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Lo studio notarile e assistenza del notaio



Il I comma dell'art. 26 l.n. (novellato dal comma 4 dell’art. 12 del D.L. 24 gennaio 2012, n. 1) prescrive l'obbligatorietà dell'apertura dello studio e l'assistenza personale del notaio nei giorni fissati, assistendo personalmente allo studio stesso almeno tre giorni a settimana e almeno uno ogni quindici giorni per ciascun Comune o frazione di Comune aggregati.

La funzione di pubblico ufficiale attribuita al notaio impone allo stesso il rispetto di più obblighi, primo tra tutti quello dell'assoluta personalità della prestazione professionale. Il notaio, di fatto, non può delegare ad altri soggetti parti sostanziali del proprio ministero nota1. Per quanto possa sembrare anacronistica, questa norma diviene il cardine per la vigilanza ed il controllo dell'attività svolta dal notaio, da parte del Presidente del consiglio notarile, anche in relazione ai principi di comportamento introdotti con il codice deontologico nota2.

Il calendario fissato col provvedimento del magistrato, determina la griglia di assistenza entro cui il notaio è obbligato nel prestare il proprio ministero nella sede principale. Elemento questo ben evidenziato dalle ultime prese di posizione del Consiglio nazionale del notariato in tema di assistenza e sede secondaria. Tale concetto trova un limite operativo nella previsione del II comma dell'art. 26 l.n.., soprattutto in esito alla novellazione del 2012, che ha consentito addirittura l'estensione dell'operatività del notaio nell'ambito dell'intero distretto della Corte d'Appello. Va osservato che, in ogni caso, la cristallizzazione dell'obblligo di assistenza presso lo studio principale per almeno tre giorni la settimana e l'eventuale presenza di uno studio secondario nel distretto, di fatto limitano la presenza al di fuori del distretto stesso in maniera importante.

Il regolamento notarile all'art. 45 ribadisce l'obbligo di assistenza personale allo studio, imponendo al notaio, sulla base del provvedimento del Presidente della Corte d'Appello territorialmente competente, il turno di presenza presso lo studio principale nota3.

L'art. 48 reg.not. (sanzionato dal successivo art. 261 reg.not.), prescrive che nell'ambito dello studio sia esposto, oltre che "la leggenda del proprio sigillo", un avviso che indichi il periodo di presenza del notaio nello studio, nonché il luogo di altra reperibilità.

La questione di fondo posta da questo I comma è quella del rapporto esistente tra studio notarile e sede secondaria.

La legge notarile in pratica non precisa la nozione di "studio notarile", ovviamente la sede notarile è il luogo assegnato al notaio con provvedimento del Capo dello Stato per l'espletamento del proprio ministero, definizione, peraltro, da integrare con altri indici ed elementi, ad es. la costante presenza del notaio, la conservazione degli atti e repertori notarili, ecc. (Cass. Civ. Sez. III, 11168/97) nota4. Ne discende che, con tutta evidenza, per studio deve intendersi il luogo in cui il notaio ha fissato la propria sede ordinaria di lavoro, la cui collocazione è oggetto della comunicazione del Presidente della Corte d'Appello, con iscrizione nell'albo distrettuale tenuto dal consiglio notarile e dove devono essere sempre reperiti gli atti originali, i registri e i repertori nota5.

Note

nota1

Possono delegarsi, per esempio la lettura (solo quando, tuttavia, la redazione dell'atto sia stata effettuata personalmente dal notaio), la redazione materiale dell'atto, le fasi dell'istruttoria che non comportano attività di adeguamento, ecc..
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nota2

