bis dell'art. 36 in commento, per la quale tutte le disposizione del capo II, e quindi tutte le norme sulla registrazione e conservazione dei dati, non trovano applicazione nelle ipotesi di obblighi semplificati di adeguata verifica della clientela di cui all'articolo 25 del D. Lsg. 231 cit; ciò significa che relativamente ai soggetti individuati dall'art. 25 cit. non sussiste alcun obbligo di registrazione dei dati ma sono un obbligo di conservare le informazioni raccolte ed i documenti che attestano la qualifica del cliente come soggetto sottoposto a verifica semplificata, il che verosimilmente avverrà tramite la conservazione del fascicolo di studio nota10.
E' da sottolineare come la custodia del fascicolo di studio non era fin ora un obbligo per il professionista e tanto meno per il notaio, ma lo diventa a seguito di tale normativa, almeno relativamente alle informazioni previste dalle norme in commento e che non trovino spazio direttamente nel rogito notarile o nel repertorio.
La custodia dell'originale è invece totalmente regolamentata dalla legge notarile e non soffre nessun tipo di modifica a seguito dell'entrata in vigore del D.Lgs 231 come meglio precisato in prosieguo.
Va infine rammentato che a norma del comma 6 dell'art. 36 cit. i dati e le informazioni registrate nell'archivio informatico o nel registro della clientela tenuto ai fini antiriciclaggio sono utilizzabili ai fini fiscali secondo le disposizioni vigenti; ne deriva che notizie acquisite nell'ambito di approfondimenti investigativi conseguenti ad una segnalazione di una operazione sospetta o durante i controlli diretti a verificare l'osservanza degli obblighi previsti dal D.lgs 231/2007 effettuati dai militari appartenenti al Nucleo speciale di polizia valutaria della Guardia di finanza possono essere utilizzate ai fini dell'accertamento dei redditi a norma del D.p.r. 600/1973.

1.3 Le modalità di registrazione
Dopo aver precisato quali sono i dati e le informazioni da registrare, il decreto legislativo elenca le seguenti modalità di conservazione dei dati ed informazioni:
1. l’archivio unico informatico;
2. l’archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici;
3. il registro della clientela;
4. la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio e la tenuta dei repertori notarili, a norma della legge 16 febbraio 1913, n. 89, del regolamento 10 settembre 1914, n. 1326, e successive modificazioni e integrazioni;
5. la conservazione mediante sistemi informatici di cui sono dotati, alcuni soggetti passivi della normativi, per lo svolgimento della propria attività.
Le modalità di registrazione risultano poi differenziate a seconda dei soggetti che devono attuarle, in particolare sono tenuti obbligatoriamente alla tenuta dell’archivio unico informatico, previsto dall’art. 37 del decreto legislativo:
1. gli intermediari finanziari indicati nell’articolo 11, comma 1 e comma 2, lettera a)
2. le società di revisione indicate nell’articolo 13, comma 1, lettera a)
3. gli altri soggetti indicati nell’articolo 14, comma 1, lettera e);
possono, invece, avvalersi della conservazione di cui al numero 5) del precedente elenco “i soggetti di cui all’articolo 14, comma 1, dalla lettera a) alla lettera d) e lettera f)” secondo quanto indicato all'art.39 del D. Lgs.
Per i professionisti ed i soggetti iscritti nel registro dei revisori contabili, invece l’art. 38 del decreto legislativo prevede, in via alternativa:
  • la tenuta di un archivio formato e gestito a mezzo strumenti informatici
  • il registro della clientela;
  • la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio e la tenuta dei repertori notarili, a norma della legge 16 febbraio 1913, n. 89, del regolamento 10 settembre 1914, n. 1326, e successive modificazioni e integrazioni.
Rinviando ad un precedente scritto nota11 per un breve commento su cosa sia l'archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici e su quali siano le caratteristiche principali del registro delle clientela nota12 , in questa sede va ricordata la possibilità prevista dal comma 6-bis. dell'art. 36 per gli ordini professionali individuati ai sensi dell'articolo 43 quali organismi di autoregolamentazione delle professioni – quale è il Consiglio Nazionale del Notariato - di istituire con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze di concerto con il Ministro della giustizia, sistemi di conservazione informatica di atti pubblici ed autenticati, loro copie autentiche ed informazioni a qualunque titolo da essi derivanti o ad essi relative affinche' possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi. Tale norma va ora coordinata con la modifica alla legge notarile portata dal D. Lgs 110/2010 che prevede la conservazione degli originali informatici degli atti notarili, dei repertori informatici e delle copie informatiche dei documenti originali redatti su supporto cartaceo presso una struttura gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato al fine di uniformare le regole di conservazione di tale documentazione sia ai fini antiriciclaggio che ai fini specifici fissati dalla legge notarile.

