Questo sito utilizza i cookie, anche di terze parti, per il monitoraggio degli accessi.
Per saperne di più, conoscere i cookie utilizzati ed eventualmente disabilitarli, accedi alla pagina Privacy.
Se prosegui nella navigazione di questo sito acconsenti all’utilizzo dei cookie.

Copie informatiche di documenti analogici

L'art. 22 del Codice dell'amministrazione digitale (norma introdotta ex novo per effetto del D.Lgs. 235/2010) viene a disciplinare la formazione ed il rilascio di copie realizzate informaticamente di documenti il cui originale è stato formato "analogicamente", vale a dire per lo più su supporto cartaceo.

Ai sensi del I comma della disposizione in esame, "i documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale."

Questo significa che risulta possibile rilasciare, con la piena valenza assicurata comuni regole del codice civile (artt. 2714 e 2715 cod.civ.) copie autentiche e copie conformi all'originale di documenti cartacei in forma elettronica a condizione che la spedizione o il rilascio da parte del pubblico ufficiale a ciò autorizzato dalla legge intervenga mediante associazione di firma elettronica digitale o qualificata.
Da notare come il rilascio sia distinto dalla spedizione.
Il primo corrisponde alla consegna di un supporto fisico idoneo a ricevere stabilmente la memorizzazione della rappresentazione corrispondente al documento cartaceo e della dichiarazione di conformità munita della firma elettronica del pubblico ufficiale. La seconda corrisponde all'inoltro telematico del/dei files corrispondenti per il tramite di un sistema di posta elettronica o di altro sistema di comunicazione informatica.

Prosegue la noma, specificando al II comma che "le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71".

Ciò implica la possibilità del rilascio, da parte di pubblico ufficiale autorizzato, di copie autentiche o di copie conformi di un documento originale cartaceo su supporto informatico elaborate con software che acquisisce "per immagine" a condizione che il relativo file sia formato secondo le specifiche previste dalla legge.
Il tutto con la stessa efficacia probatoria garantita dal codice civile secondo le regole ordinarie.

Recita poi il III comma della norma in esame che "Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.

Questo significa che, in difetto di autenticazione da parte di pubblico ufficiale, le semplici copie informatiche di documento cartaceo sono reputate conformi all'originale, salva la possibilità di disconoscimento da parte di chi vi fosse interessato.

Il IV comma dell'art. 22 prosegue disponendo che "Le copie formate ai sensi dei commi 1, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge..." sia pure con l'eccezione di quanto stabilito al V comma.

Al riguardo "Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico." Il detto provvedimento è stato emanato per il tramite del Decreto Presidente Consiglio Ministri del 21 marzo 2013. Si veda anche il susseguente DPCM 3 dicembre 2013.

L'operazione di elaborazione di copie informatiche assume una speciale rilevanza anche nel PCT (processo civile telematico). Al riguardo con DM in data 21 febbraio 2011 il Ministero della Giustizia ha emanato il regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione del predetto d. lgs. 2005 n.82. Il mancato rispetto delle prescrizioni tecniche, in particolare, ha conseguenze gravi: si pensi all'inammissibilità del decreto ingiuntivo introdotto per il tramite della scansione di un'immagine (Tribunale di Roma, 13 luglio 2014).

Prassi collegate

  • Quesito n. 6-2012/DI, Copia informatica di procura speciale non depositata

News collegate

Vedi anche

Chiedi consulenza ai nostri esperti su:

Copie informatiche di documenti analogici
richiedi un preventivo gratuito

Trovi ulteriori informazioni sulle Consulenze di Wikijus qui

Percorsi argomentali

Aggiungi un commento


Se vuoi aggiornamenti su "Copie informatiche di documenti analogici"

inserisci la tua e-mail nel box qui sotto