L'obbligo di conservazione e custodia degli atti ricevuti dal notaio viene espresso dall'art.
61 l.n..
All'interno di tale art. troviamo diversi principi, la violazione di ciascuno dei quali può comportare l'applicazione delle sanzioni di legge.
Tra i primi obblighi attribuiti al notaio c'è quello di trattenere a raccolta gli atti pubblici ricevuti, salve le espresse eccezioni di legge di cui all'art.
70 l.n., assieme agli atti che gli vengono depositati per obbligo di legge o volontà delle parti.
Il notaio dovrà procedere alla loro idonea e cronologica rilegatura in volumi ecc..
Con la Legge
246/05 si è stabilito l'obbligo della messa a raccolta delle scritture private autenticate soggette a pubblicità immobiliare o commerciale. Anche tale materiale documentario, dopo l'entrata in vigore della norma, è soggetto al principio dell'obbligo di conservazione presidiato dall'art.
61 l.n.
Tutte le diverse attività richieste dall'art.
61 l.n. in tema di adeguata conservazione, sono sanzionate, in caso di violazione, dall'art.
137, I comma l.n..
Nel caso di rilascio di un atto originale fuori dei casi stabiliti dalla legge, l'analoga sanzione prevista dal I comma dell'art.
137 l.n., sarà applicabile per la violazione del successivo art.
70 l.n..
Va richiamato a tale proposito quanto stabilito dall'art.
138, I comma, lett. c) l.n. che prevede la sospensione del notaio da uno a sei mesi nel caso in cui l'obbligo della conservazione, degli atti ricevuti o semplicemente depositati, non sia stato rispettato a causa del
comportamento negligente attribuibile, appunto, al pubblico ufficiale.
Questa ipotesi, sicuramente molto più grave dal punto di vista della sanzione comminata, si ricollega ad un comportamento non colposo del notaio, che non garantisce l'idonea conservazione di uno o più documenti che l'ordinamento gli ha imposto di custodire.
La legge notarile, all'art.
142, lett. d) l.n. consente di comminare la sanzione della destituzione al notaio che, in relazione ai propri atti, repertori e registri,
viola l'obbligo di conservazione in maniera dolosa, salva sempre la possibilità dell'applicazione delle pene previste dal codice penale.