2. Gli obblighi di conservazione e registrazione nell'attività notarile
Per i notai è stata riconosciuta la perfetta equivalenza tra gli obblighi di registrazione e conservazione fin qui descritti e l’attività di repertoriazione e di custodia degli atti e documenti istituzionalmente svolta.
La norma di riferimento è contenuta nel 6° comma dell’art. 38 che riconosce quale idonea modalità di registrazione dei dati e delle informazioni:
  • la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio;
  • la tenuta dei repertori notarili, a norma della legge 16 febbraio 1913, n. 89, del regolamento 10 settembre 1914, n. 1326, e successive modificazioni e integrazioni;
  • la descrizione dei mezzi di pagamento ai sensi dell’articolo 35, comma 22, decreto legge 4 luglio 2006, n. 223, convertito dalla Legge 4 agosto 2006, n. 248.
Relativamente alla tenuta del repertorio notarile è da sottolineare come il suo obbligo di “aggiornamento”, previsto dall'art. 62, primo comma legge not., sia ben più stringente di quello previsto dalla legislazione antiriciclaggio, in quanto ogni atto notarile deve essere in esso annotato entro il giorno successivo al suo ricevimento e non entro il trentesimo giorno previsto dall'art. 38 cit.
In questa sede è bene sottolineare che fino a quando non saranno emanati i decreti attuativi del D.Lsg 110/2010 concernenti l'atto informatico, il repertorio è un registro esclusivamente cartaceo assimilabile da questo punto di vista al registro della clientela di cui all'art. 38 cit., sia pure dotato di un notevole grado di sicurezza in quanto controfirmato in ogni pagina dal notaio e dal Capo dell'Archivio; da questo punto di vista non ha alcuna rilevanza il fatto che esso venga gestito tramite mezzi informatici che sono solo di ausilio alla sua predisposizione: il “documento” con valore legale, da esibire in caso di eventuali controlli antiriciclaggio è dunque solo il repertorio cartaceo, il c.d. Vidimato, ed ogni richiesta di acquisizione dei dati repertoriali per via informatica è destituita di ogni fondatezza.
In quanto registro cartaceo, inoltre, gli si applica il disposto dell'art. 38, comma 4 sulla messa a disposizione dei dati entro 3 giorni dalla richiesta e non immediatamente.
Abbiamo già accennato come l'indagine della volontà del cliente che il notaio per obbligo istituzionale è tenuto a compiere di fatto gli consente di acquisire dati ed informazioni sullo scopo dell'operazione, sulla presenza di eventuali titolari effettivi, e risulta essere un mezzo per compiere la valutazione del rischio connesso al cliente o all'operazione; relativamente all'identificazione del cliente, la certezza dell'identità personale che il notaio deve raggiungere è ben di più di quanto richiesto dalla normativa in commento, la quale consente l'identificazione con un documento di identità e tramite un terzo incaricato; allo stesso modo l'accertamento dei poteri di rappresentanza è per il notaio uno specifico obbligo da sempre in virtù dell'art. 54 del Regolamento Notarile.
Da questo quadro di insieme si ricava che:
  • il repertorio sostituisce certamente il registro della clientela e fornisce una serie di dati molto più ampia nota13 rispetto al predetto registro limitato ai soli dati identificati del cliente, non è necessario indicare nel repertorio gli estremi del documento di identità poiché non previsto dalla legge notarile e poiché comunque l'identificazione notarile è cosa diversa e più pregnante di quella richiesta a fini antiriciclaggio e risulta dall'atto, la copia del documento di identità, con gli estremi dello stesso, potrà essere conservata nel fascicolo di studio;
  • sicuramente l'obbligo di custodia degli originali degli atti notarili assorbe l'obbligo di conservazione dei documenti originali e delle copie autentiche delle operazioni previsto dall'art. 36, comma 1 lett.b;
  • i dati e le informazioni indicati nell’art. 36, comma 2 del decreto legislativo per i quali sussiste un obbligo di registrazione in senso stretto potranno essere contenuti sia all’interno dei documenti, attestazioni ed atti custoditi dal notaio e sia nei repertori notarli ( ad esempio i mezzi di pagamento che nelle compravendite immobiliari sono direttamente indicati in atto);
  • considerato il tenore della disposizione di cui all'art. 38 cit., tutti i documenti relativi all'adeguata verifica, all'identificazione del titolare effettivo ed alla valutazione del rischio che non sono contenuti nel repertorio degli atti notarili o negli atti pubblici (o scritture private autenticate), potranno comunque essere acquisiti e custoditi nei fascicoli di studio rientrando tale modalità nella generica previsione “custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti”.
I limiti temporali e funzionali relativi alla custodia e conservazione dei repertori e degli originali per i notai sono autonomamente disciplinati dalla legge professionale; diversamente la custodia delle altre informazioni e documenti nel fascicolo di studio potrà essere limitata al periodo decennale indicato nel D. Lgs. in commento.
Come già evidenziato trattando in via generale degli obblighi di conservazione per tutti i professionisti, la custodia del fascicolo di studio diventa un vero e proprio obbligo per un periodo minimo di 10 anni in deroga a quanto previsto ad es. dalla normativa in tema di protezione dei dati personali, almeno relativamente alle informazioni previste dal D.Lgs. 231 cit.
In particolare per i notai, una differenziazione di cui tener conto è relativa al soggetto tenuto alla custodia di determinati documenti: in caso di trasferimento ad altro distretto o di collocamento a riposo del notaio, il soggetto deputato per legge alla custodia dei repertori e della raccolta degli originali sarà l'Archivio notarile di competenza, mentre le altre informazioni contenute nel fascicolo di studio dovranno essere custodite nei termini di legge dal singolo notaio a sua cura.
Gli altri mezzi di registrazione (registro della clientela o altro sistema informatico) potranno essere utilizzati dal notaio sia in alternativa a quanto previsto nel suddetto 6° comma dell’art. 38, sia in via residuale per le prestazioni professionali che non rientrano nella sua attività di pubblico ufficiale quale, ad esempio la consulenza e l’assistenza in operazioni che non si concludono con il ricevimento di un atto notarile nota14.
Va notato che il comma 7 dell'art.38 del decreto legislativo prevede che il Ministero della Giustizia, sentiti gli ordini professionali, può emanare disposizioni applicative sulla registrazione dei dati ed informazioni.
Fin ora tali istituzioni non sono state emanate e forse è ragionevole aspettarsi che i decreti attuativi del D.Lgs 110 , in particolare ex 66 bis, comma 3, potrebbero tener conto anche di tale finalità.
L'acquisizione dei dati ed informazioni da parte del professionista deve avvenire in conformità alla legge sulla privacy, informando il cliente che gli stessi saranno utilizzati ai fini della normativa antiriciclaggio ed antiterrorismo e non ad altri fini, in ottemperanza, quindi, al disposto dell’art. 13 del codice della privacy (D. Lgs 193/2003) in tema di informativa nota15.

