Il repertorio atti tra vivi

Il primo dei repertori notarili prescritto dall'art. 62 l.n., è quello che riguarda gli atti inter vivos ricevuti dal notaio.

Il notaio deve prendere nota giornalmente, seguendo l'ordine di ricezione, di tutti gli atti ricevuti (sia atti pubblici che le scritture private autenticate), senza alcuna eccezione, ricomprendendo in tale obbligo anche gli atti che, ai sensi di legge (es. art. 70 l.n.), possono essere rilasciati alle parti ^nota1 .

Analoga procedura, salve le eccezioni di legge, riguarda il risultato documentale delle facoltà concesse ai notai con l'art. 1 del R.D.L. 14 luglio 1937, n. 1666, come prescrive chiaramente l'art. 2 dello stesso R.D.L..

Tra tali attività rientra anche la facoltà di procedere al rilascio di copia conforme di documento esibito, copia che se eseguita ai sensi del Decreto n. 1666 del 1937 ^nota2, deve essere necessariamente messa a repertorio.

Con l'annotazione al repertorio potrà attribuirsi all'atto il numero progressivo ex art. 62 l.n., che sarà appunto quello di repertorio.

L'operazione di annotamento sul repertorio, richiesta dall'art. 62 l.n., non consente che vengano lasciati in bianco spazi, in modo tale che possa venir alterata la sequenza cronologica di ricevimento.

L'inserimento nel repertorio dei dati dell'atto dovrà avvenire nell'ambito della stessa giornata in cui si è ricevuto o autenticato l'atto, col termine ultimo della mezzanotte del giorno di ricezione ^nota3. Principio confermato dall'art. 2 punto 2 del D.M. 6 novembre 1991, che prescrive che "la stampa (dei repertori tenuti col sistema meccanografico) deve effettuarsi in giornata".

Per quanto riguarda gli elementi ed i dati che devono essere riportati nel repertorio (degli atti tra vivi), nelle apposite colonne di cui si compone il modello ^nota4 , oltre al numero progressivo di repertorio, di raccolta ed il numero del testamento per atto di notaio che si è pubblicato (colonne da 1 a 3), devono essere riportati:

1. la data ed il luogo di ricezione dell'atto ricevuto o autenticato, indicando la natura dello stesso (colonna 4);
2. il cognome ed il nome delle parti (da intendersi sia quelle sostanziali che formali), il loro domicilio o residenza. (colonna 5);
3. l'indicazione sommaria dell'oggetto o del contenuto dell'atto e del corrispettivo convenuto (colonna 6);
4. i dati relativi all'eventuale registrazione o, in caso di atto non soggetto, la dizione esente (colonna 7) ^nota5 ;
5. gli onorari notarili percepiti, nonché gli importi della tassa archivio ed RGT, i primi suddivisi per gli atti conservati, rilasciati ed esenti (colonne dalla 8 alla 12). Da notare come una quota di tali onorari debba essere obbligatoriamente versata, unitamente alla tassa archivio, all'archivio notarile distrettuale (circa la deducibilità tributaria di tali contributi, si veda CTP Vicenza, Sez. III, sent. n. 222/2017; Cass. Civ., Sez. VI-T, sent. n. 321/2018);
6. le eventuali osservazioni e codice statistico (colonna 13). Il repertorio si completa con le somme totali degli onorari percepiti da riportare a piè di pagina, ed all'inizio della pagina successiva.

Mentre la sequenza numerica progressiva procede ininterrottamente dal primo atto ricevuto sino alla cessazione dell'attività del notaio (salvo il caso in cui il notaio cambi Distretto), la somma degli onorari percepiti ha un termine annuale, senza necessità di subtotali mensili.

Come detto nella colonna n° 5 devono essere riportati i dati delle parti sia formali che sostanziali dell'atto, indicando oltre al nome e cognome il loro domicilio o residenza.

Per quanto riguarda l'eventuale obbligo di indicare nel repertorio anche l'indirizzo delle parti, si ritiene che tale obbligo non sussista, concordando con quanto precisato nello Studio CNN 15 maggio 1998, n. 813 bis ^nota6 .

L'art. 78 del reg. not. estende ai repertori ed alle loro copie conformi mensili le disposizioni dell'art. 53 l.n. in quanto applicabili^nota7.

