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Il recapito notarile, lo studio secondario



Se non è particolarmente difficile cogliere gli elementi identificativi relativi allo studio notarile, la questione connessa alla necessità di chiarire in cosa realmente consista l'ufficio secondario, nella terminologia utilizzata dai Principi di deontologia professionale dei notai approvati dal CNN con deliberazione 2/56 del 5 aprile 2008 (G.U. 30 luglio 2008) che hanno dedicato un ampio capitolo a tale struttura.
Precedentemente a tale modifica si parlava di "recapito" e diverse sentenze avevano affrontato la questione connessa al rapporto esistente tra sede notarile e recapito. nota1 (cfr. Cass. Civ. Sez. III, 19/00). Tale struttura, secondo le pronunce sul tema, non può avere certo i connotati tali da affiancare o sostituire lo studio principale, visto che può esservi la presenza del notaio solo in momenti diversi da quelli in cui il notaio non presta assistenza presso lo studio, e non vi possono essere conservati, nemmeno temporaneamente, gli atti e i repertori originali nota2.

L'esatta questione, come è stato ripetutamente espresso da diversi autori, era quella non tanto di stabilire l'esatta nozione di recapito, quanto quella di avere efficaci e rapidi strumenti per cogliere l'esatto discrimine tra recapito lecito e recapito illecito (Cass. Civ. Sez. III, 3816/95 ; Cass. Civ. Sez. III, 3427/95).

La questione appare comunque ridimensionata dal novellato art. 26 l.n. (per effetto del comma 4 dell’art. 12 del D.L. 24 gennaio 2012, n.1). All'esito delle innovazioni introdotte, infatti, da un lato l'obbligo di assistenza alla sede è stato istituzionalizzato in un minimo di tre giorni, dall'altro, pur essendo stata ampliata la facoltà di rogito all'interno dell'intero territorio della Corte d'Appello, è stata esplicitamente ammessa la possibilità di aprire una struttura qualificabile non semplicemente come recapito, bensì come studio, ancorchè secondario. Se si considera l'indispensabilità di una presenza di almeno tre giorni, appare chiaro come la secondarietà sia assicurata prima di tutto da questa prescrizione, pur essendovi teoricamente l'opportunità da parte di un professionista specialmente laborioso, di attendere a tale studio per un periodo di tempo analogo. In ogni caso è stato deciso che, a fronte di un'elevata percentuale di atti perfezionati fuori sede, possa reputarsi integrata la violazione dell'obbligo di cui all'art.6 del Codice deontologico (Cass. Civ., Sez. II, 9358/13) che impone al notaio di assistere personalmente allo studio.

L'art. 49 reg. not. attribuisce al Presidente del Consiglio notarile il compito di vigilare sull'esatta osservanza degli obblighi previsti dagli artt. 26 l.n. e 48 reg.not..
L'attuale formulazione dei principi di deontologia professionale si fonda su un rapporto tra notaio pubblico ufficiale e territorio (inteso come sede notarile), sull'obbligo di assistenza/presenza del notaio, presso il proprio studio, nei giorni assegnatigli col provvedimento del Presidente della Corte d'Appello di competenza. Nei giorni di assistenza alla sede il notaio non può attendere ad altre attività presso altra struttura, salvo che non si verta in una ipotesi prevista dal II comma dell'art. 26 l.n.
Va ricordato che ai sensi dell'art. 27 l.n. la prestazione del ministero notarile è obbligatoria, ove vi sia richiesta da parte dell'utente, e comunque la competenza funzionale del notaio copre l'intera Corte d'Appello presso cui è iscritto.
Al Consiglio notarile è attribuito il compito di vigilare sulla esatta interpretazione delle norme deontologiche che disciplinano la materia dell'ufficio secondario.
A tale proposito è di particolare rilevanza il fatto che col D.Lgs. 249/06 , è stato abrogato, a far data dal 28 agosto 2006 l'art. 14 del R.D.L. 14 luglio 1937, n. 1666 (convertito con modificazioni dalla Legge 30 dicembre 1937, n.2358). Tale norma consentiva espressamente, in caso di violazione del precetto posto dallo stesso art., l'applicazione della sanzione disciplinare prevista dall'art. 147 l.n..
La tematica della concorrenza sleale perseguita con l'apertura di una o più sedi secondarie è argomento trattato direttamente dal codice deontologico, che vi dedica un intero paragrafo (il secondo).
Si richiama la sentenza (Cass.Civ. Sez. III, 14629/00), che, pur sotto la vecchia disciplina ormai superata, ha stabilito che l'interesse del notaio titolare di uno studio "monosede" é tutelato dall'ordinamento anche in via risarcitoria, nei limiti dell'art. 2043 cod. civ., nei confronti dell'attività professionale svolta da colleghi, che superi, per come svolta, i termini di evidente accessorietà funzionale e con una rilevanza economica tale da perdere il connotato secondarietà. Tale pronuncia da un lato conferma la possibilità che il notaio possa svolgere l'attività professionale fuori dai limiti territoriali della propria sede, pur nell'ambito del distretto notarile di assegnazione, dall'altro rende ancora più evidente il divieto (tutelato non più e solo dal punto di vista disciplinare) che tale facoltà si tramuti in una struttura operativa permanente, che - di fatto - affianchi in termini quantitativi l'attività svolta dal notaio presso il proprio ufficio-studio.
Va comunque rimeditato l'impatto di siffatti orientamenti alla luce della riferita novellazione del 2012.