Si vedano i Principi di deontologia professionale dei notai approvati dal CNN con deliberazione 2/56 del 5 aprile 2008 (G.U. 30 luglio 2008)- Capo II - Del luogo di attività - Sezione I Della sede e dello studio.
L'attività del notaio trova nel collegamento con la "sede" una delle manifestazioni principali della funzione pubblica. E' nella sede infatti che egli deve svolgere il proprio ufficio, con carattere di regolarità e continuità (art. 26, I comma, l.n.), traendone la giusta remunerazione senza che alcuno possa fargli illecita concorrenza. A tale fine, e come condizione per la stessa iscrizione a ruolo (art. 24 l.n.), il notaio deve, nel Comune o nella frazione assegnatagli, aprire e tenere studio aperto, con deposito degli atti, registri e repertori notarili (art. 26, I comma, l.n. e art. 47, I comma, reg.not.). Se la prova della apertura dello studio è rimessa a certificazione sindacale (art. 47, II comma, reg.not.), è invece compito della stessa categoria notarile, e per essa del Consiglio Nazionale, indicare i requisiti necessari per qualificare idoneo lo studio destinato all'ufficio che in esso si deve svolgere.
Idoneità da valutare sotto un duplice profilo: della tutela del decoro della funzione notarile che già in questo momento costitutivo deve ritenersi vincolante; della rispondenza alle esigenze del buon funzionamento dell'ufficio.
Per il primo profilo la frequente presenza di studi fittizi, tali soltanto di nome, allocati senza alcun carattere di autonomia e individuazione logistica, spesso precariamente "appoggiati" presso altre strutture o promiscui ad esse senza adeguata riconoscibilità, determina la violazione del dovere di decoro che accompagna ogni momento della funzione notarile e si estende all'ufficio pubblico ad essa inerente. E l'interesse pubblico è sottolineato dalla previsione di contribuzioni della Cassa Nazionale del Notariato per l'apertura dello studio nonché dall'istituto stesso della integrazione.
Per il secondo profilo la frequenza di situazioni di precarietà e del rispetto meramente formale del dovere di apertura dello studio inducono a richiedere la presenza di una sia pur modesta struttura organizzativa propria del notaio, atta a soddisfare prontamente e già dal suo costituirsi le richieste di prestazione notarile. Struttura da valutare sia per predisposizione di mezzi, a diretta utilizzazione del cliente, ma senza pretendere che con detti mezzi si esaurisca nello studio tutta l'attività interna di preparazione del lavoro, sia specialmente per presenza fisica e disponibilità del notaio, tale da soddisfare con l'ausilio dei suoi collaboratori la nozione di studio aperto nel significato comune della espressione.
Queste situazioni divengono ancora più gravi se, dopo la fase di apertura dello studio, si prolungano nel tempo, venendo così a violare l'ulteriore dovere di tenere studio aperto, senza quelle giustificazioni che talvolta possono rinvenirsi nella fase di apertura. Si innesta qui, a fianco della nozione di "studio idoneo", il dovere di "assistere personalmente allo studio". Il limite minimo che si ritrova nella norma (art. 45 reg.not.) non può ritenersi sempre sufficiente a soddisfare le esigenze via via crescenti della società attuale e, d'altro canto, la rigidità del procedimento non consente un rapido adattamento, pure auspicabile, alle mutate esigenze.
Spetta pertanto alle regole di deontologia anticipare questo adattamento, prescrivendo ai notai un più intenso dovere di assistenza allo studio e facendo carico ai Consigli notarili di quantificarlo a seconda delle esigenze locali, e di proporre quindi l'allineamento ad esso delle prescrizioni del Presidente della Corte di Appello. Le nozioni di "regolarità e continuità" quali requisiti non defettibili dello svolgimento dell'ufficio notarile, certamente legittimano interventi in questa direzione. Il collegamento di partenza tra "funzione pubblica" e "sede notarile" e quello derivato tra "sede notarile" e "studio" conduce ad un'ultima constatazione: della necessaria unicità dello "studio notarile" in quanto collegato in relazione funzionale alla unicità della sede assegnata.
Il notaio deve aprire e tenere lo studio aperto nella sede assegnatagli, apprestando strutture che per luogo e mezzi siano idonee ad assicurare il regolare e continuativo funzionamento dell'ufficio e la custodia degli atti, registri e repertori, ed assistendo allo studio in modo da garantire una effettiva disponibilità al servizio, con la presenza personale e con l'organizzazione di un congruo orario di apertura secondo le esigenze della sede.
Per il miglior soddisfacimento delle richieste di prestazione notarile il notaio è tenuto ad assistere personalmente allo studio anche in giorni e per ore diversi da quelli fissati dal Presidente della Corte di Appello, secondo le disposizioni annualmente impartite dai Consigli notarili sulla base della situazione locale della sede e tenendo conto dei criteri indicati dall'art. 45, II comma, reg.not. e di ogni altro elemento.
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nota3

