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Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della clientela, ex art. 7, comma 2, DLgs 21 novembre 2007, n. 231


Roma, 3 aprile 2013

PROVVEDIMENTO RECANTE DISPOSIZIONI ATTUATIVE IN MATERIA DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA, AI SENSI DELL’ART. 7, COMMA 2, DEL DECRETO LEGISLATIVO 21 NOVEMBRE 2007, N. 231

Fonti normative

Le presenti istruzioni sono adottate ai sensi dell’art. 7, comma 2, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231.
La violazione delle presenti istruzioni è sanzionata ai sensi dell’art. 56 del medesimo decreto legislativo.

Destinatari

Le presenti istruzioni sono rivolte a:
a) banche;
b) Poste italiane S.p.A.;
c) istituti di moneta elettronica;
d) istituti di pagamento;
e) società di intermediazione mobiliare (SIM);
f) società di gestione del risparmio (SGR);
g) società di investimento a capitale variabile (SICAV);
h) agenti di cambio;
i) intermediari finanziari iscritti nell'albo previsto dall'articolo 106 del TUB;
j) società fiduciarie di cui all’art. 199, comma 2, del TUF;
k) succursali insediate in Italia dei soggetti indicati alle lettere precedenti aventi sede legale in uno Stato estero;
l) Cassa depositi e prestiti S.p.A.;
m) società fiduciarie di cui alla legge 23 novembre 1939, n. 1966, ad eccezione di quelle di cui all’art. 199, comma 2, del TUF;
n) soggetti disciplinati dagli articoli 111 e 112 del TUB;
o) mediatori creditizi iscritti nell'elenco previsto dall'articolo 128-sexies, comma 2 del TUB;
p) agenti in attività finanziaria iscritti nell'elenco previsto dall'articolo 128-quater, comma 2, del TUB e gli agenti indicati nell’articolo 128-quater, commi 6 e 7, del medesimo testo unico.
I destinatari sono stati indicati sulla base delle modifiche apportate al d.lgs. n. 231/07 dall’art. 27 del d.lgs. 13 agosto 2010, n. 141. In relazione al regime transitorio, le presenti disposizioni si applicano ai soggetti iscritti negli elenchi di cui all’art. 10, commi 1 e 2, e all’art. 26, comma 1, del d.lgs. n. 141/10, fino all’iscrizione nell’albo o negli elenchi previsti dai Titoli III e IV del citato decreto n. 141/10.

Glossario

Ai fini delle presenti istruzioni si intendono per:
a) “archivio unico informatico”: un archivio, formato e gestito a mezzo di sistemi informatici, nel quale sono conservati in modo accentrato i dati e le informazioni acquisite nell’adempimento degli obblighi di identificazione e registrazione, secondo i principi e le modalità previsti nel decreto antiriciclaggio e nelle disposizioni emanate dalla Banca d’Italia;
b) “attività istituzionale”: l’attività per la quale i destinatari hanno ottenuto l’iscrizione ovvero l’autorizzazione da parte dell’Autorità Pubblica;
c) “cliente”: il soggetto che instaura rapporti continuativi o compie operazioni con i destinatari; in caso di rapporti o operazioni cointestati a più soggetti, si considera cliente ciascuno dei cointestatari;
d) “conti correnti di corrispondenza”: conti tenuti dalle banche per il regolamento dei servizi interbancari (rimesse di effetti, assegni circolari e bancari, ordini di versamento, giri di fondi, rimesse documentate e altre operazioni);
e) “rapporti assimilabili a conti di corrispondenza”: i rapporti comunque denominati intrattenuti tra enti creditizi e finanziari utilizzati per il regolamento di transazioni per conto dei clienti degli enti corrispondenti (ad esempio, cassette di sicurezza, deposito di titoli, servizi di investimento, operazioni in cambi, servizi di incasso di documenti, emissione o gestione di carte di debito o di credito);
f) “conti di passaggio”: rapporti bancari di corrispondenza transfrontalieri, intrattenuti tra intermediari finanziari, utilizzati per effettuare operazioni in nome proprio e per conto della clientela;
g) “rapporti assimilabili ai conti di passaggio”: i rapporti comunque denominati intrattenuti tra enti creditizi e finanziari sui quali al cliente dell’ente corrispondente è attribuita la facoltà di eseguire direttamente anche solo parte delle operazioni di sua pertinenza;
h) “dati identificativi”: il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo, gli estremi del documento di identificazione e il codice fiscale nota1, o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale nota2;
i) “decreto antiriciclaggio”: il decreto legislativo 21 novembre 2007 n. 231 e successive modifiche e integrazioni, recante l’attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione; );
j) “destinatari”: i soggetti indicati nel paragrafo “destinatari”;
k) “enti creditizi e finanziari comunitari”: i soggetti di cui all’art. 3, paragrafi 1 e 2 della terza direttiva antiriciclaggio;
l) “esecutore”: il soggetto delegato ad operare in nome e per conto del cliente o a cui siano comunque conferiti poteri di rappresentanza che gli consentano di operare in nome e per conto del cliente nota3;
m) “finanziamento del terrorismo”: in conformità con l’art. 1, comma 1, lettera a) del decreto legislativo 22 giugno 2007, n. 109, ”qualsiasi attività diretta, con qualsiasi mezzo, alla raccolta, alla provvista, all'intermediazione, al deposito, alla custodia o all'erogazione di fondi o di risorse economiche, in qualunque modo realizzati, destinati a essere, in tutto o in parte, utilizzati al fine di compiere uno o più delitti con finalità di terrorismo o in ogni caso diretti a favorire il compimento di uno o più delitti con finalità di terrorismo previsti dal codice penale, e ciò indipendentemente dall'effettivo utilizzo dei fondi e delle risorse economiche per la commissione dei delitti anzidetti”; );
n) “GAFI”: Gruppo di Azione Finanziaria Internazionale, organismo istituito presso l’OCSE e specializzato nel settore della prevenzione e del contrasto al riciclaggio, al finanziamento del terrorismo e della proliferazione delle armi di distruzione di massa;
o) “gruppo”: il gruppo bancario di cui all’articolo 60 del TUB e disposizioni applicative, il gruppo finanziario di cui all’articolo 109 del TUB e disposizioni applicative, il gruppo di cui all’articolo 11 del TUF e disposizioni applicative, il gruppo individuato ai sensi dell’art. 82 del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209, nonché le società di cui all’art. 2359 del Codice Civile;
p) “mezzi di pagamento”: il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari e gli altri assegni a essi assimilabili o equiparabili quali gli assegni di traenza, i vaglia postali, gli ordini di accreditamento o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento, le polizze assicurative trasferibili, le polizze di pegno e ogni altro strumento che permetta di trasferire, movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o disponibilità finanziarie;
q) “MoneyVal”: Comitato costituito in seno al Consiglio d’Europa, che agisce nella veste di organismo regionale del GAFI per l’area euro-asiatica;
r) “operazione”: la trasmissione o movimentazione di mezzi di pagamento, indipendentemente dalla riconducibilità o meno a un rapporto continuativo in essere;
s) “operazione frazionata”: un’operazione unitaria sotto il profilo economico di importo pari o superiore a 15.000 euro, posta in essere attraverso più operazioni singolarmente di importo inferiore al predetto limite, effettuate in momenti diversi e in un circoscritto periodo di tempo fissato in sette giorni, ferma restando la sussistenza dell’operazione frazionata quando ricorrano elementi per ritenerla tale;
t) “operazione occasionale”: un’operazione non riconducibile a un rapporto continuativo in essere;
u) “paesi terzi equivalenti”: Stati extracomunitari il cui regime di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo è ritenuto equivalente a quello previsto dalla terza direttiva antiriciclaggio, così come indicati nel Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze previsto dall’art. 25, comma 2, del decreto antiriciclaggio nota4;
v) “persone politicamente esposte (PEPs)”: le persone fisiche residenti in altri Stati comunitari o in Stati extracomunitari, che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche, nonché i loro familiari diretti o coloro con i quali tali persone intrattengono notoriamente stretti legami, individuati sulla base dei criteri di cui all’allegato tecnico del decreto antiriciclaggio; );
w) “pubblica amministrazione”: tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni educative, le aziende e le amministrazioni dello Stato a ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, le amministrazioni, le aziende e gli enti del servizio sanitario nazionale e le agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 e successive modificazioni;
x) “rapporto continuativo”: un rapporto contrattuale di durata rientrante nell’esercizio dell’attività istituzionale dei destinatari che possa dare luogo a più operazioni di trasferimento o movimentazione di mezzi di pagamento e che non si esaurisce in una sola operazione; ai fini della qualificazione come rapporto continuativo, si richiama l’art. 3, commi 2 e 4, del Provvedimento recante disposizioni attuative per la tenuta dell’archivio unico informatico e per le modalità semplificate di registrazione di cui all’articolo 37, commi 7 e 8, del decreto antiriciclaggio;
y) “riciclaggio”: ai sensi dell’art. 2, comma 1, del decreto antiriciclaggio, “le seguenti azioni, se commesse intenzionalmente, costituiscono riciclaggio:
a. la conversione o il trasferimento di beni, effettuati essendo a conoscenza che essi provengono da un'attività criminosa o da una partecipazione a tale attività, allo scopo di occultare o dissimulare l'origine illecita dei beni medesimi o di aiutare chiunque sia coinvolto in tale attività a sottrarsi alle conseguenze giuridiche delle proprie azioni;
b. l'occultamento o la dissimulazione della reale natura, provenienza, ubicazione, disposizione, movimento, proprietà dei beni o dei diritti sugli stessi, effettuati essendo a conoscenza che tali beni provengono da un'attività criminosa o da una partecipazione a tale attività;
c. l'acquisto, la detenzione o l'utilizzazione di beni essendo a conoscenza, al momento della loro ricezione, che tali beni provengono da un'attività criminosa o da una partecipazione a tale attività;
d. la partecipazione a uno degli atti di cui alle lettere precedenti, l'associazione per commettere tale atto, il tentativo di perpetrarlo, il fatto di aiutare, istigare o consigliare qualcuno a commetterlo o il fatto di agevolarne l'esecuzione”;
z) “terza direttiva antiriciclaggio”: la direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 ottobre 2005, relativa alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo;
aa) “titolare effettivo”: 1) la persona fisica o le persone fisiche per conto delle quali il cliente realizza un'operazione (in breve, “titolare effettivo sub 1”); 2) nel caso in cui il cliente e/o il soggetto per conto del quale il cliente realizza un’operazione siano entità diverse da una persona fisica, la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano l’entità ovvero ne risultano beneficiari secondo i criteri di cui all’Allegato tecnico del decreto antiriciclaggio nota5;
bb) “TUB”: il decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, recante il testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia; ) (in breve, “titolare effettivo sub 2”);
cc) “TUF”: il decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, recante il testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria;
dd) “UIF”: l’Unità di Informazione Finanziaria istituita presso la Banca d’Italia ai sensi dell’art. 6 del decreto antiriciclaggio.

PARTE PRIMA: IL RISCHIO DI RICICLAGGIO E DI FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO

Sezione I. Il principio dell’approccio basato sul rischio.

In base al principio dell’approccio basato sul rischio, l’intensità e l’estensione degli obblighi di adeguata verifica della clientela vanno modulati secondo il grado di rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

Tale approccio costituisce un’applicazione del più ampio principio di proporzionalità; mira a massimizzare l’efficacia dei presidi aziendali, razionalizzare l’uso delle risorse, ridurre gli oneri a carico dei destinatari.