2.1 Le modalità di registrazione dei pagamenti
Tra i dati e le informazioni oggetto di registrazione secondo il dettato dell'art. 36 più volte citato sono elencati anche i mezzi di pagamento nota16.
Tale disposizione va, come ovvio, interpretata nota17 visto che l'articolo in commento riguarda tutti i soggetti interessati dalla normativa antiriciclaggio ed antiterrorismo e per alcuni di essi i mezzi di pagamento sono l'oggetto esclusivo delle operazioni compiute dal cliente nota18 – si pensi ad esempio agli intermediari finanziari -. Diversamente il concetto stesso di operazione per i professionisti più volte richiamato può prescindere totalmente dallo scambio di un mezzo di pagamento: si pensi alle permute, ai contratti di do ut facias, a talune operazioni societarie modificative dei patti sociali, ipotesi tutte in cui non è ravvisabile l'utilizzo di denaro contante, di assegni bancari e postali, di assegni circolari eccetera.
Da ciò discende che avvocati e notai non sono tenuti all'obbligo di registrare i mezzi di pagamento qualora la loro prestazione professionale non abbia riguardato esplicitamente la predisposizione degli stessi o non abbiano agito quali mandatari in nome o per conto dei propri clienti nell'esecuzione di pagamenti o comunque in operazioni aventi ad oggetto mezzi di pagamento.
Per le transazioni riguardanti gli immobili e che comportano lo scambio di mezzi di pagamento le attestazioni previste nell’articolo 35, comma 22, decreto legge 4 luglio 2006, n. 223, convertito dalla Legge 4 agosto 2006, n. 248 rese al notaio nelle forme previste costituiscono comunque idonea modalità di conservazione degli stessi.
In particolare per i notai nello svolgimento della loro attività istituzionali di pubblici ufficiali roganti o autenticanti relativamente ad atti non immobiliari, in mancanza di una norma espressa che obblighi la parte ad indicare il mezzo di pagamento analoga a quella testè richiamata non è ipotizzabile un obbligo generalizzato di registrare i mezzi di pagamento e che prescinda dalle due condizioni sopraindicate (esplicito incarico professionale avente ad oggetto il pagamento in nome e per conto del cliente nota19; richiesta di consulenza relativamente alla predisposizione dei messi necessari per effettuare un pagamento o comunque una trasmissione di somme);
Se il pagamento avviene alla presenza del notaio prudenzialmente è opportuno conservare copia del mezzi utilizzati nel fascicolo di studio, così come la stessa natura di titolo esecutivo dell'atto notarile- in entrambe le forme dell'atto pubblico e della scrittura privata autenticata – comporta che il notaio non possa disinteressarsi della regolamentazione delle modalità del pagamento stesso.
In generale, nei due momenti valutativi in cui si sostanzia l'obbligo di collaborazione attiva ovvero sia in sede di adeguata verifica che in sede di valutazione dell'operazione sospetta, sarà compito del professionista valutare eventuali reticenze del cliente in ordine al mezzo di pagamento che intende utilizzare o in generale a come si intenda regolare lo stesso, attraverso l'effettuazione della normale indagine sulla volontà riguardo a questo specifico aspetto il notaio sarà in grado di constatare l'eventuale presenza di indici di anomalia e di valutarli ai fini dell'eventuale segnalazione dell'operazione sospetta nota20.