Note

nota1

Di seguito, le parti rilevanti del Codice deontologico:
1. - Il notaio deve conformare la propria condotta professionale ai principi della indipendenza e della imparzialità evitando ogni influenza di carattere personale sul suo operare ed ogni interferenza tra professione ed affari. Ugualmente egli deve nella vita privata evitare situazioni che possano pregiudicare il rispetto dei suddetti principi.
Il notaio deve svolgere con correttezza e competenza la funzione di interpretazione e di applicazione della legge in ogni manifestazione della propria attività professionale, ricercando le forme giuridiche adeguate agli interessi pubblici e privati affidati al suo ministero.
2. - Il notaio deve curare l'aggiornamento della propria preparazione professionale mediante l'acquisizione di specifiche conoscenze in tutte le materie giuridiche che la riguardano. Le specializzazioni in determinate materie non possono andare a scapito della complessiva competenza professionale.
3. - Il notaio deve poter rispondere in modo adeguato, anche mediante specifiche forme assicurative, per i rischi inerenti all'esercizio della professione.
4. - Il notaio deve astenersi dall'esercitare, anche temporaneamente, le funzioni o le attività qualificate incompatibili con l'ufficio di notaio, se per le prevedibili modalità di svolgimento possano derivare conseguenze pregiudizievoli al decoro e al prestigio della categoria.
5. - Il notaio deve aprire e tenere lo studio aperto nella sede assegnatagli, apprestando strutture che per luogo e mezzi siano idonee ad assicurare il regolare e continuativo funzionamento dell'ufficio e la custodia degli atti, registri e repertori, ed assistendo allo studio in modo da garantire una effettiva disponibilità al servizio, con la presenza personale e con l'organizzazione di un congruo orario di apertura secondo le esigenze della sede.
6. - Per il miglior soddisfacimento delle richieste di prestazione notarile il notaio è tenuto ad assistere personalmente allo studio anche in giorni e per ore diversi da quelli fissati dal Presidente della Corte di Appello, secondo le disposizioni annualmente impartite dai Consigli notarili sulla base della situazione locale della sede e tenendo conto dei criteri indicati dall'art. 45, co. 2 R.N. e di ogni altro elemento.
Il Consiglio notarile propone annualmente al Presidente della Corte di Appello una revisione dei giorni e degli orari di assistenza sulla base dei propri deliberati.
Nei giorni ed ore prescritti per la personale assistenza allo studio il notaio è tenuto a limitare le proprie prestazioni fuori dalla sede ai singoli casi in cui ne sia specificamente richiesto.
7. - In ragione della unicità della sede notarile e del diretto collegamento tra sede e studio, è fatto divieto di tenere aperto altro ufficio nel medesimo Comune oltre quello pertinente alla sede.
Il Consiglio notarile, per ragioni organizzative e di sicurezza di specifici settori di attività, può consentire l'utilizzazione di locali separati dallo studio.
8. - I Consigli notarili, oltre quanto già previsto negli articoli precedenti, sono tenuti ad esercitare una costante vigilanza sul rispetto delle regole sopraindicate e, se richiesti, ad interporsi per rimuovere ogni ostacolo all'effettivo esercizio della professione.
§ 1 - Dell'ufficio secondario e del rapporto con lo studio.
9. - E' vietato al notaio assistere ad uffici secondari nei giorni fissati per la assistenza alla sede.
10. - E' vietata l'apertura di ufficio secondario in più di un Comune sede notarile. Equivale all'ufficio secondario la ricorrente presenza del notaio presso studi di altri professionisti od organizzazioni estranee al Notariato. Ai fini del presente divieto non è considerato sede notarile il Comune monosede limitatamente al periodo di vacanza della sede stessa.
11.- Qualsiasi segnalazione dell'ufficio secondario deve riportarne specifica indicazione nonché riportare l'indicazione della sede del notaio.
12. - Il notaio è tenuto a comunicare al Consiglio notarile l'esistenza di uffici secondari e a fornire, su richiesta dello stesso, ogni informazione, anche mediante consegna di documenti, relativa alla attività svolta nell'ufficio secondario.
13. - E' vietato al notaio trasferire anche occasionalmente nell'ufficio secondario gli atti, i registri e i repertori da custodirsi presso lo studio.
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nota2

Di fatto l'attuale tecnologia ha smaterializzato gran parte dei registri notarili e il connesso archivio di studio, visto che on line è possibile redigere il repertorio meccanizzato da qualsiasi distanza, o attingere direttamente ai file di archivio.
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Prassi collegate

  • Quesito n. 34-2014/D, Trasferimento nuovo distretto uff. secondario: divieto di mantenere studio in prec. distretto come procacciatore di clienti
  • Quesito n. 8-2014/D, Studio di Notaio cessato rilevato da un collega in esercizio
  • Quesito n. 15-2014/D, Inderogabilità ed ineludibilità del principio dell’unicità dell’ufficio secondario anche in caso di associazione fra notai
  • Apertura di studio o ufficio secondario presso lo studio di notaio cessato, trasferito o defunto
  • Quesito n. 4-2014/D, Associazione tra notai, luoghi di stipula e uffici secondari
  • Quesito n. 14-2014/D, Questioni in tema di associazioni fra notai e scelta dei luoghi di stipula
  • Quesito n. 568-2011/C, Ufficio secondario e deposito del testamento olografo

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