Questi sono chiamati a esercitare responsabilmente la propria autonomia, considerando tutti i fattori di rischio suscettibili di incidere sull’esposizione a fenomeni di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo.

I destinatari adottano sistemi valutativi e processi decisionali chiari, oggettivi, periodicamente verificati e aggiornati.

I sistemi valutativi e i processi decisionali adottati devono assicurare coerenza di comportamento all’interno dell’intera struttura aziendale e la tracciabilità delle verifiche svolte e delle valutazioni effettuate, anche al fine di dimostrare alle autorità competenti che le specifiche misure assunte sono adeguate rispetto ai rischi rilevati in concreto.

L’approccio basato sul rischio non può comunque condurre a non adempiere gli obblighi che le norme di legge o le presenti istruzioni stabiliscono in modo puntuale e preciso a carico dei destinatari, senza riservare a questi ultimi uno spazio di valutazione della situazione concreta.

Tale è il caso in cui obblighi di congelamento siano previsti nei confronti di soggetti inseriti nelle liste comunitarie emanate anche in attuazione delle Risoluzioni dell’Organizzazione delle Nazioni Unite per il contrasto al finanziamento del terrorismo e all’attività dei Paesi che minacciano la pace e la sicurezza internazionale. Ne consegue che non sarà possibile instaurare o mantenere un rapporto d’affari con soggetti inclusi nelle citate liste, se non nei limiti e alle condizioni tassativamente previste.

Sezione II. Elementi per la valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo (art. 20 del decreto antiriciclaggio).

L’art. 20 del decreto antiriciclaggio indica i fattori da considerare per la valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Essi fanno riferimento al cliente, al rapporto, all’operazione. Al fine di agevolare i destinatari nell’applicazione dell’art. 20, si forniscono di seguito i criteri di valutazione da considerare per ciascuno dei fattori stessi.

I destinatari sono invitati a ricorrere anche ad altri elementi di valutazione, quando essi siano rilevanti ai fini dell’individuazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Tali ulteriori elementi di valutazione riguardano criteri di valutazione ulteriori rispetto a quelli indicati di seguito ovvero fattori di valutazione ulteriori rispetto al cliente, al rapporto o all’operazione.

I complessivi elementi di valutazione indicati dal decreto antiriciclaggio, dalle presenti istruzioni e quelli individuati dai destinatari sono utilizzati per la profilatura della clientela (cfr. Sezione III) e nei casi in cui la definizione del livello di rischio sia rilevante per individuare gli adempimenti da porre in essere nota6.

Nell’ambito dei propri processi di analisi, i destinatari assegnano agli elementi di valutazione il rilievo che essi ritengono appropriato per la definizione del rischio.

A) Criteri di valutazione concernenti il cliente:

1) la natura giuridica e le caratteristiche del cliente:
In caso di cliente-persona fisica, assumono rilievo le cariche ricoperte in ambito politico-istituzionale, societario, in associazioni o fondazioni, soprattutto se si tratta di entità residenti in Stati extracomunitari diversi dai paesi terzi equivalenti (vi rientrano i casi delle persone indicate nella Parte Quarta, Sezione III, nonché dei soggetti che rivestono funzioni apicali nella pubblica amministrazione ovvero in enti che gestiscono erogazioni di fondi pubblici). rileva la sussistenza di eventuali procedimenti penali o procedimenti per danno erariale, per responsabilità amministrativa ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, per irrogazione di sanzioni amministrative a seguito di violazione delle disposizioni antiriciclaggio a carico del cliente – quando tale informazione sia notoria o comunque nota al destinatario e non coperta da obblighi di segretezza che ne impediscano l’utilizzazione da parte del destinatario stesso ai sensi del codice di procedura penale – o di precedenti segnalazioni inoltrate alla UIF; tali informazioni rilevano anche con riguardo a soggetti notoriamente legati al cliente (ad esempio in virtù di rapporti familiari o d’affari).
Nel caso di cliente-non persona fisica, va posta attenzione alle finalità della sua costituzione, agli scopi che persegue, alle modalità attraverso cui opera per raggiungerli, nonché alla forma giuridica adottata, soprattutto là dove essa presenti particolari elementi di complessità od opacità che possano impedire o ostacolare l’individuazione del titolare effettivo o dell’effettivo oggetto sociale o ancora di eventuali collegamenti azionari o finanziari.
Assume altresì rilievo la connessione del cliente-non persona fisica con entità residenti in ordinamenti non equivalenti sotto il profilo della lotta al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo. A titolo esemplificativo, possono assumere rilievo le connessioni commerciali,
operative, finanziarie, partecipative; può altresì rilevare la comunanza di componenti degli organi societari del cliente-non persona fisica e di tali entità.
Vanno inoltre valutate situazioni di difficoltà o debolezza economica e finanziaria del cliente, che possono esporre al rischio di infiltrazioni criminali nota7.
Assumono rilievo le informazioni circa le caratteristiche dell’esecutore e dell’eventuale titolare effettivo, quando tali informazioni siano notorie o comunque note al destinatario e non coperte da obblighi di segretezza che ne impediscano l’utilizzazione da parte del destinatario stesso; ).

2) le attività svolte e gli interessi economici:
rileva la riconducibilità delle attività economiche a quelle tipologie che per loro natura presentano particolari rischi di riciclaggio e che, per questo, impongono specifiche cautele (ad esempio, attività economiche caratterizzate dalla movimentazione di elevati flussi finanziari, da un uso elevato di contante). Rileva inoltre l’operatività in settori economici interessati dall’erogazione di fondi pubblici, anche di fonte comunitaria (ad esempio, appalti, sanità, raccolta e smaltimento dei rifiuti, produzione di energie rinnovabili);

3) il comportamento tenuto in occasione del compimento dell’operazione o dell’instaurazione del rapporto continuativo: vengono in considerazione comportamenti di natura dissimulatoria. A titolo esemplificativo, rilevano la riluttanza del cliente o dell’eventuale esecutore nel fornire le informazioni richieste ovvero l’incompletezza o l’erroneità delle stesse (ad esempio, le informazioni necessarie per la sua identificazione o per l’individuazione dell’eventuale titolare effettivo oppure relative a natura e scopo del rapporto o dell’operazione);

4) area geografica di interesse del cliente o della controparte: rilevano la residenza o sede, il luogo di localizzazione dell’attività svolta o comunque degli affari, specie se ingiustificatamente distanti dalla sede/filiale del destinatario; assume rilievo la presenza nel territorio di fenomeni di illiceità suscettibili di alimentare condotte di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Sono considerati, per quanto noti o conoscibili, il grado di infiltrazione della criminalità economica, i fattori di debolezza socio-economica o istituzionale, i fenomeni di “economia sommersa” e, in generale, le informazioni utili a definire il profilo di rischio del territorio. A tal fine, gli intermediari possono avvalersi di fonti pubbliche quali le relazioni di inaugurazione dell’anno giudiziario, quelle della Direzione Nazionale Antimafia, quelle del Ministero dell’Interno sull’attività della Direzione Investigativa Antimafia e sull’attività delle Forze di Polizia, lo stato dell’ordine e della sicurezza pubblica e la criminalità organizzata. Particolare attenzione va posta quando l’area di interesse è all’estero; in tal caso assumono rilievo gli elementi di rischio insiti nella situazione politico-economica e nel quadro giuridico e istituzionale del paese di riferimento (soprattutto se si tratta di uno Stato extracomunitario diverso da un paese terzo equivalente ovvero di uno Stato destinatario di rilievi da parte degli organismi internazionali competenti in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo - come, ad esempio, il GAFI e MoneyVal - ovvero di condanna da parte della Corte di Giustizia dell’Unione europea per mancata, incompleta o incorretta attuazione della terza direttiva antiriciclaggio nota8.

B) Criteri di valutazione concernenti i rapporti continuativi e le operazioni occasionali:

1) la tipologia del rapporto continuativo o dell’operazione: rileva la maggiore o minore possibilità di utilizzare il rapporto o l’operazione per fini illeciti (es. operazioni per cassa; bonifici, specie se da o verso Stati extracomunitari diversi dai paesi terzi equivalenti). Su altro piano, la tipologia dei rapporti e delle operazioni richieste costituisce un elemento da considerare per definire l’attività e gli interessi economici del cliente;

2) le modalità di instaurazione e svolgimento del rapporto continuativo o dell’operazione: in via esemplificativa, rilevano modalità di instaurazione e svolgimento del rapporto che non richiedono la presenza fisica del cliente o non consentono la sua identificazione diretta da parte del destinatario. Particolare attenzione va rivolta nei confronti di rapporti instaurati e gestiti esclusivamente mediante l’interposizione di collaboratori esterni. Assume inoltre rilievo l’operatività realizzata in contanti e/o con risorse provenienti da o destinate verso l’estero – specie se la movimentazione avviene con modalità o mezzi di pagamento inusuali – o caratterizzata da un’ingiustificata complessità;

3) l’ammontare: richiedono attenta valutazione i rapporti connessi all’offerta di servizi di private banking per la gestione personalizzata di un ingente patrimonio del cliente, nonché, più in generale, le operazioni di cospicuo ammontare, in particolare se incoerenti rispetto al profilo economico-patrimoniale del cliente, e le operazioni che possano essere ricondotte a un’ipotesi di frazionamento volto a eludere gli obblighi antiriciclaggio;

4) la frequenza delle operazioni e la durata del rapporto continuativo: frequenza e durata vanno valutate in relazione ai bisogni economico-finanziari del cliente e alla luce dello scopo e della natura del rapporto;

5) la ragionevolezza del rapporto continuativo o dell’operazione in rapporto all’attività svolta dal cliente: la valutazione va effettuata con riferimento al complessivo profilo economico del cliente, elaborato sulla base di tutte le informazioni disponibili (rilevano, ad esempio, il fabbisogno di servizi finanziari e la capacità reddituale e patrimoniale). Possono essere utili valutazioni comparative con l’operatività di soggetti con similari caratteristiche dimensionali, di settore economico, di area geografica;

6) l’area geografica di destinazione dei fondi o degli strumenti finanziari oggetto del rapporto continuativo o dell’operazione: si richiama quanto indicato con riferimento ai clienti (cfr. precedente punto A.4);

7) l’effettuazione dell’operazione in contanti, quando non vi siano ragioni giustificative alla luce della natura e delle caratteristiche del cliente e anche in relazione all’utilizzo di banconote di taglio elevato (200 e 500 euro).

Sezione III. La profilatura della clientela.

I destinatari provvedono a definire il profilo di rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo attribuibile a ogni cliente, sulla base delle informazioni acquisite e delle analisi effettuate, in applicazione delle precedenti Sezioni I e II e, in particolare, con riferimento agli elementi di valutazione ivi indicati e a quelli ulteriori che i destinatari ritengano di adottare.

In esito alla profilatura, ciascun cliente è incluso in una delle classi di rischio predefinite dai destinatari.

A ciascuna classe di rischio è associato un coerente livello di profondità ed estensione degli adempimenti agli obblighi previsti dalla normativa di contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo (adeguata verifica e valutazione delle operazioni sospette).

