Massima
I casi in cui la marcatura temporale è obbligatoria sono previsti dalla legge, ad es. ai fini della conservazione delle scritture contabili formate e tenute con strumenti informatici o per le fatture elettroniche., Fuori da tali ipotesi l'apposizione della marca temporale è un “onere” di chi riceve e conserva un documento informatico e non di chi lo emette. Essa risulta opportuna ogni qual volta si voglia:
- attribuire ad uno o più documenti informatici una data ed un orario opponibili ai terzi;
- preservare il valore delle firme elettroniche qualificate e digitali anche dopo la scadenza del relativo certificato elettronico.
Tali esigenze possono manifestarsi per lo più relativamente a documentazione esibita o prodotta al notaio, mentre per gli atti informatici il sistema di conservazione a norma degli stessi assolve alle medesime funzioni esonerando il notaio, salvi casi particolari, dall'onere di marcare temporalmente i propri atti informatici.
Motivazione
Le c.d. Marche temporali costituiscono uno strumento per attribuire ad uno o più documenti informatici una data ed un orario opponibili ai terzi. Più in generale la legge definisce all'art. 1, lett. bb CAD la validazione temporale come il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi ed ai sensi delle vigenti regole tecniche (art. 41, comma 1, DPCM 22 febbraio 2013) “ I riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati in conformità con quanto disposto dal titolo IV (id. est le marche temporali) sono opponibili ai terzi ai sensi dell'art. 20, comma 3, del Codice”
nota1.
In fatti ai sensi dell'art. 20, comma 3 del CAD: “La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale. “
Ciò posto occorre distinguere le ipotesi di “opportunità” da quelle di “necessità” della marca temporale. Ed infatti l’apposizione della marca temporale è sempre opportuna nei casi in cui si intende precostituire la prova dell’anteriorità di un documento ovvero di una firma digitale rispetto ad una certa data. Tale valutazione di opportunità concerne i documenti che il notaio riceve, e non già quelli da lui prodotti, essendo un onere di chi conserva il documento quello di preservarne il suo valore legale e di conseguenza quello di marcarlo temporalmente.
In particolare poiché la legge prevede che “L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione“. Da tale norma
nota2 deriva che tutte le firme digitali e/o qualificate, pur se apposte durante il periodo di validità del certificato, sono irrimediabilmente destinate a perdere validità al momento della scadenza naturale del certificato stesso, od ancor prima qualora dovessero essere revocate, per furto smarrimento, malfunzionamento o altro. Può invece essere necessario a distanza di tempo dare la prova che invece al momento della formazione del documento o del suo legale utilizzo esso fosse dotato di una valida sottoscrizione digitale; proprio grazie all’apposizione della marca temporale risulta, all’occorrenza, possibile dimostrare che la firma – e di conseguenza il documento - erano validi a quel dato momento
nota3. Tuttavia, salvo i casi in cui è espressamente imposta dalla legge, come, ad esempio, nel caso delle scritture contabili formate e tenute con strumenti informatici (art. 2215-bis c.c.), la marcatura temporale non è da ritenersi sempre necessaria, a es. poiché il documento può essere oggetto di conservazione a norma, infatti - come previsto dalla legge - la conservazione a norma assorbe la necessità della marcatura temporale oppure perché le sue esigenze di utilizzo hanno un arco temporale limitato e comunque inferiore a quello della validità del certificato di firma (ad es. come taluni certificati della pubblica amministrazione) .
In casi del tutto eccezionali può risultare opportuno apporre la marca anche su documenti prodotti dal notaio. Immaginiamo un atto di grandi dimensioni firmato dal notaio sulla base di un certificato di imminente scadenza: il rischio concreto è che il certificato scada durante il viaggio fisico del DVD verso il centro di conservazione. In tale caso limite (i certificati dei notai vengono non a caso sostituiti con diverse settimane di anticipo sulla scadenza naturale), l'apposizione della marca sarebbe mossa prudente.
Note
nota1
Costituiscono inoltre validazione temporale ai sensi del medesimo art. 41:
a) il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui all'art. 9 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272;
b) il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformita' alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;
c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica certificata ai sensi dell'art. 48 del Codice;
d) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale elettronica ai sensi dell'art. 14, comma 1, punto 1.4 della Convenzione postale universale, come modificata dalle decisioni adottate dal XXIII Congresso dell'Unione postale universale, recepite dal Regolamento di esecuzione emanato con il decreto del Presidente della Repubblica 12 gennaio 2007, n. 18.
top1nota2
Le conseguenze della scadenza del certificato di firma non sono uguali nelle varie legislazioni europee. E’ questa la ragione per cui Bartolus, il sistema di verifica delle firme digitali del notariato europeo (www.bartolus.eu), attualmente segnala l'avvenuta scadenza del certificato come elemento richiedente qualificata attenzione da parte del notaio (finestra di colore giallo) e non come anomalia bloccante (finestra di colore rosso). Sarà necessario, quindi, di volta in volta, valutare le conseguenze che la particolare legislazione riconnette a quell’evento.
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L'art. 62 delle Regole Tecniche cit. dispone infatti: “Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato.”
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