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Regio Decreto del 1914 numero 1326 art. 217


Ogni archivio deve tenere: un esemplare della tabella indicata nell'art. 1 del presente regolamento; uno stato riassuntivo degli atti, dei repertori, dei sigilli e delle copie depositate; un registro di corrispondenza; un registro per la ricezione delle copie di testamenti pubblici; il ruolo organico sia del personale proprio, sia di ogni archivio mandamentale o comunale esistente nel distretto.
L'esemplare della tabella, debitamente tenuto al corrente, deve essere costantemente esposto, in modo da essere visibile al pubblico.
Nello stato riassuntivo di cui sopra sono annotati nella totalità, ma distintamente per notaro, i volumi degli atti notarili, dei repertori delle copie, degli altri atti di diversa specie, i sigilli depositati e quant'altro forma il materiale archivistico. Ogni scaffale o armadio, in cui sono conservati i volumi e le carte, va distinto, ai fini dell'art. 114 , capoverso, della legge, con un numero progressivo; ogni scompartimento dello stesso scaffale o dello stesso armadio è contrassegnato, con una lettera alfabetica e porta una etichetta esterna con l'indicazione della natura delle carte conservate e dell'anno cui le medesime si riferiscono. In detto stato riassuntivo deve anche farsi speciale menzione dell'armadio ove sono custoditi i fascicoli dei testamenti ed i repertori degli atti di ultima volontà, e dell'armadio o medagliere ove sono custoditi i sigilli dei notari cessati dall'esercizio. Tale stato riassuntivo deve essere tenuto sempre al corrente.
Nel registro di corrispondenza deve indicarsi il numero generale d'ordine, quello di richiamo, la data di invio, di arrivo, il nome del mittente, la data e il numero della lettera, il nome del destinatario, l'oggetto della corrispondenza. Vi si deve poi prendere nota speciale del provvedimento con cui l'affare fu definito.
Nel registro per la ricezione delle copie dei testamenti pubblici si annota il numero d'ordine e la data di arrivo in archivio; vi si debbono inoltre riprodurre tutte le indicazioni scritte sulla busta, giusta quanto prescrive l'art. 79 del presente regolamento. Questo registro deve essere conservato con i fascicoli dei testamenti.
Nel ruolo organico del personale sono indicati per ciascun impiegato il grado, il cognome, il nome e la paternità, la data e il luogo di nascita, la data della nomina o della promozione di classe e quella di assunzione in servizio, l'ammontare dello stipendio con gli eventuali relativi sessenni e, per i conservatori, l'ammontare della cauzione e come la medesima è prestata.
Nello stesso modo è tenuto il ruolo organico per ogni archivio notarile mandamentale o comunale.

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