La scritturazione dell'atto pubblico notarile - le postille - (art. 53 l.n.)

La redazione dell'atto pubblico é disciplinata dall'art. 53 l.n. assieme ad altre norme che, successivamente all'emanazione della legge professionale, hanno avuto per oggetto la scritturazione del documento atto pubblico^nota1.

La necessità della stabile conservazione nel tempo del documento pubblico, ha da sempre imposto alcune regole fondamentali in tema di scritturazione dell'atto pubblico.

L'art. 1 della Legge 14 aprile 1957, n. 251, a suo tempo abrogata dall'art. 28 della Legge 15/68 ^nota2 impone al notaio l'uso di inchiostri indelebili (per la redazione a mano o a stampa degli atti), rinviando ad un successivo d.P.C.M. la determinazione delle caratteristiche dei nastri dattilografici, di cui è consentito l'uso per la redazione degli atti pubblici.

Il D.P.C.M. 3 agosto 1962 (emanato per la determinazione delle modalità tecniche per la redazione a macchina di atti pubblici in applicazione della Legge n. 251 del 1957, ora abrogata dall'art. 28 della Legge 15/68 ), alla tabella A impone, per la redazione degli atti pubblici, l'uso di inchiostro "nero fisso".

Con la recente emanazione del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 (T.U. sulla documentazione amministrativa) il legislatore é ritornato sul metodo di redazione degli atti pubblici, operando una sintesi degli abrogati artt. 12 e 13 della Legge n. 15 del 1968, non riproducendo l'ultima parte dell'art. 12 della citata legge, che prevedeva, nel 1968, la successiva emanazione di un D.P.C.M. in merito alle caratteristiche tecniche dei singoli sistemi di redazione ^nota3.

Il principio posto dall'art. 7 del T.U. riguarda la necessità che, quale che sia il metodo utilizzato per la redazione degli atti pubblici (a mano, a stampa ecc., da utilizzarsi anche promiscuamente), sia garantita l'adeguata conservazione nel tempo del documento atto pubblico nella sua completezza.

La necessità che il documento duri integro nel tempo, non riguarda solo il supporto cartaceo sul quale è redatto, ma anche e soprattutto il metodo di redazione utilizzato ^nota4 .

L'atto pubblico deve essere scritto in maniera chiara e leggibile, afferma l'art. 53 l.n., richiesta che aveva un suo scopo se si pensa alla redazione manuale dell'intero documento.

Attualmente la quasi totalità degli atti è redatta con sistemi elettronici, ma sia per quanto riguarda atti completamente redatti a mano, sia nel caso di inserimento a mano di parti di atto (anche per postilla), è necessario che il documento sia scritto "con caratteri chiari, distinti e facilmente leggibili" come espressamente richiede la norma.

In materia di redazione dell'atto pubblico notarile, prima del T.U sulla documentazione amministrativa emanato col D.P.R. n. 445 del 2000 , era possibile argomentare che non era il sistema di scritturazione dell'atto pubblico che doveva essere autorizzato ai sensi della normativa (in considerazione del fatto che era la tabella B del D.P.C.M. del 1962 ad individuare i sistemi meccanici di riproduzione delle copie conformi degli atti pubblici), ma unicamente che il tipo di inchiostro da utilizzare fosse indelebile, e che doveva superare le prove disposte dalla tabella A del citato D.P.C.M. 3 agosto 1962 ^nota5 .

Con il T.U. apri viene a mancare qualsiasi rinvio a norme regolamentari che possano disciplinare sia i metodi di redazione, che gli inchiostri utilizzati negli atti pubblici notarili.

In considerazione del principio posto dal primo comma dell'art. 7 del T.U. n. 445, relativo alla conservazione nel tempo del documento atto pubblico, rimane da chiarire come sia possibile garantire nel tempo la conservazione del documento in assenza di specifici parametri tecnici che disciplinino i diversi metodi di redazione.

Rimane comunque in vigore quanto stabilito dall'art. 67 reg. not. che impone l'uso di inchiostro indelebile per la scritturazione degli originali atti pubblici notarili, in considerazione di quanto previsto dall'art. 53 l.n..

In relazione alla obbligatorietà dell'utilizzo di inchiostro nero indelebile per la redazione dell'atto pubblico, non è prevista espressa menzione.

Note

nota1

L'art. 67 del reg. not. al secondo comma recita: "Per la scritturazione degli atti originali, giusta l'art. 53 l.n., deve adoperarsi inchiostro indelebile." A tale norma deve aggiungersi ora l'art. 7 del T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, emanato con D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 , che, sostituendo l'art. 12 della Legge n. 15 del 1968, afferma che "I decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli altri atti pubblici, e le certificazioni sono redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo, atto a garantire le conservazione nel tempo." Ai sensi dell'art. 77 del citato T.U. la Legge n. 15 del 1968 é stata espressamente abrogata..
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nota2

Mentre non è stato sostituito il D.P.C.M. del 1962.
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nota3

Espressamente all'art. 28 della Legge n. 15 del 1968 era stato previsto che il D.P.C.M. 3 agosto 1962 restasse in vigore sino alla emanazione dei decreti di cui agli artt. 12 e 14 della Legge n. 15 del 1968. Con l'abrogazione della citata legge viene a cadere anche il citato D.P.C.M. che, in pratica, regolava la metodologia di redazione degli atti pubblici e del rilascio delle copie.

Potrebbe sostenersi l'attuale vigenza di tale D.P.C.M. considerando il tenore della lettera f) dell'art. 78 del D.P.R. n. 445 del 2000. In effetti il D.P.C.M. 3 agosto 1962 ha come titolo "Determinazione della modalità tecniche per la redazione a macchina di atti pubblici in applicazione della Legge 14 aprile 1957, n. 251", per cui potrebbe essere ricompreso nella previsione di ultrattività di cui all'art. 78 .
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nota4

Va ricordato che gli atti pubblici notarili non possono mai essere oggetto della procedura di scarto, e che dopo cento anni dalla consegna effettuata all'Archivio notarile territorialmente competente, tali documenti vengono obbligatoriamente ed integralmente riversati all'Archivio di Stato che li custodirà per tempo indefinito. Sotto questo punto di vista l'integrità nel tempo del documento diviene un obiettivo che impone una particolare cura nel momento della redazione.
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nota5

A tale proposito ampio è stato il dibattito in relazione all'eventuale possibilità di utilizzo di stampanti laser per la redazione degli atti pubblici. Cfr. Petrelli, Redazione degli atti notarili a mezzo stampante laser, Notariato 3/1997, p. 290.Da ultimo parrebbe praticabile il ricorso a tale sistema di stampa, sia pureaccompagnato da un rigoroso controllo del corretto funzionamento dell'apparato, la cui non ottimale messa a punto potrebbe generare cospicui problemi di conservazione nel tempo delle stampe eseguite
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Bibliografia

• PETRELLI G., Redazione degli atti notarili a mezzo stampante laser, Notariato 3/1997, 1997