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Informazioni e comunicazioni per l'esercizio dei diritti dell'interessato (GDPR)


Ai sensi dell'art. 12 del GDPR (Informazioni, comunicazioni e modalità trasparenti per l'esercizio dei diritti dell'interessato) chi tratta i dati personali di un soggetto (l’interessato) deve assolvere, tramite un apposito documento orale o scritto (preferibilmente in quest'ultima modalità), agli obblighi di cui al principio di trasparenza imposto dal Regolamento (cfr. i "considerando" n. 58 e n. 59).

A tal proposito Il titolare del trattamento adotta misure appropriate per fornire all'interessato tutte le informazioni di cui agli artt. 13 e 14 e le comunicazioni di cui agli artt. da 15 a 22 e all'art. 34 relative al trattamento in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori. Le informazioni sono fornite per iscritto o con altri mezzi, anche, se del caso, con mezzi elettronici. Se richiesto dall'interessato, le informazioni possono essere fornite oralmente, purché sia comprovata con altri mezzi l'identità dell'interessato.

Il titolare del trattamento agevola l'esercizio dei diritti dell'interessato ai sensi degli artt. da 15 a 22. Nei casi di cui all'art. 11, paragrafo 2, il titolare del trattamento non può rifiutare di soddisfare la richiesta dell'interessato al fine di esercitare i suoi diritti ai sensi degli artt. da 15 a 22, salvo che il titolare del trattamento dimostri che non è in grado di identificare l'interessato.

Il titolare del trattamento fornisce all'interessato le informazioni relative all'azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli artt. da 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il titolare del trattamento informa l'interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se l'interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, le informazioni sono fornite, ove possibile, con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell'interessato.

Se non ottempera alla richiesta dell'interessato, il titolare del trattamento informa l'interessato senza ritardo, e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell'inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un'autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale.

Le informazioni fornite ai sensi degli artt. 13 e 14 ed eventuali comunicazioni e azioni intraprese ai sensi degli artt. da 15 a 22 e dell'art. 34 sono gratuite. Se le richieste dell'interessato sono manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, il titolare del trattamento può: a) addebitare un contributo spese ragionevole tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni o la comunicazione o intraprendere l'azione richiesta; oppure b) rifiutare di soddisfare la richiesta. Incombe al titolare del trattamento l'onere di dimostrare il carattere manifestamente infondato o eccessivo della richiesta.

Fatto salvo l'art. 11, qualora il titolare del trattamento nutra ragionevoli dubbi circa l'identità della persona fisica che presenta la richiesta di cui agli artt. da 15 a 21, può richiedere ulteriori informazioni necessarie per confermare l'identità dell'interessato.

Le informazioni da fornire agli interessati a norma degli artt. 13 e 14 possono essere fornite in combinazione con icone standardizzate per dare, in modo facilmente visibile, intelligibile e chiaramente leggibile, un quadro d'insieme del trattamento previsto. Se presentate elettronicamente, le icone sono leggibili da dispositivo automatico.

Alla Commissione è conferito il potere di adottare atti delegati conformemente all'art. 92 al fine di stabilire le informazioni da presentare sotto forma di icona e le procedure per fornire icone standardizzate.

Il contenuto dell’informativa è specificato nel Regolamento sia nel caso in cui i dati siano raccolti presso l’interessato (art. 13) sia quando essi siano raccolti presso altri soggetti (art. 14).
Importante specificare tutti i diritti riconosciuti dal Regolamento all’interessato (necessariamente quelli di cui agli artt. da 15 a 21).
L’informativa dovrà essere consegnata, direttamente o tramite incaricati, prima di iniziare le operazioni di trattamento dei dati preferibilmente nel momento stesso della raccolta dei dati o comunque entro un termine ragionevole dalla raccolta.
Va fornita alle persone fisiche a cui si riferiscono i dati trattati (clienti, dipendenti, collaboratori, utenti)
L’omessa o inidonea informativa è punita con una sanzione amministrativa da 6.000,00 a 36.000,00 euro.

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