Sempre il D.M. 6 novembre 1991 ha introdotto alcune particolarità in merito alla tenuta dei repertori notarili.

Ad esempio gli indici (Cass. Civ. Sez. III, 1975/65 ), di cui devono obbligatoriamente essere corredati i repertori degli atti tra vivi e di ultima volontà con esclusione di quello relativo ai protesti cambiari, come previsto dal comma sesto dell'art. 62 l.n., possono essere tenuti anche con sistema meccanografico ^nota8 .

Inoltre vengono espressamente estese ai repertori le modalità di rilegatura dei tabulati, quelle stabilite per i volumi degli atti originali dall'art. 17 del D. M. 12 dicembre 1959.

Nel caso in cui il repertorio degli atti tra vivi sia tenuto col sistema meccanografico, è fatto obbligo al notaio, unicamente per tale repertorio, di predisporre un indice (che si somma a quelli cartacei ) su supporto magnetico, contenente i dati delle sole parti presenti negli atti conservati, indice avente le caratteristiche stabilite col successivo D.M. 10 ottobre 1992.

Altro elemento, non previsto nell'art. 62 l.n., è l'indicazione nel repertorio inter vivos, nella colonna delle "osservazioni", del codice statistico secondo la tabella emanata col D.M. 4 luglio 1989.

La norma si collega a quanto previsto dall'art. 78 ultimo comma del reg. notarile ^nota9 .

Alle copie mensili degli annotamenti da trasmettere all'Archivio nel termine previsto dall'art. 65 l.n., deve essere unito un prospetto riassuntivo delle convenzioni relative agli atti ricevuti nel mese, necessari per la rilevazione dei dati ISTAT.

Tali dati possono essere trasmessi trimestralmente, su supporto magnetico.

La numerazione dei repertori notarili è ininterrotta dall'inizio dell'attività del notaio, sino al suo termine^nota10 .

Termine che può consistere o nella definitiva cessazione dall'attività notarile, o più semplicemente, nel trasferimento del notaio ad altro distretto.

Per cambi di sede all'interno dello stesso distretto non si interrompe la numerazione progressiva.

Note

nota1

In tal senso cfr. P. Boero, La legge notarile commentata, Torino, 1993, p. 383.
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nota2

L'altra possibilità è che si utilizzi la procedura della Legge 15 del 1968 , che però prevede un diverso tipo di certificazione, senza obbligo di messa a repertorio.
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nota3

Questo obbligo di legge impedisce per esempio di redigere un verbale societario in maniera non contestuale, col superamento della mezzanotte della data di ricezione. Analoga questione, relativa alla eventuale non contestualità, vale per i verbali ex art. 591 bis cod.proc.civ..
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nota4

Il numero ed il contenuto delle colonne è quello stabilito col D.M. 6 novembre 1991 , che ha modificato quanto previsto dall'art. 62 l.n..
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nota5

Si richiama il contenuto dell'art. 67 apri II comma del T.U. sull'imposta di registro.
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nota6

Cfr. Decreto Ministero di Grazia e Giustizia del 1 novembre 1957.
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nota7

Il che significa che le necessarie correzioni alle annotazioni ai repertori devono essere effettuate con regolare postilla.
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nota8

Tale indice deve riguardare i dati di tutte le parti annotate in repertorio nell'anno solare di competenza, con una stampa unica che riguardi con unico indice l'intero anno e non rubriche mensili.
Cfr. anche art. 21 R.D.L. 23 ottobre 1924, n. 1737.
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nota9

Sull'obbligo per il notaio di corredare il repertorio dei codici statistici cfr. parere Min. Giustizia, Ufficio centrale archivi notarili 26 ottobre 1992.
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nota10

Sia per quanto riguarda la vidimazione dei repertori, sia per quanto riguarda la sequenza del numero di repertorio.
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Bibliografia

• BOERO, La legge notarile commentata, Torino, 1993

Prassi collegate

• Quesito n. 553-2014/C, Sull’ordine del numero di repertorio
• In G.U. la rettifica al decreto taglialeggi relativamente alla tassa d'archivio
• Quesito n. 34-2008/T e 69-2008/C, Autentica di polizza per cauzione diritti doganali. Profili civilistici e tributari