Nel caso dei rapporti continuativi, i destinatari definiscono la frequenza ordinaria di aggiornamento della profilatura del cliente, sulla base del relativo livello di rischio, e i casi in cui occorre verificare la congruità della classe di rischio assegnata (ad esempio nel caso di cambiamenti rilevanti dell’operatività del cliente o della compagine societaria). Tale verifica deve essere effettuata quando constino ai destinatari eventi o circostanze che sono suscettibili di modificare il profilo di rischio (ad esempio, nel caso di assunzione della qualifica di PEPs o di cambio del titolare effettivo).

La segmentazione della clientela si avvale di procedure strutturate di raccolta e di elaborazione dei dati e delle informazioni. La raccolta delle notizie può avvenire attraverso percorsi guidati o questionari. L’elaborazione del profilo di rischio può essere effettuata anche avvalendosi di algoritmi predefiniti e procedure informatiche, in grado di assegnare in automatico la classe di rischio. In tutti i casi di modalità automatiche, gli operatori devono applicare classi di rischio più elevate ove le ritengano appropriate. Se la modifica dell’operatore abbassa il livello di rischio o dei controlli, essa va motivata per iscritto.

Modalità di elaborazione in automatico e in tempo reale possono risultare particolarmente adatte nel caso di singole operazioni non riconducibili a un rapporto continuativo (operazione occasionale), di importo tale per cui la normativa richiede l’adeguata verifica.

Nei gruppi in cui la profilatura del cliente non è accentrata, essa viene effettuata dalle singole società anche sulla base delle informazioni utilizzate dalle altre società per l’assegnazione della classe di rischio al cliente stesso.

Ciascuna società assume, per uno stesso cliente, il profilo di rischio più elevato tra quelli assegnati da tutte le società del gruppo. Se una società assegna un profilo di rischio più basso di quello assegnato dalle altre società del gruppo, le ragioni di tale scelta vanno specificamente motivate per iscritto. Quando una società varia la classe di rischio di un cliente, ne dà comunicazione alle altre società interessate.

PARTE SECONDA: OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA

Sezione I. Contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela.

L’adeguata verifica della clientela consiste nelle seguenti attività:

a) identificazione del cliente e dell’eventuale esecutore;

b) identificazione dell'eventuale titolare effettivo;

c) verifica dell’identità del cliente, dell’eventuale esecutore e dell’eventuale titolare effettivo sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente;

d) acquisizione di informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo e, quando rilevi secondo un approccio basato sul rischio, dell’operazione occasionale;

e) esercizio di un controllo costante nel corso del rapporto continuativo.

Sezione II. Ambito di applicazione.

I destinatari procedono all’adeguata verifica della clientela in relazione ai rapporti e alle operazioni che rientrano nella propria attività istituzionale, come definita dalla normativa di settore.

Sono escluse dal campo di applicazione le attività finalizzate o connesse all’organizzazione, al funzionamento e all'amministrazione dei destinatari, tenuto conto che esse non rientrano nelle attività istituzionali proprie dei destinatari e che, nello svolgimento delle stesse, le controparti dei destinatari si configurano come prestatori di beni o servizi su iniziativa dei destinatari stessi, piuttosto che come clienti che richiedono di instaurare un rapporto continuativo o di effettuare un’operazione occasionale (ad esempio: forniture per l'acquisizione di materiali o beni strumentali propri, acquisizione e manutenzione degli immobili ove viene esercitata l'attività istituzionale, prestazioni acquisite da liberi professionisti per consulenze nota9).

Le attività di adeguata verifica di cui alle lettere da a) a d) della precedente Sezione vanno effettuate, comunque e quantomeno, nei momenti e nei casi di seguito indicati:

a) quando si instaura un rapporto continuativo;

b) quando venga eseguita un’operazione occasionale, disposta dal cliente che comporti la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che sia effettuata con un’operazione unica o con più operazioni frazionate.

Rientrano in tale fattispecie i casi in cui le banche, gli istituti di moneta elettronica, gli istituti di pagamento o le Poste Italiane SpA agiscano da tramite o siano comunque parte nei trasferimenti di denaro contante o titoli al portatore effettuati a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, laddove l’importo complessivo sia pari o superiore a 15.000 euro.
Gli agenti in attività finanziaria iscritti nell'elenco previsto dall'articolo 128-quater, comma 2, del TUB e gli agenti indicati nell’articolo 128-quater, commi 6 e 7, del medesimo testo unico osservano gli obblighi di adeguata verifica della clientela anche per le operazioni di importo inferiore a 15.000 euro.

c) quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile: a tal fine, i destinatari delle presenti istruzioni si avvalgono degli indicatori di anomalia di cui all’art. 41 del decreto antiriciclaggio, emanati con provvedimento della Banca d’Italia su proposta della UIF, e degli schemi rappresentativi di comportamenti anomali diffusi dalla UIF;

d) quando sorgano dubbi sulla completezza, attendibilità o veridicità delle informazioni o della documentazione precedentemente acquisite dalla clientela (ad esempio, nel caso di mancato recapito della corrispondenza all’indirizzo comunicato; in caso di incongruenze tra documenti presentati dal cliente o comunque acquisiti dal destinatario).

Nei casi indicati sub a) e b), anche quando il rapporto sia instaurato o l’operazione sia effettuata senza la presenza fisica del cliente (cfr. Parte Quarta, Sezione II, par. 2), l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo e la verifica dei relativi dati possono ritenersi assolte qualora siano già state effettuate in relazione a un rapporto in essere, purché identificazione e verifica siano aggiornate nell’ambito dell’attività di controllo costante (cfr. Parte Seconda, Sezione VII).

Sezione III. L’identificazione del cliente e dell’esecutore.

Qualora il cliente sia una persona fisica, l’identificazione avviene mediante acquisizione dei dati identificativi forniti dall’interessato o tratti da un documento d’identità non scaduto tra quelli indicati nell’allegato tecnico del decreto antiriciclaggio.

Con le medesime modalità vanno altresì identificati i cointestatari e l’esecutore. Nel caso dell’esecutore, devono essere altresì acquisite le informazioni relative alla sussistenza del potere di rappresentanza. Quando le persone da identificare siano più di una, le identificazioni e le verifiche di cui alla Sezione V possono avvenire in momenti diversi, purché prima di rendere operativi la cointestazione o i poteri di delega o comunque di rappresentanza.

Qualora il cliente sia un soggetto diverso da persona fisica, esso opera attraverso le persone fisiche dotate del potere di rappresentarlo. Pertanto, in tali casi, l’identificazione va fatta nei confronti:
  • del cliente, attraverso l’acquisizione dei dati identificativi nonché di informazioni su tipologia, forma giuridica, fini perseguiti e/o attività svolta e, se esistenti, gli estremi dell’iscrizione nel registro delle imprese e negli albi tenuti dalle eventuali autorità di vigilanza di settore; nel caso di organizzazioni non profit, andrà acquisita anche l’informazione circa la classe di beneficiari cui si rivolgono le attività svolte (ad es. senza tetto, disabili, vittime di catastrofi naturali e di guerre, ecc.);
  • dell’esecutore: oltre all’acquisizione dei dati identificativi, andranno acquisite informazioni circa la sussistenza del potere di rappresentanza.

L’identificazione va effettuata in presenza del cliente ovvero – quando questi sia un soggetto diverso da una persona fisica – dell’esecutore. Al di fuori di tali ipotesi, si rientra nell’ambito dell’operatività a distanza (cfr. Parte Quarta, Sez. II).

Sezione IV. L’identificazione del titolare effettivo.

L’identificazione del titolare effettivo ha luogo, senza che sia necessaria la sua presenza fisica, contestualmente all’identificazione del cliente e sulla base dei dati identificativi da questi forniti ai sensi dell’art. 21 del decreto antiriciclaggio, ovvero in altro modo, ad esempio facendo ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti pubblicamente accessibili.

Nel caso di rapporto continuativo, all’atto dell’identificazione il cliente diverso da persona fisica va richiamato a fornire tutte le indicazioni necessarie all’identificazione del titolare effettivo sub 2).

Nel caso di operazione occasionale che soddisfi i requisiti di importo di cui alla lettera b) della Parte Seconda, Sezione II, all’atto dell’identificazione il cliente va richiamato a dichiarare se l’operazione occasionale è effettuata per conto di altro soggetto e a fornire tutte le indicazioni necessarie all’identificazione dell’eventuale titolare effettivo sub 1) o sub 2).

Le operazioni riconducibili a un rapporto continuativo, che soddisfino i citati requisiti di importo, si presumono effettuate per conto del cliente-persona fisica intestatario del rapporto o, nel caso di cliente diverso da persona fisica, del titolare effettivo sub 2) del rapporto stesso; ciò salva diversa indicazione del cliente medesimo. A tale ultimo riguardo, alla costituzione del rapporto continuativo, il cliente va richiamato a indicare, nel corso del futuro svolgimento del rapporto, le operazioni tra quelle che soddisfano i citati requisiti di importo che siano effettuate per conto di terzi nota10 e a fornire tutte le indicazioni necessarie all’identificazione del titolare effettivo dell’operazione. Nel quadro del controllo costante, i destinatari valutano eventuali elementi che inducono a ritenere che il cliente stia operando per conto di soggetti diversi da quelli indicati.

In relazione alle situazioni concrete, è possibile che vi siano molteplici titolari effettivi; gli adempimenti vanno espletati per ciascuno di essi.

Sezione V. La verifica dei dati relativi al cliente, all’esecutore e al titolare effettivo.

1. La verifica dei dati relativi al cliente, all’esecutore e al titolare effettivo sub 1) avviene mediante il confronto con quelli desumibili da una fonte affidabile e indipendente, di cui va acquisita e conservata copia, in formato cartaceo o elettronico.

Ai fini della verifica dei dati del cliente e dell’esecutore persone fisiche, i destinatari effettuano il riscontro su un documento d’identità originale non scaduto, tra quelli di cui all’Allegato tecnico del decreto antiriciclaggio, e ne acquisiscono copia, in formato cartaceo o elettronico.

Quando le persone di cui verificare i dati siano più di una – nel caso di cointestatari, di più esecutori – le verifiche dei dati possono avvenire in momenti diversi, purché prima di rendere operativi la cointestazione o i poteri di delega o comunque di rappresentanza.

2. I destinatari adottano misure ragionevolmente appropriate per la verifica dei dati concernenti il titolare effettivo sub 2), alla luce del profilo di rischio del cliente, del rapporto o dell’operazione.

A tal fine, va effettuato il riscontro con le informazioni desumibili da una fonte affidabile e indipendente, di cui va acquisita - in via autonoma o dal o per il tramite del cliente – e conservata copia in formato cartaceo o elettronico.

3. Quando sussiste un basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, la verifica relativa al titolare effettivo sub 2) può essere effettuata acquisendo una dichiarazione di conferma dei dati relativi al titolare effettivo sottoscritta dal cliente, sotto la propria responsabilità.

4. In tutti i casi sopra indicati il destinatario valuta, in base all’approccio basato sul rischio, se effettuare ulteriori riscontri, ricorrendo a soggetti che forniscono informazioni economico – commerciali ovvero a più fonti affidabili e indipendenti.

