Indicazione degli allegati (art. 51 n.7 l.n.)

L'atto pubblico può contenere dei rinvii ad altri documenti che possono anche trovarsi in allegato allo stesso atto notarile.

La legge parla di titoli e scritture e la dottrina afferma che qualsiasi documento può essere considerato tra gli elementi che possono essere allegati all'atto pubblico.

La questione di fondo verte non tanto sulla definizione di cosa sia esattamente un documento che possa essere allegato ^nota1, quanto sulla necessità che sia garantita l'assoluta idonea e duratura conservazione nel tempo dell'atto notarile ^nota2, in tutte le sue diverse componenti ^nota3, allegati compresi^nota4.

In caso di allegazione, oltre agli elementi identificativi del documento a cui è fatto rinvio, dati questi da riportare in maniera assolutamente esauriente, è fatto obbligo al notaio di evidenziare nel suo atto che la "relatio" è indirizzata ad un documento che fa parte integrante dell'atto stesso, riportando la lettera alfabetica attribuita all'inserto.

Ai sensi dell'art. 61, II comma l.n. l'allegato dovrà riportare anche il numero progressivo cronologico con cui gli originali sono rilegati, assieme ad una lettera dell'alfabeto.

Il numero a cui fa riferimento l'art. 61 l.n., da apporsi sull'allegato, è quello della raccolta.

L'esatta individuazione con numero di raccolta e lettera alfabetica non ammette equipollenti.

Per consuetudine sono riportati sugli allegati sia il numero di repertorio sia di raccolta.

Il documento che si allega può provenire dalle parti, mantenendo quindi una natura di atto privato, oppure può provenire dallo stesso notaio o altro pubblico ufficiale, acquisendo in tale evenienza una natura e valore diverso.

Nel primo caso, trattandosi di atto privato, sembra meno rigido l'obbligo del rispetto delle forme richieste per la redazione del documento, (compresa la legge notarile). Nel secondo caso, vanno rispettati, anche per l'allegato, i principi generali che regolano la forma del documento.

Il riferimento è, tra l'altro, alla questione ad esempio, dell'obbligo delle firme marginali per gli atti non autentici e alla necessità della traduzione del documento allegato, redatto in lingua straniera^nota5.

Note

nota1

Si rinvia a tale proposito a Santarcangelo, La Forma degli atti notarili, Roma, 1981, p. 13 anchecon riferimento alla vigente normativa in materia di documento informatico.
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nota2

Il materiale documentario composto dagli atti notarili non è considerato archivio storico prima della consegna all'Archivio di Stato, che avviene oltre 100 anni dopo la cessazione dell'attività del notaio.
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nota3

E' improponibile che l'atto contenga parti o elementi che non siano nelle condizioni di poter essere correttamente conservate. Questo vale ad esempio per l'indelebilità e inalterabilità dell'inchiostro utilizzato per redigere gli atti pubblici. Vale per la qualità del supporto su cui é riportato il documento /allegato (ad. es. floppy disk; compact disc riscrivibili ecc.).
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nota4

Questo per consentire al documento atto pubblico di assolvere una delle sue funzioni, cioè quella della conservazione.
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nota5

In tal senso cfr. Casu, L'atto notarile tra forma e sostanza, Milano, 1996, p. 209 ["l'allegazione di un documento ancorché con possibilità di diversa portata, è sempre in funzione di completamento del documento nel quale avrà a concretizzarsi l'atto principale" facendosene logicamente derivare l'applicazione anche per gli allegati di certe regole proprie della rogazione dell'atto].
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Bibliografia

• CASU, L'atto notarile tra forma e sostanza, Milano, 1996
• SANTARCANGELO, La forma degli atti notarili, Roma, 1981