2.2 Gli indici di anomalia riferiti alle modalità di pagamento

Come precisato il notaio normalmente non ha un ruolo nell'organizzazione dei mezzi finanziari relativi all'operazione e solo occasionalmente riceve l'incarico professionale avente ad oggetto il pagamento in nome e per conto del cliente, egli è però a conoscenza, soprattutto nei trasferimenti immobiliari, dei mezzi di pagamento utilizzati dalle parti i quali possono evidenziare profili di anomalia rispetto ai quali è necessario prestare la dovuta attenzione.
Con il Decreto del Ministero della Giustizia del 16 aprile 2010 è stata effettuata la determinazione degli indicatori di anomalia al fine di agevolare l'individuazione di operazioni sospette di riciclaggio da parte di talune categorie di professionisti e dei revisori contabili.
Il Decreto individua diverse macro aree di indicatori, partitamente elencati nell'allegato , ed una è dedicata alle modalità di pagamento.
Pur nella genericità di tali indicatori, ancora fortemente influenzati dalla disciplina dettata per gli operatori finanziari e carenti di ipotesi specifiche riferibili ai professionisti - probabilmente per la mancanza di precedenti – è opportuno sottolineare che essi si riferiscono ad ipotesi in cui non si ravvisano violazioni alla normativa sull'uso del contante e dei titoli al portatore, né su quella relativa alla trasferibilità degli assegni, ma riguardano casi in cui il mezzo di pagamento, di per se lecito, è però utilizzato in un contesto inusuale o forzato che può far sorgere il sospetto nel professionista al fine di effettuare una segnalazione.
Di seguito l'elencazione degli indicatori previsti in materia dal citato decreto che possono essere una utile linea guida nell'individuare le domande la rivolgere al cliente in questo campo al fine di svolgere correttamente sia l'adeguata verifica che la valutazione dell'operazione:
C. Indicatori di anomalia relativi alle modalità di pagamento dell’operazione:
Indicatori legati al mezzo di pagamento in se:
11. Proposta di regolare i pagamenti mediante strumenti del tutto incoerenti rispetto alla prassi corrente dell’operazione richiesta, in assenza di ragionevoli motivi legati al tipo di attività esercitata, all’eventuale gruppo societario cui il cliente appartiene o a particolari condizioni adeguatamente documentate.
11.1. Ricorso per importi rilevanti al contante, a libretti di deposito al portatore ovvero ad altri titoli al portatore, nonché a valuta estera e all’oro.
11.2.Utilizzo frequente e ingiustificato di moneta elettronica non nominativa, specie se per importi complessivamente rilevanti.
Indicatori legati alla modalità del pagamento:
12. Proposta di regolare i pagamenti secondo modalità tali da suscitare il dubbio che si intenda ricorrere a tecniche di frazionamento del valore economico dell’operazione, in assenza di ragionevoli motivi legati all’attività esercitata o a particolari condizioni adeguatamente documentate.
Indicatori legati al cambiamento della modalità di pagamento inizialmente proposta:
13. Richiesta, in assenza di ragionevoli motivi, di modificare le modalità di pagamento già convenute, soprattutto se sono proposti strumenti di pagamento non appropriati alla prassi comune dell’operazione disposta.
Indicatori legati al soggetto che effettua il pagamento:
14. Pagamento delle operazioni o delle prestazioni mediante mezzi di pagamento provenienti, a diverso titolo, da soggetti terzi estranei al rapporto negoziale e non riconducibili al gruppo di appartenenza del cliente, o comunque non collegati con il cliente, in assenza di ragionevoli motivi.
Con riferimento a quest'ultimo indicatore è particolarmente opportuno, nel caso in cui il terzo estraneo sia legato da rapporto di parentela con la parte del contratto e quindi si sia fuori dall'ipotesi prevista dall'indicatore, evidenziare la provenienza del denaro anche a giustificazione della possibile incoerenza dell'acquisto in relazione al profilo economico del cliente, tale circostanza – qualora integri una donazione indiretta - è esente da imposta come espressamente previsto dall'art. 1 comma 4-bis dlgs 346/1990 (introdotto dall'art. 69 comma 1 della legge 342/2000 nota21).