5. Tra le fonti affidabili e indipendenti rientrano:

a) i documenti di identità non scaduti tra quelli di cui all’Allegato tecnico del decreto antiriciclaggio, diversi da quello utilizzato per la verifica di cui sopra;

b) gli atti pubblici, le scritture private autenticate, i certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici ai sensi dell’articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, per quanto attiene ai contenuti assistiti da efficacia probatoria legale;

c) la dichiarazione della rappresentanza diplomatica e dell’autorità consolare italiana, così come indicata nell’articolo 6 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153;

d) gli archivi camerali, gli albi ed elenchi di soggetti autorizzati, gli atti costitutivi, gli statuti, i bilanci o documenti equivalenti, le comunicazioni rese al pubblico in conformità alla normativa di settore (quali prospetti, comunicazioni di partecipazioni rilevanti o informazioni privilegiate);

e) le informazioni provenienti da organismi e autorità pubbliche, ivi compresa la pubblica amministrazione, anche di Stati esteri, purché paesi terzi equivalenti; tali informazioni possono essere acquisite anche attraverso i siti web.

6. I destinatari adottano le misure di diligenza professionale per verificare l’autenticità dei documenti originali utilizzati. Qualora i documenti originali siano in lingua straniera, i destinatari adottano le misure di diligenza professionale per accertare il reale contenuto degli stessi (anche attraverso una traduzione giurata dell’originale, quando ritenuto necessario).

Per i soggetti minori di età, i dati identificativi devono essere verificati, in mancanza di un documento di identità o di riconoscimento, attraverso il certificato di nascita o l'eventuale provvedimento del giudice tutelare. La verifica può avvenire anche a mezzo di una foto autenticata: in tal caso devono essere registrati gli estremi dell'atto di nascita dell'interessato.

Per i soggetti non comunitari, deve procedersi alla verifica dei dati personali attraverso il passaporto, il permesso di soggiorno, il titolo di viaggio per stranieri rilasciato dalla Questura o altro documento da considerarsi equivalente ai sensi della normativa italiana. A titolo esemplificativo, per gli apolidi, che non risultino in possesso dei predetti documenti, i dati identificativi possono essere verificati attraverso il titolo di viaggio per apolidi, rilasciato ai sensi della Convenzione sullo Statuto degli Apolidi firmata a New York il 28.9.1954. Per i titolari dello status di “rifugiato” o dello status di “protezione sussidiaria”, ai sensi del d.lgs. 19 novembre 2007, n. 251, i dati identificativi possono essere verificati anche attraverso i documenti di viaggio di cui all’art. 24 del citato d.lgs. n. 251 del 2007.

7. Si procede alla verifica dell’identità del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo al momento dell’instaurazione del rapporto continuativo ovvero dell’esecuzione dell’operazione occasionale, ad eccezione dei casi seguenti:

i. la verifica dei dati sul titolare effettivo può avvenire successivamente all’instaurazione del rapporto purché siano assunte adeguate misure per impedire che vengano effettuate operazioni nelle more della verifica;

ii. la verifica dei dati sul cliente, sull’esecutore e sul titolare effettivo può avvenire dopo l’instaurazione del rapporto, qualora ciò sia necessario per non interrompere la normale conduzione degli affari e risulti un basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo. In ogni caso la procedura è completata il più presto possibile dopo il primo contatto e comunque entro trenta giorni dall’instaurazione del rapporto; oltre tale termine il destinatario valuta se astenersi dalla prosecuzione del rapporto e se inviare una segnalazione di operazione sospetta, secondo quanto previsto nella Parte Seconda, Sezione IX. A titolo esemplificativo, rientrano in tali ipotesi il caso delle negoziazioni su strumenti finanziari, quando la rapida esecuzione della transazione esige un differimento del completamento della procedura di adeguata verifica.

Sezione VI. L’acquisizione delle informazioni sullo scopo e la natura prevista del rapporto continuativo e delle operazioni occasionali.

1. I destinatari acquisiscono informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto.

La profondità e l’estensione delle verifiche sono correlate al profilo di rischio.

Vanno comunque acquisite le notizie concernenti:
  • le finalità relative all’accensione del rapporto;
  • le relazioni tra il cliente e gli esecutori;
  • l’attività lavorativa ed economica svolta e, in generale, le relazioni d’affari.

Ulteriori informazioni da acquisire secondo l’approccio in base al rischio possono riguardare, a titolo esemplificativo:
  • l’origine dei fondi utilizzati nel rapporto;
  • la relazione tra il cliente e il titolare effettivo del rapporto;
  • le relazioni d’affari e i rapporti con altri destinatari;
  • la situazione economica (fonti di reddito) e patrimoniale;
  • la situazione lavorativa, economica e patrimoniale di familiari e conviventi.

2. Le informazioni possono essere desunte dal rapporto ovvero richieste al cliente.

L'esternsione delle verifiche, attraverso fonti attendibili ed indipendenti, è effettuata in relazione al profilo di rischio; oltre ai documenti sopra indicati, possono essere acquisiti, a titolo esemplificativo, bilanci, dichiarazioni IVA e dei redditi, documenti e dichiarazioni provenienti dal datore di lavoro, da intermediari o altri soggetti.

3. I destinatari valutano se acquisire informazioni sullo scopo e sulla natura delle operazioni occasionali, quando rilevino, secondo un approccio in base al rischio, elementi che potrebbero configurare un elevato rischio di riciclaggio.

Sezione VII. Il controllo costante nel corso del rapporto continuativo.

Il controllo costante nel corso del rapporto continuativo risponde alla duplice esigenza di mantenere aggiornato il profilo del cliente e di individuare elementi di incongruenza che possono costituire anomalie rilevanti ai fini di specifici adempimenti (adozione di misure rafforzate di adeguata verifica, segnalazioni di operazioni sospette, astensione dall’esecuzione dell’operazione o dalla prosecuzione del rapporto).

Il controllo costante si esercita attraverso l’esame della complessiva operatività del cliente, avendo riguardo sia ai rapporti continuativi in essere che alle operazioni specifiche eventualmente disposte, nonché mediante l’acquisizione di informazioni in sede di verifica o aggiornamento delle notizie ai fini dell’identificazione del cliente e del titolare effettivo e dell’accertamento della natura e dello scopo del rapporto o dell’operazione.

I destinatari stabiliscono, in ragione del rischio specifico, la tempistica e la frequenza dell’aggiornamento relativo ai dati e alle informazioni acquisite e alle relative verifiche. Tale pianificazione può utilmente avvalersi di procedure automatiche di segnalazione della scadenza di documenti, certificazioni, poteri di rappresentanza, rapporti di mandato, nonché di segnalazione dell’acquisizione di specifiche qualità (ad esempio, quella di PEPs), ovvero dell’inclusione in liste o elenchi (ad esempio, quelli previsti dai Regolamenti comunitari o dai decreti ministeriali ex. d.lgs. 109/07, emanati al fine di contrastare il finanziamento del terrorismo internazionale). L’aggiornamento va comunque effettuato quando risulti al destinatario che non sono più attuali le informazioni utilizzate per l’adeguata verifica precedentemente acquisite.

Le risultanze del controllo possono condurre all’aggiornamento di dati, informazioni e profili di rischio, all’effettuazione di più ampie e approfondite verifiche (anche all’applicazione dell’adeguata verifica rafforzata), all’individuazione di anomalie e incongruenze che possono condurre alla segnalazione di operazioni sospette, al congelamento dei fondi, all’astensione dall’effettuazione dell’operazione o alla chiusura del rapporto (cfr. Parte Seconda, Sezione IX).

Sezione VIII. Gli obblighi di conservazione.

I destinatari conservano in formato cartaceo o elettronico i documenti acquisiti nell’effettuazione dell’adeguata verifica, al fine di: a) dimostrare alle Autorità di Vigilanza le procedure seguite e le misure adottate per adempiere agli obblighi di legge; b) consentire analisi e approfondimenti da parte della UIF o di qualsiasi altra Autorità competente; c) consentirne l’utilizzo nell’ambito di indagini o procedimenti su operazioni di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo o altri reati.

I documenti sono conservati per un periodo di dieci anni decorrenti dalla data di:
  • esecuzione dell’operazione occasionale;
  • chiusura del rapporto continuativo.

I documenti devono essere prontamente disponibili, in formato cartaceo o elettronico, su richiesta delle Autorità competenti.

La conservazione dei documenti presso un’unica struttura, eventualmente individuata a livello di gruppo ovvero presso terzi, è consentita, purché ciò non determini ostacoli giuridici (riservatezza, privacy) o logistici che compromettano la pronta disponibilità dei documenti stessi.

Sezione IX. Impossibilità di effettuare l’adeguata verifica: l’obbligo di astensione.

1. Quando i destinatari non sono in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela di cui alle Sezioni III, IV, V e VI della presente Parte, non instaurano il rapporto continuativo ovvero non eseguono l’operazione (cfr. art. 23, comma 1 del decreto antiriciclaggio).

2. Se tale impossibilità si verifica per un rapporto continuativo in essere o per un’operazione in corso di realizzazione, essi pongono fine al rapporto o all’esecuzione dell’operazione.

In tal caso, restituiscono al cliente i fondi, gli strumenti e le altre disponibilità finanziarie di spettanza, liquidandone il relativo importo tramite bonifico su un conto corrente bancario indicato dal cliente stesso.

Il trasferimento dei fondi è accompagnato da un messaggio che indica alla controparte bancaria che le somme sono restituite al cliente per l'impossibilità di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela (cfr. art. 23, comma 1-bis del decreto antiriciclaggio).

3. In ogni caso, i destinatari valutano se inviare una segnalazione di operazione sospetta.

PARTE TERZA: MISURE SEMPLIFICATE DI ADEGUATA VERIFICA

Sezione I. Intermediari e altri soggetti.

1. E’ prevista la possibilità di applicare misure semplificate di adeguata verifica della clientela nel caso di fattispecie a basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, specificamente individuate dall’ordinamento.

Le procedure semplificate di adeguata verifica della clientela si applicano quando il cliente rientra nelle seguenti categorie:

a) soggetti di cui all’art. 25, comma 1, del decreto antiriciclaggio;

b) uffici della pubblica amministrazione ovvero istituzioni e organismi che svolgano funzioni pubbliche conformemente al trattato sull’Unione europea, ai trattati sulle Comunità europee o al diritto comunitario derivato;

c) soggetti per i quali il Ministero dell’economia e delle finanze con proprio decreto, sentito il Comitato di sicurezza finanziaria, abbia autorizzato l’applicazione, in tutto o in parte, di misure semplificate ai sensi dell’art. 26 del decreto antiriciclaggio.

2. Nei casi indicati, i destinatari si attengono a quanto previsto nella presente Sezione ai fini dell’adempimento degli obblighi di adeguata verifica.

Ai sensi dell’art. 25, comma 4, del decreto antiriciclaggio, i destinatari raccolgono sufficienti informazioni sulla clientela idonee a stabilire se ricorrono le condizioni di basso rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo richieste per l’applicazione della presente Sezione.

I destinatari accertano l’identità del cliente, acquisendo i dati relativi a denominazione, natura giuridica, sede legale, e, ove esistente, codice fiscale dello stesso. A titolo esemplificativo, i dati relativi agli intermediari creditizi, finanziari e assicurativi di cui all’art. 25, comma 1, del decreto antiriciclaggio possono essere acquisiti consultando – anche tramite internet – gli albi tenuti dalle autorità di vigilanza di settore; informazioni sulle società quotate i cui strumenti finanziari sono ammessi alla negoziazione su un mercato regolamentato ai sensi della direttiva MIFID in uno o più Stati membri possono essere desunti, ad esempio, consultando il sito dell’European Securities and Markets Authority (ESMA) nota11.

