I Comuni interessati debbono con le forme di legge deliberare in ordine alle spese occorrenti per l'impianto dell'archivio, per lo stipendio del conservatore, per il locale che dovrà servire di sede all'archivio stesso e per quant'altro sia necessario al regolare funzionamento dell'ufficio. Il locale deve rispondere, possibilmente, alle condizioni indicate nell'art. 110 del presente regolamento.
Copia delle deliberazioni dei Consigli comunali è trasmessa con la domanda di istituzione al conservatore d'archivio notarile distrettuale. Egli, entro un mese, esprime il suo parere in ordine alla convenienza della istituzione, e trasmette le carte al procuratore del Re, il quale invia sollecitamente gli atti al procuratore generale, esprimendo il proprio parere.
Il procuratore generale, esaminati gli atti e compiute le altre indagini che ritenga del caso, li trasmette al Ministero di grazia e giustizia col proprio avviso.
Il Ministro, in caso di accoglimento della domanda promuove il decreto Reale, con cui si istituisce l'archivio mandamentale.