3. Conclusioni operative: un esempio di incarico professionale ed uno schema di predisposizione del fascicolo
L'obbligo di adeguata verifica ha sostituito il vecchio obbligo di identificazione e di fatto il momento valutativo sul rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo deve iniziar sin dal momento del conferimento dell'incarico professionale.
Da questo punto di vista può essere utile predisporre uno schema per raccogliere i dati essenziali del cliente e della prestazione che richiede, raccogliendo quelle informazioni essenziali sullo scopo dell'operazione che completano la adeguata verifica e le prime indicazioni per consentire la valutazione del rischio connesso .
Man mano che l'operazione prende corpo verranno raccolte le restanti informazioni oggetto di registrazione e conservazioni che andranno a completare il fascicolo di studio e consentiranno al notaio la completa valutazione dell'operazione: anche in questo caso predisporre uno schema di cosa deve essere conservato può essere utile all'attività quotidiana.
Di seguito due esempi, l'uno di incarico professionale, l'altro di check list per il fascicolo di studio da personalizzare ed adattare alle concrete circostanze.

3.1 L'incarico professionale
Il sottoscritto___________________________________________________________
conferisce
l’incarico relativo alla stipula dell’atto di________________________(indicare tipologia dell'atto:es. compravendita)
avente ad oggetto_____________________(oggetto del contratto e sommariamente lo scopo:es. abitazione da adibire a propria residenza)
Valore dell'operazione_______________
Mezzi di pagamento_________________ (es. con finanziamento bancario)
dichiara ai sensi dell’art. 21 del d.lgs. 231/2007
di svolgere la seguente attività lavorativa_______________________________________________
0 di operare nel proprio esclusivo interesse
0 per conto/in nome di________________________________________________
Si allega:
0 copia del documento di identità dell’interessato
0 informazioni aggiuntive sul soggetto per il cui conto si opera (procura, visura camerale).

Luogo, li Firma________________________________

All'incarico professionale sarà connessa l'informativa privacy, un esempio della quale è stato da tempo predisposto ed è disponibile sulle pagine della RUN.

3.2 La check list del fascicolo
Il fascicolo di studio dovrebbe contenere:
- fotocopia del documento di riconoscimento valido alla data dell'identificazione e del codice fiscale delle parti;
- per le società o altri enti: visura camerale aggiornata o, in caso di società di diritto estero, documento equivalente (come attestati rilasciati dagli organismi territoriali competenti corrispondenti al nostro Registro delle Imprese e/o Tribunale, oppure certificati sostituivi notarili oppure eventuali legal opinion);
- documentazione aggiuntiva (ad es. deliberazione assembleare/consiliare, procura, attestazione del rapporto di lavoro che lega il soggetto alla società partecipante all'atto, ecc.) comprovante i poteri di rappresentanza del soggetto che conferisce l'incarico professionale (se non già evidente nella visura camerale/certificato del Tribunale acquisito);
- documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, rafforzati;
- eventuali attestazioni ex art. 30 del D. Lgs. 231/2007 di esecuzione degli obblighi di adeguata verifica della clientela da parte di terzi;
- copia del mandato professionale contenete la dichiarazione da parte del cliente su chi sia il soggetto interessato dall'operazione, sullo scopo e sull'oggetto dell'attività o dell'operazione (in caso di conferimento verbale dell'incarico, è consigliabile per le prestazioni che non si sostanziano in un atto notarile, l'accettazione scritta da parte del notaio per individuare la data d'inizio e l'oggetto della prestazione professionale);
- eventuale dichiarazione da parte del cliente contenete i dati identificativi del titolare effettivo dell'operazione;
- eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo;
- copia dei mezzi di pagamento utilizzati per compiere l'operazione se non indicati in atto; se necessario, dichiarazione da parte del cliente sui mezzi economici e finanziari per attuare l'operazione o instaurare l'attività e, nel caso di una non adeguata copertura finanziaria, la provenienza dei capitali necessari;
- documenti preparatori della prestazione professionale (visure catastali ed ipotecarie, atti di provenienza, copie dei contratti preliminari);
- eventuali appunti sulla ragionevolezza dell'operazione rispetto all'attività svolta dal cliente e su comportamenti anomali del cliente;
- ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio.