3. Ove i destinatari dispongano di affidabili meccanismi e procedure proprie o di sistema (quali ad esempio il meccanismo di scambio di chiavi SWIFT) per il riconoscimento dei clienti e del personale degli stessi legittimato a rappresentarli nelle transazioni, essi possono utilizzare tali meccanismi e procedure anche ai fini dell’identificazione e della verifica dei dati relativi al cliente e all’esecutore.

4. I destinatari verificano il permanere dei presupposti per l’applicazione della procedura semplificata, con modalità e frequenza stabilite secondo l’approccio basato sul rischio.

I destinatari conservano per tutta la durata del rapporto le informazioni raccolte e gli esiti delle verifiche effettuate per stabilire se un cliente rientri tra quelli cui si applica la procedura di adeguata verifica in forma semplificata.

5. I destinatari si astengono dall’applicazione delle misure semplificate e si attengono agli adempimenti ordinari o rafforzati di adeguata verifica, salvo che non intendano astenersi dall’effettuazione dell’operazione o dalla costituzione del rapporto e ferma la valutazione di inviare la segnalazione di operazione sospetta (cfr. Parte Seconda, Sezione IX), nei casi in cui:
  • vi siano dubbi sull’idoneità o la veridicità delle informazioni acquisite ai fini della riconduzione del cliente alle categorie sopra indicate;
  • non vi siano più le condizioni per la configurazione di un basso rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo – che consente l’applicazione della procedura semplificata – in base al giudizio dei destinatari, che si avvalgono, a tal fine, degli elementi di valutazione indicati nella Parte Prima, Sezione II;
  • vi sia comunque il sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
  • la Commissione europea adotti, con riferimento ad un Paese terzo, una decisione di accertamento a norma dell'articolo 40, paragrafo 4, della terza direttiva antiriciclaggio; in tal caso, i destinatari delle presenti istruzioni non possono applicare misure semplificate di adeguata verifica della clientela agli enti creditizi e finanziari o società quotate del Paese terzo in questione o ad altri soggetti in base a situazioni che rispettano i criteri tecnici stabiliti dalla Commissione europea a norma dell'articolo 40, paragrafo 1, lettera b), della terza direttiva antiriciclaggio.

Sezione II. Prodotti e transazioni.

I destinatari sono esentati dall’effettuazione dell’adeguata verifica nel caso di prodotti e transazioni che rientrano nelle seguenti categorie (cfr. art. 25, comma 6, del decreto antiriciclaggio):

a) contratti di assicurazione-vita, il cui premio annuale non ecceda i 1.000 euro o il cui premio unico sia di importo non superiore a 2.500 euro;

b) forme pensionistiche complementari disciplinate dal decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, a condizione che esse non prevedano clausole di riscatto diverse da quelle di cui all'articolo 14 del medesimo decreto e che non possano servire da garanzia per un prestito al di fuori delle ipotesi previste dalla normativa vigente;

c) regimi di pensione obbligatoria e complementare o sistemi simili che versino prestazioni di pensione, per i quali i contributi siano versati tramite deduzione dal reddito e le cui regole non permettano ai beneficiari, se non dopo il decesso del titolare, di trasferire i propri diritti;

d) moneta elettronica quale definita nell'articolo 1, comma 2, lettera h-ter), del TUB, nel caso in cui, se il dispositivo non è ricaricabile, l'importo massimo memorizzato sul dispositivo non ecceda 250 euro oppure nel caso in cui, se il dispositivo è ricaricabile, sia imposto un limite di 2.500 euro sull'importo totale trattato in un anno civile, fatta eccezione per i casi in cui un importo pari o superiore a 1.000 euro sia rimborsato al detentore nello stesso anno civile ai sensi dell'articolo 11 della direttiva 2009/110/CE ovvero sia effettuata una transazione superiore a 1.000 euro, ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1781/2006. Per quanto concerne le operazioni di pagamento nazionali, il limite di 250 euro di cui alla presente lettera è aumentato a 500 euro;

e) qualunque altro prodotto o transazione caratterizzato da un basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo che soddisfi i criteri tecnici stabiliti dalla Commissione europea a norma dell'articolo 40, paragrafo 1, lettera b), della terza direttiva antiriciclaggio, se autorizzato dal Ministro dell'economia e delle finanze con proprio decreto.

I destinatari non applicano l’esenzione e si attengono agli adempimenti ordinari o rafforzati di adeguata verifica quando vi sia comunque il sospetto del coinvolgimento in attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile.

PARTE QUARTA: OBBLIGHI RAFFORZATI DI ADEGUATA VERIFICA

Sezione I. Principi generali e casi tipici.

1. I destinatari applicano misure rafforzate di adeguata verifica della clientela, quando sussista un elevato rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, risultante da specifiche previsioni normative ovvero dall’autonoma valutazione del destinatario sulla base dei criteri di cui alla Parte Prima, Sezione II delle presenti istruzioni.

2. I casi di misure rafforzate specificamente previsti dal decreto antiriciclaggio sono i seguenti:

a) operatività a distanza (cfr. Sez. II);

b) persone politicamente esposte (cfr. Sez. III);

c) conti di corrispondenza con enti corrispondenti di Stati extracomunitari (cfr. Parte Sesta, Sez. I).

Inoltre, le misure rafforzate vanno assunte nei seguenti casi:

d) nel caso di operazioni di versamento di contanti o valori provenienti da altri Stati (cfr. Sez. IV);

e) qualora sia inviata alla UIF la segnalazione di operazione sospetta: in tal caso, il destinatario applica misure rafforzate fino a quando ritenga di poter escludere l’esistenza di un elevato pericolo di riciclaggio;

f) in relazione al ricorso a prodotti, operazioni, tecnologie che possano aumentare il rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo (ad esempio, favorendo l’anonimato). A tal fine, i destinatari si avvalgono delle informazioni sulle tipologie operative e sulle tendenze evolutive riguardanti il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo pubblicati dalle competenti autorità nazionali e organizzazioni internazionali. I destinatari si avvalgono in particolare degli indicatori di anomalia delle operazioni potenzialmente sospette e dei modelli e degli schemi rappresentativi di comportamenti anomali diffusi dalla UIF ai sensi dell’art. 6 del decreto antiriciclaggio, nonché delle tipologie indicate dal GAFI nota12.

3. L’adeguata verifica rafforzata consiste nell’adozione di misure caratterizzate da maggiore profondità, estensione e frequenza, nelle diverse aree dell’adeguata verifica. A titolo esemplificativo, possono essere acquisite informazioni ulteriori rispetto ai dati identificativi ordinariamente previsti (ad esempio, quelli relativi a familiari / conviventi / società / soggetti in affari con il cliente); possono essere acquisite ulteriori informazioni sull’esecutore e il titolare effettivo; per le operazioni occasionali, possono essere acquisite informazioni sulla natura e lo scopo delle stesse; possono essere effettuate verifiche più incisive delle informazioni acquisite in merito al cliente, all’esecutore e al titolare effettivo ovvero possono essere svolte indagini più approfondite sulla natura e/o scopo del rapporto; possono essere aumentate l’intensità e la frequenza del monitoraggio nel controllo continuo (si fa rinvio alle parti delle presenti istruzioni indicate nella nota contenuta nella Sez. II della Parte Prima).

Sezione II. Operatività a distanza.

1. Rientra in tale ambito l’operatività svolta dal cliente senza la sua presenza fisica presso i destinatari; nel caso in cui il cliente sia un soggetto diverso da una persona fisica, esso si considera presente quando lo sia l’esecutore.

L’operatività a distanza realizzata attraverso i sistemi di comunicazione telefonica o informatica (ad esempio, Internet banking e phone banking) richiede una specifica attenzione da parte dei destinatari, in considerazione dell’assenza di un contatto diretto sia con il cliente che con i soggetti eventualmente incaricati dal medesimo. Il progressivo consolidamento dell’offerta di servizi bancari attraverso Internet può inoltre accrescere il rischio di frodi connesse al furto di identità elettronica, compromettendo gravemente l’attendibilità dei dati raccolti nell’ambito dell’operatività aziendale.

2. Gli obblighi di adeguata verifica si intendono assolti, anche senza la presenza fisica del cliente, nei seguenti casi:

a) quando l’identificazione e la verifica siano state già effettuate in relazione a un rapporto in essere, secondo quanto previsto nell’ultimo capoverso della Parte Seconda, Sezione II;

b) qualora il destinatario si avvalga dell’adeguata verifica effettuata da parte di terzi ai sensi dell’art. 29 e segg. del decreto antiriciclaggio (cfr. Parte V “Esecuzione da parte di terzi degli obblighi di adeguata verifica”);

c) per le operazioni effettuate con sistemi di cassa continua o di sportelli automatici, per corrispondenza o attraverso soggetti che svolgono attività di trasporto di valori o mediante carte di pagamento; tali operazioni sono imputate al soggetto titolare del rapporto al quale ineriscono, a meno che ricorrano circostanze a ciò ostative, come ad esempio nel caso in cui la documentazione dispositiva, ove prevista, non sia stata sottoscritta dal cliente o dal soggetto autorizzato a rappresentarlo (esecutore);

d) qualora il destinatario acquisisca uno o più dei seguenti documenti da cui risultino i dati identificativi e le altre informazioni richieste ai fini dell’adeguata verifica:
  • atti pubblici, scritture private autenticate;
  • certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici ai sensi dell’articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
  • una dichiarazione della rappresentanza e dell’autorità consolare italiana, così come indicata nell’articolo 6 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153;

e) ove i destinatari effettuino l’identificazione e la verifica dei dati relativi al cliente e all’esecutore attraverso i meccanismi e le procedure indicati nella Parte Terza, Sezione I, paragrafo 3.

3. Nei casi diversi da quelli indicati nel paragrafo 2, i destinatari sono tenuti ad acquisire i dati identificativi e a effettuare il riscontro su una copia – acquisita tramite fax, a mezzo posta, in formato elettronico o con modalità analoghe – di un documento di identità non scaduto, tra quelli di cui all’Allegato tecnico del decreto antiriciclaggio.

4. Nei casi indicati al n. 3, i destinatari provvedono a un’ulteriore verifica dei dati acquisiti secondo le modalità ritenute più opportune, in relazione al rischio specifico. A titolo esemplificativo, si indicano le seguenti modalità: contatto telefonico su utenza fissa (welcome call); invio di comunicazioni a un domicilio fisico con ricevuta di ritorno; richiesta di invio di documentazione controfirmata; verifica su residenza, domicilio, attività svolta, tramite richieste di informazioni ai competenti uffici ovvero mediante incontri in loco, effettuati avvalendosi di personale proprio o di terzi.

5. Qualora il destinatario non sia in grado di ottenere i dati e le informazioni indicate ovvero non riesca a verificare l’attendibilità degli stessi o ad avere altrimenti certezza circa la coincidenza fra il cliente da identificare e il soggetto cui si riferiscono i dati e le informazioni trasmesse ovvero qualora, dalle verifiche effettuate e dalle misure adottate, emerga la falsità o l’incoerenza delle informazioni fornite a distanza, non dà corso all’operazione, non avvia il rapporto continuativo ovvero pone fine al rapporto già in essere e valuta se inviare una segnalazione di operazione sospetta (cfr. Parte Seconda, Sezione IX).

Sezione III. Persone politicamente esposte (PEPs) e persone residenti nel territorio nazionale che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche.

