Massima
22 luglio 2014
L’utilizzo di un documento informatico presuppone la verifica del contenuto e della validità del medesimo; ai fini della sua allegazione ad un atto redatto su supporto cartaceo è necessario predisporne una copia conforme anch'essa cartacea ai sensi di legge.
Motivazione
L’utilizzo delle modalità informatiche nello svolgimento e gestione di diverse fasi di attività, tanto all’interno della pubblica amministrazione quanto tra tecnici e professionisti, ha determinato la diffusione di documenti originali informatici sottoscritti volti a sostituire il tradizionale documento cartaceo da allegare agli atti (quale il Certificato di destinazione Urbanistica, l'Attestato di prestazione energetica, l'estratto dell'atto di morte).
In tal casi si utilizza una copia conforme cartacea la quale ha il medesimo valore dell'originale secondo quanto prescritto dall'art. 57-bis della Legge notarile in forza del quale “... omissis .... Quando un documento informatico deve essere allegato ad un atto pubblico o ad una scrittura privata da autenticare, redatti su supporto cartaceo, il notaio ne allega copia conforme ai sensi dell’articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, formata sullo stesso supporto”.
Quanto alle modalità di predisposizione della copia l'art. 23 afferma che:
"1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato".
È necessario, pertanto: 1) avere la disponibilità del documento originale e verificarne la validità; 2) riprodurre il medesimo su supporto cartaceo; 3) inserire l'attestazione di conformità della copia all’originale.
La presenta analisi si concentra sui documenti informatici sottoscritti con firma digitale o qualificata, tipologia di firma ad oggi di ampia e generale diffusione, l'unica alla quale è associato un certificato di firma che possa essere verificato.
1) Verifica documento originale
L'attività è finalizzata a trasporre il documento nel formato cartaceo e pertanto, oltre ai normali controlli che il notaio compie sul documento in quanto tale (quali ad es. la completezza del contenuto, correttezza dei dati inseriti, la provenienza da soggetto legittimato) si dovrà verificare che il documento originale informatico sia dotato di una firma valida; per controllarne la validità e individuare tutte le informazioni utili sul firmatario, è necessario effettuare la verifica avvalendosi di un qualunque verificatore [quale quello del proprio software di firma (e-Sign o altro) oppure quello disponibile sul sito della firma digitale del Consiglio Nazionale del Notariato, all’indirizzo:
http://vol.ca.notariato.it.
È, a tal fine, sufficiente selezionare il file sottoscritto digitalmente e il sistema fornirà tutte le informazioni utili sul firmatario e l'esito del controllo effettuato: affinché la firma sia valida è importante che il certificato ad essa associato non sia revocato o sospeso e sia stato rilasciato al soggetto che compare quale firmatario del documento.
L'esito della verifica può essere conservato nel fascicolo (cartaceo o elettronico a seconda delle modalità utilizzate nella formazione e gestione del fascicolo di studio).
2) Riproduzione
Ai fini della riproduzione è sufficiente procedere alla stampa del documento.
3) Formula di conformità
Verificata la validità della firma si inserirà la formula di conformità.
Le "componenti" da verificare possono essere individuate nelle seguenti:
- formato del documento;
- tipologia di firma con cui esso è stato sottoscritto;
- stato di validità del certificato associato alla firma;
- eventuale esistenza di un riferimento temporale.
Non vi sono delle menzioni obbligatorie da inserire nella formula di conformità, ciò che è fondamentale è eseguire le verifiche indicate.
Si riporta di seguito un esempio di formula “estesa”:
“Io sottoscritto …, notaio in … iscritto al Ruolo del Collegio Notarile di …, certifico che la presente copia, (effettuata ai sensi dell’art. 57 bis della legge notarile), composta di … , è conforme al documento informatico in formato (ad.es. PDF/A) sottoscritto con firma digitale/qualificata, il cui certificato di firma (numero di serie …) intestato a …, rilasciato da .. , valido e non revocato è stato verificato positivamente all’indirizzo
http://vol.ca.notariato.it - oppure con e-Sign, dike - altro in data … alle ore … (crl n...)
Luogo e data di rilascio”.
La copia effettuata ai sensi dell'art. 57-bis l.n. è chiaramente predisposta, in tal caso, al solo fine di permettere un’allegazione che altrimenti sarebbe “fisicamente” impossibile; ciò giustifica un trattamento diverso rispetto a tutte le altre copie di documento esibito per cui può ritenersi che non sia obbligatorio che essa venga messa a repertorio.
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