nota1

Gli obblighi a carico di tutti i soggetti individuati dal D.Lgs. 231 cit sono così riassunti dall'art. 3 cit:
1) adeguata verifica della clientela,
2) segnalazione delle operazioni sospette,
3) conservazione dei documenti,
4)controllo interno,
5) valutazione e di gestione del rischio,
6) garanzia dell'osservanza delle disposizioni pertinenti e comunicazione per prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Nell'adempimento di tali obblighi i soggetti preposti dovranno aver riguardo “alle informazioni possedute o acquisite nell'ambito della propria attività istituzionale o professionale” senza pertanto compiere atti investigativi autonomi ed in base ad un approccio basato sul rischio.
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nota2

Per i professionisti ai sensi dell'art. 41, comma 2, lett. b D.Lgs. 231 citè stato emanato il Decreto del Ministero della Giustizia 16 aprile 2010 recante “Determinazione degli indicatori di anomalia al fine di agevolare l'individuazione di operazioni sospette di riciclaggio da parte di talune categorie di professionisti e dei revisori”.
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nota3

V. le Circolari UIF emanate ai sensi dell'art. 6, comma 7, lett. b del D.Lgs. 231 cit. ad es. in tema di Imprese in crisi ed usura del 24 settembre 2009, di conti dedicati del 13 ottobre 2009, di frodi informatiche del 5 febbraio 2010, dell'operatività connessa con il rischio di frode all'IVA intracomunitaria del 15 febbraio 2010 e dell'operatività connessa con l'abuso di finanziamenti pubblici dell'8 luglio 2010.
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nota4

Ai sensi dell'art.1, comma 2, lett. q) del D.Lgs 231/2007 si intende per “prestazione professionale”:
la prestazione professionale o commerciale correlata con le attività svolte dai soggetti indicati agli articoli 12, 13 e 14, della quale si presuma, al momento in cui inizia, che avrà una certa durata; ed ai sensi del medesimo comma lett. s) per “rapporto continuativo”: il rapporto di durata rientrante nell’esercizio dell’attività di istituto dei soggetti indicati all’articolo 11 che dia luogo a più operazioni di versamento, prelievo o trasferimento di mezzi di pagamento e che non si esaurisce in una sola operazione.
Da quanto sopra si deduce che la seconda definizione relativa al rapporto continuativo citata nell'art. 36 è esplicitamente riferibile solo ed unicamente ai soggetti di cui all'art.11 del D.Lgs. cit.
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nota5

Si riporta per comodità il testo dell'art. 18 che definisce il contenuto dell'adeguata verifica:
Art. 18. Contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela
1. Gli obblighi di adeguata verifica della clientela consistono nelle seguenti attività:
a) identificare il cliente e verificarne l'identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente;
b) identificare l'eventuale titolare effettivo e verificarne l'identità;
c) ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
d) svolgere un controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale.
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nota6

Si ricorda che per i professionisti la definizione di operazione è data dall'art.1, comma 2 lett. l) la quale recita: “Per i soggetti di cui all’articolo 12, un’attività determinata o determinabile, finalizzata a un obiettivo di natura finanziaria o patrimoniale modificativo della situazione giuridica esistente, da realizzare tramite una prestazione professionale”.
Se, dunque, l'operazione è l'attività da porre in essere dal punto di vista del cliente, la prestazione professionale è quella medesima attività vista dalla parte del professionista che riceve l'incarico o di eseguirla per conto del cliente, ovvero di assistere il cliente nella sua sua esecuzione.
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nota7