Il fatto che sia il presidente della Corte d'Appello a fissare i giorni e le ore di assistenza del notaio a studio, in relazione alle esigenze della popolazione, anche per voce del rappresentante dell'ente locale, conferma, ove ve ne fosse necessità, la tesi del notaio pubblico ufficiale incaricato di svolgere una funzione di natura e a contenuto eminentemente pubblicistico.
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nota4

In altri termini, l'art. 26, II comma , l.n., che consente al notaio ove richiesto di recarsi ovunque in ogni momento della settimana, non può rendere possibile un secondo studio notarile tout-court, cioè un punto di riferimento operativo che abbia le caratteristiche di cui al I comma, tra cui, in particolare la "disponibilità" (o "l'assistenza") in ore e giorni prestabiliti del notaio a svolgere le sue funzioni, indipendentemente dal fatto se detto studio possa qualificarsi studio principale o secondario, si avrà la violazione dell'art. 26 l.n., sanzionata a norma dell'art. 137 l.n. .
Il principio dell'unicità dello studio principale, la sua differenza rispetto allo studio secondario ed il principio dell'unicità di quest'ultimo (concetto anteriormente riferito al "recapito") emerge, con maggiore chiarezza dall'art. 48 apri reg. not.. Detta norma dispone che: "Il notaio deve tenere esposta all'esterno del suo studio una tabella che riproduca la leggenda del proprio sigillo.Deve tenere esposto, in modo sempre visibile al pubblico, un avviso con l'indicazione dei giorni e delle ore in cui lo studio è aperto ed egli vi assiste personalmente; e del luogo in cui, negli altri giorni e nelle altre ore, le parti possono fargli pervenire le loro comunicazioni".Da tale norma emerge chiaramente il principio dell'unicità dello studio.Infatti obbligo del notaio è tenere esposto ("deve tenere") fuori dal suo studio l'avviso del giorni e delle ore in cui lo studio è aperto ed egli vi assiste personalmente.
In altri termini non è possibile la legittima sussistenza di uno studio notarile privo dei requisiti suddetti. In ogni caso per l'indicazione delle ore e dei giorni in cui lo studio è aperto, ci si riferisce al provvedimento del Presidente della Corte d'Appello, che indica detti elementi (art. 26 e 45 l.n.).Da ciò consegue che detto provvedimento è anzitutto relativo ad un solo studio ed inoltre ed in ogni caso non potrebbe essere utilizzato anche per un secondo studio, non potendo contemporaneamente il notaio essere presente in due parti.Nè il notaio potrebbe non apporre nulla al di fuori di detto ipotetico secondo studio, poichè, come si è visto, l'art. 48 richiede che lo studio abbia detto avviso, per essere conforme a legge. Nè il notaio potrebbe fissare altre ore o giorni, perchè il tempo di "studio aperto" è un provvedimento di esclusiva competenza del Presidente della Corte d'Appello, da emettersi a seguito di procedimento disciplinato per legge. Si osservi che il predetto obbligo di segnalazione all'esterno dello studio non legittima il notaio a provvedere all'apposizione della targa indipendentemente dal rispetto della normativa comunale in materia (Cass. Civ. Sez. I, 13439/03).
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nota5

In questo senso cfr. Boero, La legge notarile commentata, Torino, 1993, p. 150.
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Prassi collegate

  • Dalla parte del codice deontologico. Decisioni e spunti di interesse. Mentite spoglie, ipocrisia e rinnovamento del Notariato
  • Quesito n. 4-2014/D, Associazione tra notai, luoghi di stipula e uffici secondari
  • Quesito n. 14-2014/D, Questioni in tema di associazioni fra notai e scelta dei luoghi di stipula
  • Quesito n. 430-2010/C , L'obbligo di affissione della targa notarile: limiti di efficacia del regolamento condominiale

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