Le persone residenti in altri Stati comunitari o in Stati extracomunitari che rivestono o hanno rivestito importanti cariche pubbliche sono considerati a più alto rischio di riciclaggio in quanto maggiormente esposti a potenziali fenomeni di corruzione, unitamente ai relativi familiari e alle persone che notoriamente sono a loro legate (ad esempio in virtù di rapporti d’affari).

La qualificazione come PEPs assume rilievo sia per il cliente che per il titolare effettivo.

Ciascun intermediario definisce le procedure per verificare se il cliente o il titolare effettivo rientri nella nozione di persona politicamente esposta; l’intensità e l’estensione delle verifiche vanno rapportate al grado di rischio associato ai diversi prodotti e transazioni richieste, secondo il principio di proporzionalità. Al fine di individuare se un dato cliente o titolare effettivo rientri nella nozione di PEPs, i destinatari, oltre a ottenere le pertinenti informazioni dal cliente, si avvalgono di ulteriori fonti, quali ad esempio siti Internet ufficiali delle autorità dei Paesi di provenienza, database di natura commerciale.

Qualora il cliente o il titolare effettivo rientri nella definizione di PEPs, l’avvio o la prosecuzione del rapporto continuativo sono autorizzati dal Direttore generale ovvero da una persona che svolga una funzione equivalente ovvero da persona appartenente all’alta direzione a ciò delegata (ad es. Direttore centrale preposto alla linea di business cui appartiene il prodotto o servizio bancario richiesto). I soggetti cui è demandata l’autorizzazione all’instaurazione dei rapporti decidono in merito all’eventuale successiva perdita dello status di persona politicamente esposta e alla conseguente applicazione di misure ordinarie di adeguata verifica.

I destinatari delle presenti istruzioni, sulla base di un approccio basato sul rischio, valutano se applicare misure rafforzate di adeguata verifica a soggetti che, originariamente individuati come PEPs, abbiano cessato di rivestire le relative cariche pubbliche da oltre un anno.

Nel caso di operazioni o rapporti continuativi con PEPs, i destinatari adottano misure adeguate per stabilire l’origine dei fondi impiegati nel rapporto o nell’operazione. A tal fine, con grado di approfondimento proporzionale al rischio di riciclaggio, acquisiscono una specifica attestazione del cliente e verificano le informazioni sulla base di documenti pubblicamente disponibili e/o in base ad attestazioni di altri intermediari, ove rilasciate.

Il controllo costante nel corso del rapporto va effettuato in misura più intensa e frequente di quella applicata ai rapporti caratterizzati da più basso rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

Qualora il destinatario non sia in grado di ottenere i dati e le informazioni indicate ovvero non riesca a verificare l’attendibilità degli stessi, non dà corso all’operazione, non avvia il rapporto continuativo ovvero pone fine al rapporto già in essere e valuta se inviare una segnalazione di operazione sospetta (cfr. Parte Seconda, Sezione IX).

I destinatari definiscono le procedure per verificare se il cliente o il titolare effettivo residenti sul territorio nazionale siano persone che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche sulla base dei criteri di cui all’allegato tecnico del decreto antiriciclaggio. Ove l’operatività con tali persone presenti un elevato rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, i destinatari applicano le previsioni della presente Sezione, anche con riferimento ai familiari diretti di tali persone o a coloro con i quali esse intrattengono notoriamente stretti legami (cfr. raccomandazione n. 12 del GAFI).

Sezione IV. Operazioni di versamento di contanti o valori provenienti da altri Stati.

Nel caso in cui disponga di elementi informativi tali da ritenere che il cliente stia effettuando un’operazione di versamento di contanti, strumenti finanziari o altri valori mobiliari di importo complessivo pari o superiore al controvalore di 10.000 euro, provenienti da uno Stato estero, comunitario o extracomunitario, il destinatario è tenuto ad acquisire copia della dichiarazione di trasferimento di contante prevista dall’articolo 3 del decreto legislativo 19 novembre 2008 n. 195.

Nel caso in cui non sia stato possibile acquisire copia della predetta dichiarazione, il destinatario non dà corso all’operazione e valuta se inviare una segnalazione di operazione sospetta (cfr. Parte Seconda, Sezione IX).

Sezione V. Operatività con banconote di grosso taglio.

L’utilizzo di banconote di grosso taglio (500 euro e 200 euro) presenta un maggiore rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, in quanto agevola il trasferimento di importi elevati di contante rispetto alle banconote di taglio minore, favorendo le transazioni finanziarie non tracciabili.

Per altro verso, il ricorso frequente e per importi significativi a banconote di grosso taglio espone il possessore a rischi di furto, smarrimento, deterioramento e quindi risulta oggettivamente disincentivato, soprattutto quando il possessore stesso disponga di modalità alternative di movimentazione finanziaria, più rapide e sicure (assegni, bonifici, carte di credito, di pagamento, ecc.). Tali considerazioni risultano ancora più pertinenti nel caso di clienti che presentano una movimentazione finanziaria rilevante per frequenza delle operazioni e/o per importo delle stesse, ad esempio in ragione dello svolgimento di attività imprenditoriali o professionali.

Pertanto, in presenza di operazioni di deposito, di prelievo, di pagamento o di qualsiasi altra operazione con utilizzo di banconote di grosso taglio (500 euro e 200 euro) per importi unitari superiori a 2.500 euro - indipendentemente dalla circostanza che l’operazione preveda, oltre tale importo, l’utilizzo di altri tagli - i destinatari devono effettuare specifici approfondimenti, anche con il cliente, al fine di verificare che le ragioni alla base di tale operatività, alla luce delle considerazioni sopra indicate, consentano di escludere la connessione delle stesse con fenomeni di riciclaggio nota13.

In mancanza di ragionevoli motivazioni, i destinatari si astengono dall’effettuazione dell’operazione e/o dalla prosecuzione del rapporto continuativo già in essere e valutano se inviare una segnalazione di operazione sospetta (cfr. Parte Seconda, Sezione IX).

PARTE QUINTA: ESECUZIONE DA PARTE DI TERZI DEGLI OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA

Sezione I. Ambito di applicazione e responsabilità.

L’assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela può essere demandato a soggetti terzi, ferma la piena responsabilità in capo al destinatario tenuto all’osservanza di detti obblighi.

Il ricorso ai terzi è consentito per tutte le fasi dell’adeguata verifica, ad eccezione del controllo costante dell’operatività (identificazione del cliente e del titolare effettivo, verifica dei dati relativi ai medesimi, acquisizione di informazioni sullo scopo e la natura del rapporto e delle operazioni occasionali).

Ai fini delle presenti istruzioni, rientrano tra i soggetti terzi:

a) soggetti che possono effettuare tutte le fasi consentite dell’adeguata verifica (art. 30, comma 1, del decreto antiriciclaggio):

1) intermediari nazionali di cui all’art. 11, comma 1, del decreto antiriciclaggio, nonché le loro succursali insediate in paesi terzi equivalenti;

2) enti creditizi e finanziari comunitari;

3) banche aventi sede legale e amministrativa in paesi terzi equivalenti.

Resta fermo che gli obblighi di adeguata verifica non possono essere assolti da uno dei citati soggetti al quale il destinatario ritenga di non poter applicare le misure semplificate di adeguata verifica di cui alla Parte Terza, Sezione I, in applicazione delle previsioni ivi indicate.

b) soggetti che possono effettuare solo l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo e l’acquisizione di copia dei documenti di identità originali:

1) intermediari assicurativi operanti nel ramo vita, mediatori creditizi e agenti richiamati nell’art. 30, comma 7, del decreto antiriciclaggio;

2) collaboratori esterni che, in virtù di apposita convenzione, operano in nome e per conto di intermediari nel proporre alla clientela la sottoscrizione di contratti riconducibili all’attività istituzionale degli intermediari medesimi (cfr. art. 30, comma 8, del decreto antiriciclaggio). La convenzione deve specificare gli obblighi da assolvere in materia di identificazione e le modalità e i tempi di adempimento, ivi inclusi i tempi di trasmissione delle informazioni all’intermediario, nonché la responsabilità del collaboratore per il non corretto svolgimento dell’attività assegnatagli.

In particolare, si tratta dei collaboratori esterni che propongono, in nome e per conto di intermediari, la sottoscrizione di contratti relativi al credito al consumo ovvero di contratti di leasing o di factoring o di emissione di moneta elettronica.

In nessun caso gli obblighi di adeguata verifica possono essere demandati a soggetti che non hanno insediamenti fisici in alcun paese.

Ai sensi dell’art. 35 del decreto antiriciclaggio, nei casi di rapporti di esternalizzazione o di agenzia, la presente Parte non si applica al fornitore del servizio esternalizzato o all'agente che siano considerati, ai sensi del contratto, parte integrante del destinatario e quindi equiparati, ai fini delle presenti istruzioni, ai dipendenti di quest’ultimo nota14.

Sezione II. Contenuto e modalità di esecuzione degli obblighi.

1. Gli obblighi di adeguata verifica si considerano soddisfatti attraverso un’idonea attestazione rilasciata dal terzo che abbia provveduto ad adempierli in proprio in presenza del cliente in relazione alla costituzione di un rapporto continuativo tuttora in essere (cfr. art. 30, comma 1, del decreto antiriciclaggio).

L’attestazione deve essere riconducibile al terzo attestante, attraverso accorgimenti idonei (sottoscrizione cartacea da parte del personale a ciò autorizzato, invio con sistemi informatici, ecc.) e deve essere trasmessa dal terzo attestante e non dal cliente.

Al fine di standardizzare il processo di acquisizione delle informazioni, l’intermediario responsabile può predisporre una specifica modulistica per il rilascio delle attestazioni.

2. L’attestazione deve espressamente confermare il corretto adempimento degli obblighi antiriciclaggio da parte dell’attestante, in relazione alle varie attività effettuate. Il contenuto dell’attestazione varia a seconda dello specifico obbligo di adeguata verifica cui essa è diretta; in base a tale criterio, essa deve contenere:

a) i dati identificativi del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo ai fini dell’adempimento dell’obbligo di identificazione;

b) l’indicazione delle tipologie delle fonti utilizzate per l’accertamento e per la verifica dell’identità;

c) le informazioni sulla natura e sullo scopo del rapporto da aprire e dell’operazione occasionale da eseguire ai fini dell’adempimento del relativo obbligo.

Copia dei documenti e delle informazioni acquisite deve essere resa disponibile in sede di verifica da parte dell’intermediario responsabile (ove la verifica non sia effettuata dal terzo secondo la lettera b) ovvero inviata tempestivamente da parte dei terzi su richiesta dell’intermediario responsabile dell’adeguata verifica).

3. L’attestazione può essere resa in forma cartacea o informatica e in via autonoma ovvero in connessione con specifiche operazioni.