La modifica illustrata nasce dal fatto che l'art. 36, comma 3 vecchio testo, prevedeva che le informazioni fossero registrate tempestivamente e, comunque, “non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero dall'apertura, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o dalla fine della prestazione professionale”.
Con riferimento ai professionisti si riteneva, pertanto, che la registrazione dovesse essere fatta non più entro 30 giorni dall'identificazione del cliente, come espressamente previsto dall'art. 6 del D.M. 3 febbraio 2006 n.141, ma in quelli successivi al termine della prestazione professionale, creando un' asimmetria rispetto agli intermediari finanziari. Tale Interpretazione era stata avallata anche da uno dei primi provvedimenti giurisprudenziali in materia conseguente ad un arresto di un professionista ovvero si fa riferimento alla sentenza del Gip del tribunale di Chieti in data 13 settembre 2008, che aveva prosciolto un commercialista responsabile di aver omesso di registrare i dati identificativi di taluni clienti nel termine di 30 giorni dall'identificazione. Ad avviso del giudice, se la condotta in questione costituiva reato ai sensi del Dlgs 56/2004 e del Dm 141/2006, con l'entrata in vigore del Dlgs 231/2007 non era più così, essendo mutato il dies dal quale far decorrere detto obbligo di registrazione (Cfr. sul punto D. Irollo, L'Archivio unico delle informazioni non aspetta: l'incarico obbliga i professionisti alla registrazione, in Guida Normativa, 1 novembre 2009, N. 10).
Dal raffronto tra queste due disposizioni (artt. 36 e 38) e quanto disposto dall'art. 19 circa il momento in cui viene eseguita la verifica dell'identità del cliente sembra comunque potersi rilevare quanto segue:
1. la data da registrare (ex art. 36, comma 2, lett. a) si riferisce letteralmente al momento in cui si instaura la prestazione professionale e non coincide con quella in cui materialmente viene effettuata la registrazione, mentre l'accettazione dell'incarico che fa sorgere il rapporto professionista/cliente non fa decorrere sempre il termine previsto dalla legge per eseguire le registrazioni, poiché il professionista può utilizzare come termine a quo per effettuare l'annotazione la data della fine della prestazione quando questa abbia una scadenza prefissata;
2. tale data può non coincidere nemmeno con quella in cui viene effettuata la verifica dell'identità del cliente, che ex art. 19 cit. può avvenire prima dell'instaurazione del rapporto continuativo (per gli intermediari finanziari ed i soggetti ad essi assimilati) o al momento in cui è conferito l'incarico professionale o in quello dell'esecuzione dell'operazione (per professionisti).
Va rimarcato che poiché l'incarico professionale non è proseguibile se non è stato possibile svolgere l'adeguata verifica del cliente, tra i cui elementi essenziali vi è l'identificazione dello stesso, di fatto l'accettazione dell'incarico coinciderà con l'identificazione del cliente rispetto alla quale il termine ultimo per la sua effettuazione è il compimento dell'operazione. Tale momento nell'attività notarile è anche quello in cui tutte le informazioni sono complete, sia rispetto al cliente che rispetto all'operazione.
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nota8

Per un commento critico sul fatto che il D.Lgs 151/2009, modificando l'art. 36 comma 1 sembrerebbe aver inciso indirettamente sull'obbligo di adeguata verifica estendendola al titolare effettivo, in contrasto con la previsione dell'art. 18 ove si chiede l'identificazione del cliente e del titolare effettivo, ma non anche l'adeguata verifica di quest'ultimo, obbligo per altro non previsto dalla Direttiva 2005/60/CE del 26 ottobre 2005, cfr. D. Irollo, L'Archivio unico delle informazioni non aspetta: l'incarico obbliga i professionisti alla registrazione, cit.
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nota9

In un contratto di compravendita prima c.d. I casa collegato ad un mutuo in cui vengono richieste le medesime agevolazioni fiscali, è evidente che lo scopo è quello di soddisfare la propria esigenza abitativa ed eventualmente quella della propria famiglia, diversamente qualora il contratto abbia dei profili di astrattezza riferiti al suo scopo (ad es. un'apertura di credito in conto corrente garantita ipotecariamente) può essere utile annotare in fascicolo eventuali operazioni collegate che ne chiariscano l'obiettivo (nell'esempio appena fatto dell'apertura di credito se essa è collegata ad una costruzione di un nuovo complesso immobiliare presumibilmente il notaio avrà stipulato o sarà in procinto di stipulare o l'atto di acquisto del terreno o la convenzione urbanistica con il comune che attestano lo scopo del finanziamento).
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nota10

Si tratta di una prescrizione che recepisce l'orientamento già espresso dal Commissione nelle FAQ, e precisamente nella FAQ A003, che risulta avere un impatto limitato per l'attività notarile che, a prescindere dagli obblighi antiriciclaggio, prevede come obbligatoria l'identificazione delle parti dell'atto, e quindi anche dell'intermediario finanziario, del suo rappresentante e dei poteri in base ai quali egli agisce, restano invece coperti da tale disposizione tutti gli altri obblighi relativi all'adeguata verifica del cliente ed alla sua documentazione tramite registrazione e conservazione dei dati e delle informazioni, ivi compreso quello di individuare il titolare effettivo, nonché i casi residuali in cui l'attività del notaio si svolga quale professionista e non come pubblico ufficiale in cui al pari degli latri professionisti non sarà tenuto nemmeno ad identificare il cliente ma solo a conservare la documentazione attestante la scriminante.
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nota11