4. Ai fini dell’identificazione del cliente, l’attestazione può essere resa attraverso:

a) la trasmissione di un bonifico che sia eseguito a valere su un conto per il quale cliente è stato identificato di persona e che contenga il codice identificativo assegnato al cliente dall’intermediario che deve effettuare l’identificazione a distanza. In tal caso, tale intermediario riceve dal cliente comunicazione dei dati identificativi, assegna il codice identificativo al cliente medesimo, che questi comunica alla banca presso la quale è intrattenuto il rapporto che, a sua volta, verifica la corrispondenza dei dati identificativi e riporta il codice nel bonifico inviato all’intermediario unitamente ai suddetti dati identificativi;

b) l’utilizzo di una carta di pagamento, emessa da un intermediario presso cui il titolare è stato identificato di persona, secondo le modalità di seguito indicate:
  • il cliente richiede l’instaurazione di un rapporto continuativo all’intermediario che deve identificare a distanza, fornendo i propri dati identificativi e quelli della propria carta di pagamento;
  • l’intermediario addebita la carta di pagamento per un importo concordato con il cliente, inviando all’emittente della carta di pagamento apposito ordine corredato di un codice identificativo, nonché dei dati identificativi del cliente;
  • l’emittente della carta di pagamento verifica la corrispondenza dei dati identificativi e comunica al cliente il suddetto codice identificativo;
  • il cliente comunica tale codice all’intermediario che deve identificare a distanza.

5. Spetta all’intermediario responsabile dell’adeguata verifica valutare se gli elementi raccolti e le verifiche effettuate dai soggetti terzi siano idonei e sufficienti ai fini dell’assolvimento degli obblighi previsti dalla legge; in caso contrario provvede, a seconda dei casi e delle circostanze, a:
  • informare il terzo attestante delle eventuali irregolarità o incongruenze riscontrate nella documentazione ricevuta;
  • apportare le necessarie rettifiche o integrazioni;
  • adempiere in via diretta agli obblighi di adeguata verifica;
  • astenersi dall’instaurare il rapporto continuativo o dall’eseguire l’operazione, valutando se effettuare una segnalazione alla UIF qualora ricorrano i presupposti di cui all’art. 41 del decreto antiriciclaggio (la scelta di cui al presente alinea va assunta, in particolare, qualora l’intermediario si trovi nell’impossibilità di rispettare gli obblighi di adeguata verifica, come meglio indicato nella Parte Seconda, Sezione IX).

6. Nell’ambito delle modalità di raccolta e scambio delle informazioni con i terzi, l’intermediario responsabile deve:
  • definire le fasi dell’adeguata verifica demandate ai terzi, individuare i dati e le informazioni che è necessario siano trasmesse dai terzi e le modalità e la tempistica della trasmissione;
  • predisporre strumenti, in formato cartaceo o elettronico, per lo scambio tempestivo dei flussi informativi;
  • verificare, nei limiti della diligenza professionale, la veridicità dei documenti ricevuti e la correttezza e attendibilità delle informazioni desunte dagli stessi;
  • acquisire, ove necessario, informazioni supplementari, dai terzi stessi, dal cliente ovvero da altre fonti.

PARTE SESTA: RAPPORTI E OPERAZIONI TRA INTERMEDIARI. FATTISPECIE PARTICOLARI

Sezione I. Adeguata verifica nei confronti di intermediari extracomunitari.

1. I destinatari applicano misure rafforzate nei confronti degli enti creditizi e finanziari insediati in Stati extracomunitari diversi dai paesi terzi equivalenti, quando questi ultimi instaurano rapporti continuativi costituiti da conti correnti di corrispondenza ovvero conti di passaggio. Una particolare attenzione è posta dai destinatari nell’ipotesi in cui i clienti dell’intermediario insediato in uno Stato extracomunitario diverso da un paese terzo equivalente abbiano accesso diretto ai predetti conti di passaggio. Le misure rafforzate devono essere applicate anche per i conti correnti di corrispondenza intrattenuti dai destinatari per il tramite di proprie succursali o filiazioni insediate in Stati extracomunitari.

Le misure rafforzate prevedono almeno quanto segue:

a) l’acquisizione di informazioni idonee a individuare gli assetti proprietari dell’ente corrispondente e la qualità del regime di vigilanza e dei controlli antiriciclaggio cui l’ente corrispondente è sottoposto;

b) l’acquisizione, presso l’ente corrispondente, di informazioni idonee a comprendere pienamente la natura delle attività svolte, anche con riferimento ai servizi prestati dall’ente corrispondente ai propri clienti in relazione ai quali vengono utilizzati il conto o i conti accesi presso l’intermediario destinatario degli obblighi rafforzati;

c) nel caso in cui l’operatività dell’ente corrispondente sia effettuata per conto di clienti dello stesso, i destinatari devono assicurarsi, anche con verifiche a campione, che l’ente corrispondente assolva gli obblighi di adeguata verifica della propria clientela e possa fornire al destinatario, su richiesta, tutti i dati raccolti a seguito dell’assolvimento di tali obblighi. Va acquisita una espressa dichiarazione dell’ente corrispondente circa l’inesistenza di impedimenti normativi o contrattuali in merito alla tempestiva trasmissione delle informazioni richieste;

d) l’autorizzazione – per l’apertura di ciascun conto corrente di corrispondenza o di passaggio – del Direttore generale ovvero di una persona che svolga una funzione equivalente ovvero di persona appartenente all’alta direzione a ciò delegata (ad es. Direttore centrale preposto alla linea di business cui appartiene il prodotto o servizio richiesto);

e) la definizione in forma scritta dei termini dell'accordo con l'ente corrispondente e i rispettivi obblighi.

2. I destinatari applicano le prescrizioni indicate nel paragrafo 1 ai rapporti assimilabili ai conti di corrispondenza e ai rapporti assimilabili ai conti di passaggio.

3. Il destinatario acquisisce informazioni sul soggetto per conto del quale un intermediario creditizio o finanziario insediato in uno Stato extracomunitario diverso da un paese terzo equivalente presenti richiesta di conversione di banconote denominate in una o più valute il cui corso legale sia cessato.

4. Nei casi indicati nei paragrafi da 1 a 3, qualora il destinatario non sia in grado di assicurarsi della sussistenza delle condizioni ivi specificate, non dà corso all’operazione, non avvia il rapporto continuativo ovvero pone fine al rapporto già in essere e valuta se inviare una segnalazione di operazione sospetta (cfr. Parte Seconda, Sezione IX).

Sezione II. Rapporti di clientela con destinatari intermediati da altri destinatari.

1. Nei casi in cui il rapporto del destinatario è intermediato da altri destinatari (come, ad esempio, per lo svolgimento dei servizi di investimento e di gestione collettiva per conto dei clienti), si applica la presente Sezione; per quanto non disciplinato si fa rinvio alle pertinenti disposizioni delle presenti istruzioni.

2. L’intermediario (“committente”), nei rapporti con un altro destinatario delle presenti disposizioni (“controparte”), può agire su mandato e nell’interesse di propri clienti, richiedendo l’effettuazione di un’operazione per loro conto.

2.1. In tali casi, l’investitore istituisce una relazione di clientela con l’intermediario committente; con riguardo a tale relazione, l’intermediario committente provvede a effettuare l’adeguata verifica del cliente secondo le disposizioni applicabili.

2.2. Per quanto concerne il destinatario controparte, risulta pregiudiziale stabilire, al fine di definire il regime applicabile, il ruolo e la posizione dell’intermediario committente che agisce per conto del proprio cliente.

In particolare, possono distinguersi i casi seguenti:

I) l’intermediario committente agisce in proprio, quale controparte diretta dell’altro destinatario, avendo, ad esempio, ricevuto dal proprio cliente mandato a gestirne il patrimonio o comunque a effettuare una o più operazioni di investimento nota15;

II) l’intermediario committente agisce in nome del cliente, assumendo la posizione di mera intermediazione nel rapporto tra il proprio cliente e l’altro destinatario.

Nel caso sub I), l’intermediario committente riveste la posizione di cliente dell’altro destinatario e, in quanto agisce nell’interesse dell’investitore, quest’ultimo assume la posizione di titolare effettivo sub 1).

Per quanto concerne il destinatario controparte, occorre distinguere due ipotesi:

a) ricorrono le condizioni per l’applicazione del regime di adeguata verifica semplificata, sussistendo un basso rischio di riciclaggio. In tal caso, si applica la Parte Terza, Sezione I e, conseguentemente, il destinatario controparte non è tenuto all’adeguata verifica nei confronti del titolare effettivo sub 1) (investitore);

b) non ricorrono le condizioni per l’applicazione del regime di adeguata verifica semplificata. Il destinatario controparte deve identificare il titolare effettivo sub 1) (investitore) nell’ambito delle misure ordinarie o rafforzate di adeguata verifica che ha valutato di adottare, salva la scelta di astenersi e ferma restando l’eventuale segnalazione di operazione sospetta (cfr. Parte Seconda, Sezione IX). Se l’intermediario appartiene ad uno Stato extracomunitario diverso da un paese terzo equivalente, si applica la Parte Sesta, Sezione I.

Quanto precede si applica anche all’ipotesi in cui l’intermediario committente costituisca un rapporto continuativo per conto di un proprio cliente (ad esempio, l’apertura di un rapporto da parte di una società fiduciaria per conto di un fiduciante); in tal caso, secondo quanto indicato nelle lettere a) e b), ove non si applichino gli obblighi semplificati di adeguata verifica, il destinatario controparte deve identificare il cliente dell’intermediario committente (fiduciante).

Nel caso sub II), la relazione si instaura direttamente tra investitore, in qualità di cliente, e il destinatario controparte.

Nel caso di costituzione di un rapporto continuativo o di esecuzione di un’operazione riconducibile a un rapporto continuativo instaurato con il destinatario controparte, quest’ultimo è tenuto ad adempiere agli obblighi di adeguata verifica ordinaria, sempre che non ricorrano altre condizioni per l’adeguata verifica semplificata ovvero non sussistano i presupposti per l’applicazione di obblighi rafforzati di adeguata verifica. Laddove vi siano i requisiti, l’assolvimento degli obblighi di adeguata verifica del cliente da parte del destinatario controparte può essere da questi demandato a un soggetto terzo, che può essere rappresentato dall’intermediario committente, secondo quanto previsto nella Parte Quinta.

Nel caso di operazioni occasionali, gli obblighi di adeguata verifica sono assolti dal destinatario che entra in contatto con il cliente e non dal destinatario con il quale intercorre l’operazione occasionale nota16.

Nel caso delle operazioni indicate nell’art. 3, comma 4, del Provvedimento recante disposizioni attuative per la tenuta dell’archivio unico informatico e per le modalità semplificate di registrazione di cui all’articolo 37, commi 7 e 8, del decreto antiriciclaggio, gli obblighi di adeguata verifica sono assolti dal destinatario con il quale l’operazione è intercorsa, anche se l’operazione stessa sia stata eseguita per il tramite di altri destinatari.

3. Nel caso in cui un destinatario (“controparte”) dia mandato a un altro destinatario (“collocatore”) di istituire il rapporto o effettuare l’operazione con il cliente investitore, si riproduce la fattispecie indicata al precedente paragrafo 2.2, sub II. La relazione di clientela (costituzione del rapporto o effettuazione dell’operazione) si instaura direttamente tra il destinatario controparte e l’investitore, assumendo il collocatore una mera posizione di intermediazione, al pari dell’intermediario committente sub II. Pertanto, l’adeguata verifica del cliente compete al destinatario controparte. Il collocatore è tenuto all’adeguata verifica con riferimento al rapporto che instaura con il cliente investitore, analogamente a quanto avviene per l’intermediario committente di cui al precedente paragrafo 2.

PARTE SETTIMA: DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

Le presenti disposizioni si applicano a decorrere dal 1° gennaio 2014.
Per quanto concerne i rapporti continuativi, esse si applicano a tutti quelli in essere a tale data, anche se costituiti prima dell’entrata in vigore del decreto antiriciclaggio.

ALLEGATO 1

Individuazione del titolare effettivo sub 2) (cfr. art. 2 dell’allegato tecnico al decreto antiriciclaggio).

1. Nel caso in cui il cliente sia una società, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o esercitano il controllo diretto o indiretto sul cliente.

La nozione di controllo contenuta nell’Allegato tecnico del decreto antiriciclaggio deve essere interpretata in modo sistematico, considerando tanto l’art. 2359 del codice civile quanto l’art. 93 del TUF. Ai fini dell’individuazione del titolare effettivo, possono pertanto rilevare situazioni ulteriori rispetto all’interessenza detenuta nella società.

In linea con la previsione del citato Allegato tecnico, ai fini delle presenti istruzioni, il controllo ricorre comunque per tutte le persone fisiche che hanno il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale superiore al 25% del capitale sociale o dei diritti di voto nella società-cliente. A mero titolo esemplificativo, se una percentuale superiore al 25% del capitale o dei diritti di voto nella società-cliente è controllata da un soggetto-non persona fisica, il titolare effettivo deve essere individuato – risalendo lungo la catena partecipativa – nella persona fisica o nelle persone fisiche che, in ultima istanza, esercitano il controllo su tale soggetto. Nell’ipotesi in cui più soggetti-non persone fisiche controllino una partecipazione al capitale della società-cliente o una percentuale dei diritti di voto nella società superiore al 25%, il predetto criterio di individuazione del titolare effettivo del cliente trova applicazione con riguardo a ciascuno dei citati soggetti.

Il titolare effettivo può rinvenirsi in uno o più soggetti preposti all’amministrazione della società, in considerazione dell’eventuale influenza da questi esercitata sulle decisioni riservate ai soci, con riguardo, in particolare, alle decisioni relative alla nomina degli amministratori. Tale circostanza assume precipuo rilievo quando non ricorra alcuna delle condizioni di cui ai precedenti due paragrafi. Quest’ultima situazione può riscontrarsi, ad esempio, nelle società ad azionariato diffuso o nelle società cooperative.

Non si rende necessaria l’individuazione del titolare effettivo per i soggetti che beneficiano dell’adeguata verifica semplificata ai sensi dell’art. 25, commi 1 e 3, e dell’art. 26 del decreto antiriciclaggio.

I destinatari possono astenersi dal proseguire nella ricerca del titolare effettivo quando, risalendo la catena di controllo, individuino come controllante un soggetto diverso da una persona fisica che, se fosse cliente, sarebbe sottoposto al regime di adeguata verifica semplificata (in tal caso infatti non sarebbe necessario individuarne il titolare effettivo sub 2)). In tali ipotesi, va tenuta evidenza di tale soggetto come controllante.

2. Qualora il cliente dell’intermediario sia una società fiduciaria di cui alla legge 23 novembre 1939 n. 1966 nota17 si procede, secondo le presenti istruzioni, come segue:

a) se la fiduciaria agisce per conto dei fiducianti, allora:

a.1) la fiduciaria - cliente sarà tenuta ai sensi dell’art. 21 del decreto antiriciclaggio a fornire per iscritto tutte le informazioni necessarie ed aggiornate di cui sia a conoscenza sui fiducianti quali titolari effettivi sub 1) del rapporto o dell’operazione;

a.2) ove i fiducianti siano persone diverse dalle persone fisiche, vanno identificati e verificati i dati del titolare o dei titolari effettivi sub 2);

b) se la fiduciaria agisce in nome e per conto proprio, vanno identificati e verificati i dati del titolare o dei titolari effettivi sub 2) della fiduciaria, secondo le norme relative alle società.

3. Per le fondazioni e i trust, il titolare effettivo va individuato:

a) nelle persone fisiche beneficiarie del 25% o più del patrimonio della fondazione o del trust, qualora i futuri beneficiari siano già stati determinati; viceversa, qualora i beneficiari non risultino ancora determinati, nella categoria di persone nel cui interesse principale è istituita o agisce la fondazione o il trust;

b) e nella persona o persone fisiche che esercitano il controllo, anche di fatto, sul 25% o più del patrimonio della fondazione o del trust;

c) e, se diverso, in ciascun trustee del trust, se non già identificato.

4. Quando il cliente è un’organizzazione non profit, si applica quanto previsto al paragrafo 3, lett. a) e b).

5. Nei casi diversi da quelli indicati nei paragrafi precedenti nota18, il titolare effettivo va individuato:

a) nei soggetti che detengano una quota superiore al 25% del fondo o patrimonio dell’organizzazione;

b) e – se diversi – nei soggetti che, in forza del contratto costitutivo dell’organizzazione (e successive modifiche e integrazioni) ovvero di altri atti o circostanze, siano titolari di una percentuale dei voti all’interno dell’organo decisionale dell’organizzazione superiore al 25% o del diritto di esprimere la maggioranza dei preposti all’amministrazione.

In tutti i casi sopra descritti, se uno o più dei soggetti individuati in base ai predetti criteri non è una persona fisica, il titolare effettivo corrisponde alla persona fisica o alle persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o esercitano il controllo diretto o indiretto sul cennato soggetto.

Il titolare effettivo può rinvenirsi in uno o più soggetti preposti all’amministrazione, in considerazione dell’eventuale influenza da questi esercitata sulle decisioni riservate ai partecipanti all’organizzazione, con riguardo, in particolare, alle decisioni relative alla nomina dei preposti all’amministrazione. Tale valutazione assume precipuo rilievo quando con riferimento al cliente non ricorrano le condizioni di cui alle precedenti lettere a) e b).

Note

nota1


Ai fini delle presenti istruzioni, nel caso di soggetti esteri, rientra tra i dati identificativi il codice fiscale attribuito dall’Autorità italiana, ove rilasciato.
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nota2


Vale quanto precisato nella nota1.
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nota3


I soggetti incaricati da un’autorità pubblica dell’amministrazione dei beni e dei rapporti del cliente o della sua rappresentanza (quali, ad esempio, i curatori fallimentari) sono considerati esecutori.
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nota4


D.M. del 28/09/2011.
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nota5


Si fa rinvio all’allegato 1, nel quale si indicano anche i casi in cui non si rende necessaria l’individuazione del titolare effettivo sub 2).
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nota6


Tali casi, indicati nelle pertinenti parti delle presenti istruzioni, riguardano: la frequenza ordinaria di aggiornamento della profilatura del cliente (cfr. Parte Prima, Sezione III, quarto capoverso); le modalità di verifica dei dati identificativi del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo, ulteriori rispetto a quelle minimali prescritte (cfr. Parte Seconda, Sezione V); le informazioni su scopo e natura del rapporto continuativo, ulteriori rispetto a quelle minimali prescritte (cfr. Parte Seconda, Sezione VI, par. 1); la verifica delle informazioni su scopo e natura del rapporto continuativo (cfr. Parte Seconda, Sezione VI, par. 2); l’acquisizione di informazioni su scopo e natura delle operazioni occasionali (cfr. Parte Seconda, Sezione VI, par. 3); le modalità e la frequenza del controllo costante nel corso del rapporto continuativo (cfr. Parte Seconda, Sezione VII); le modalità e la frequenza della verifica delle condizioni per l’applicazione del regime semplificato (cfr. Parte Terza, Sezione I, par. 4); la valutazione in ordine al venire meno delle condizioni per l’applicazione del regime semplificato (cfr. Parte Terza, Sezione I, par. 5, secondo trattino); l’applicazione di misure di adeguata verifica rafforzata, nei casi diversi da quelli previsti da specifiche previsioni normative, e l’individuazione di tali misure (cfr. Parte Quarta, Sezione I, parr. 1 e 3); la valutazione dei casi in cui, in presenza di una segnalazione effettuata alla UIF, il destinatario ritenga di escludere un elevato rischio di riciclaggio e quindi di non applicare il regime rafforzato (cfr. Parte Quarta, Sezione I, par. 2, lett. e); l’intensità e l’estensione delle verifiche in caso di PEPs (cfr. Parte Quarta, Sezione III).
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nota7


Si richiamano, a titolo esemplificativo, gli schemi rappresentativi di comportamenti anomali ai sensi dell’art. 6, comma 7, lett. b), del decreto antiriciclaggio, emanati dalla UIF il 24 settembre 2009 e il 9 agosto 2011, denominati rispettivamente “imprese in crisi e usura” e “operatività riconducibile all’usura”. ));
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nota8


I testi delle sentenze di condanna sono disponibili sotto il titolo “Atto interessato dalla pronuncia” alla pagina http://eurlex.europa.eu/Notice.do?val=417758:cs&lang=it&list=433533:cs,425613:cs,417758:cs,&pos=3&page=1&nbl=3&pgs=10&hwords=.
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nota9


Sono altresì esclusi i rapporti e le operazioni posti in essere su iniziativa del gestore nella prestazione dei servizi di gestione collettiva del risparmio di cui all’art. 1, comma 1), lettera n), numero 2) del TUF nonché di gestione di portafogli di cui all’art. 1, comma 5-quinquies del TUF. Si fa riferimento ai rapporti e alle operazioni relativi alla compravendita e all’amministrazione dei beni nei quali le risorse della clientela sono investite.
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nota10


Ovvero di soggetti diversi dal cliente-persona fisica intestatario del rapporto o, nel caso di cliente diverso da persona fisica, dal titolare effettivo sub 2) del rapporto stesso.
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nota11


Si veda il sito internet http://mifiddatabase.esma.europa.eu/.
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nota12


Si fa rinvio ai relativi siti (http://www.bancaditalia.it/UIF; http://www.fatf-gafi.org/topics/methodsandtrends/).
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nota13


Ai sensi dell’art. 49, comma 1 del decreto antiriciclaggio, il trasferimento di contante per importi pari o superiori a 1.000 euro può essere eseguito per il tramite di banche, Poste Italiane Spa, istituti di moneta elettronica e, con le riserve stabilite dal medesimo articolo, dagli istituti d i pagamento.
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nota14


Ai fini delle presenti istruzioni, i promotori finanziari sono equiparati ai dipendenti degli intermediari per i quali prestano la propria attività.
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nota15


Rientra in tale caso la fattispecie dell’intermediario abilitato alla prestazione di servizi di investimento che partecipa a un fondo (partecipante formale) in nome proprio e per conto del cliente (partecipante effettivo) e quindi in base a un mandato senza rappresentanza, secondo quanto previsto dall’art. 21, comma 2, del TUF. Sul punto, si veda il Regolamento sulla gestione collettiva del risparmio, emanato dalla Banca d’Italia con Provvedimento dell’8 maggio 2012 (cfr. Titolo V, Capitolo I, Sezione II, par. 4.2.1 del citato Regolamento).
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nota16


Si fa riferimento, a titolo esemplificativo, alla consegna di assegni circolari da parte di banche diverse da quella che emette il titolo.
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nota17


Le previsioni del presente paragrafo non si applicano alle società fiduciarie iscritte, ai sensi dell’art. 199, comma 2, TUF, nella sezione separata dell'albo di cui all’articolo 106 TUB, a meno che il destinatario ritenga di non poter applicare le misure semplificate di adeguata verifica di cui alla Parte terza, Sezione I.
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nota18


Ad esempio, quando il cliente sia un consorzio o altra organizzazione connotata da una struttura proprietaria analoga (rete di imprese, gruppo cooperativo paritetico, gruppo economico di interesse europeo, ecc.) o altra organizzazione o associazione di qualsiasi natura.
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