Sia consentito fare riferimento a quanto già esposto ne Gli obblighi di registrazione e conservazione. La custodia dei documenti, attestazioni ed atti presso il notaio e la tenuta del repertorio notarile. L'identificazione notarile. Le modalità di pagamento, I quaderni della Fondazione italiana per il notariato, Il sole 24 ore, 2008.
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nota12

Si ricorda che l'omessa istituzione del registro della clientela e' punita ex art. 57, comma 3 con una sanzione amministrativa pecuniaria da 5.000 a 50.000 euro.
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nota13

Oltre ai dati anagrafici delle parti, nel repertorio vengono indicati la data e alla tipologia di atto, la sua indicazione sommaria, il codice statistico ecc.
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nota14

In generale sul problema degli incarichi revocati sia consentito rinviare a quanto già scritto in Gli obblighi di registrazione e conservazione. La custodia dei documenti, attestazioni ed atti presso il notaio e la tenuta del repertorio notarile. L'identificazione notarile. Le modalità di pagamento, cit.
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nota15

In particolare in tema di comunicazioni infra gruppo dei dati personali al fine di segnalazione all'UIF vedi il Provvedimento del garante per la protezione dei dati personali 10 settembre 2009.
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nota16

Per mezzi di pagamento a norma dell'art. 1, comma2, lett. i) si intende: il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari e gli altri assegni a essi assimilabili o equiparabili, i vaglia postali, gli ordini di accreditamento o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento, le polizze assicurative trasferibili, le polizze di pegno e ogni altro strumento a disposizione che permetta di trasferire, movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o disponibilità finanziarie.
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nota17

Sulla medesima problematica già presente nel vigore della normativa precedente cfr. lo studio CNN n. 14-2006/B Antiriciclaggio, sull’indicazione nell’atto notarile dei mezzi di pagamento, di G. Arcella e M. Krogh, in CNN Notizie 14 settembre 2006.
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nota18

La definizione di operazione di cui all'art. 1, comma 2, lett. l) recita testualmente: la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento.
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nota19

Le ipotesi, seppure non eccessivamente ricorrenti, non mancano: si pensi alle somme consegnate a mani del notaio perché questi proceda all'estinzione di un debito pregresso cui sia collegato l'assenso alla cancellazione di una ipoteca o di altra garanzia, o al pagamento solo dopo l'iscrizione della garanzia relativa al finanziamento stipulato per all'acquisto di un bene o dopo la trascrizione del passaggio di proprietà a favore dell'acquirente in assenza di pregiudizievoli, oppure in presenza di incapaci ai casi in cui il notaio sia depositario delle somme al fine di verificare il reimpiego del prezzo di un bene del soggetto non pienamente capace secondo quanto stabilito dal giudice ecc.
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nota20

Per altro l'efficacia di titolo esecutivo, oramai estesa anche alle scritture private, rende improbabile che il notaio - anche volendo prescindere dall'obbligo previsto dall'art. 18 lett. c) sopra richiamato circa l'indagine sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto - possa disinteressarsi del momento in cui il pagamento è avvenuto al fine o di far risultare la quietanza espressa o una eventuale dilazione. Prudenzialmente laddove il pagamento avvenga in presenza del notaio e la circostanza rilevi dall'atto è opportuno che il p.u., non obbligato in questo caso ad eseguire la descrizione precisa del singolo mezzo di pagamento a norma della L. 248 cit. poiché in presenza di un atto non immobiliare, conservi copia dei predetti mezzi di pagamento nel proprio fascicolo di studio onde agevolare in un eventuale controllo successivo l'attività di tracciamento dell'operazione.
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nota21

V. sul punto la circolare esplicativa n. 207/E del 16.11.2000 del Ministero delle Finanze che nel commentare tale norma ha avuto modo di precisare che "di conseguenza per tutti gli acquisti immobiliari finanziati da terzi, sarà possibile dichiarare in atto che il pagamento é avvenuto a cura del soggetto donante, così da consentire alle famiglie di rendere trasparenti i loro rapporti economici (ad esempio la dazione di denaro dal padre al figlio ovvero il pagamento del relativo prezzo da parte del padre per l'acquisto di una casa), è lasciata comunque alla libera scelta delle parti e del notaio la modalità più idonea per rendere trasparente il passaggio di denaro che potrebbe essere documentato anche semplicemente attraverso un pagamento effettuato dal conto corrente del genitore e mediante una annotazione in fascicolo circa la provenienza del denaro.
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