Il collegio sindacale opera generalmente in forma collegiale. Non mancano tuttavia eccezioni. Quale organo, il collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni 90 giorni, anche attraverso mezzi di telecomunicazione, qualora tale possibilità sia prevista dallo statuto.
Il collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti. Di ogni riunione deve darsi verbalizzazione. Nel verbale occorrerà indicare i fatti salienti relativi ai fatti oggetto di discussione, tra cui la presenza di eventuali sindaci dissenzienti con la deliberazione, che hanno diritto di far iscrivere i motivi del proprio dissenso. Il verbale deve essere sottoscritto dagli intervenuti.
La funzione di controllo esercitata dal collegio sindacale si esplica essenzialmente nei confronti degli amministratori, ma non si esaurisce con essi. Il collegio sindacale ha infatti un potere di controllo anche nei confronti del assemblea. I sindaci sono infatti tenuti ad assistere alle adunanze dell'assemblea, sotto sanzione della decadenza dall'ufficio in caso di assenza senza giustificato motivo (art.
2405 cod.civ. )
nota1. I sindaci, inoltre, possono impugnare le deliberazioni dell'assemblea, quando siano contrarie alla legge o alla statuto (art.
2377, I comma, cod.civ. ).
Alla
funzione di controllo sostitutivo nei confronti dell'assemblea, si ricollega anche l'obbligo di richiedere al tribunale, insieme con gli amministratori, la
riduzione obbligatoria del capitale per perdite nel caso che l'assemblea non abbia deliberato in occasione dell'approvazione del bilancio dell'esercizio successivo a quello nel quale si è manifestata la perdita di oltre un terzo (art.
2446, II comma, cod.civ. ).
La preminente funzione di controllo svolta dal collegio sindacale, è tuttavia prevalentemente diretta nei confronti degli amministratori. Innanzitutto, ai sensi dell'art.
2403, I comma, cod.civ. il collegio sindacale deve vigilare sull'osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento. L'organo sindacale deve dunque controllare il rispetto dei principi di corretta amministrazione, valutando l'adeguatezza della struttura organizzativa della società per gli aspetti di sua competenza e del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo contabile, nonché sull'affidabilità di quest'ultimo nel rappresentare correttamente i fatti di gestione. Corollario rispetto al dovere di controllo è rappresentato dalla
possibilità di impugnare le deliberazioni del consiglio di amministrazione (artt.
2388 e
2391 cod.civ.).
Stante l'ampiezza dei doveri imposti al collegio sindacale, appare evidente che il controllo di correttezza deve aver luogo sui principi e non sulla amministrazione quotidiana né sulla regolare, vera e corretta rappresentazione di ciascun singolo fatto di gestione, compiuto dai dipendenti all'uopo incaricati. Non sarebbe infatti ipotizzabile che il collegio sindacale operasse un concreto accertamento di ogni singolo fatto riguardante l'attività sociale, valutandone la correttezza dal punto di vista sia civilistico che fiscale. Senza contare che, in talune ipotesi (art.
2409 bis, II comma, cod.civ. ), il collegio sindacale può dover svolgere anche le
funzioni di revisione legale dei conti (già controllo contabile), normalmente attribuite ad un revisore o ad una società di revisione.
Circa l'ampiezza del controllo,
si discute se lo stesso sia esclusivamente di legittimità, ovvero anche di merito. In particolare si è posto il problema se il compito di controllare l'attività di amministrazione della società, si risolva in un mero riscontro di legalità, anche sostanziale, ovvero anche in un controllo di merito sulle scelte discrezionali degli amministratori.
Stante il dettato dell'art.
2403 cod.civ., che parla di vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, appare lecito ritenere che il controllo esperito dai sindaci debba avere ad oggetto anche il merito dell'attività amministrativa, allo scopo di verificare che le scelte discrezionali degli amministratori non travalichino la buona amministrazione. In altri termini, il collegio sindacale, nel vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, dovrebbe verificare che la condotta degli amministratori sia riconducibile alle azioni amministrative secondo i normali canoni di valutazione operanti in un determinato contesto storico. Una cattiva amministrazione implicherebbe, infatti, una violazione da parte degli amministratori dell'obbligo di diligenza, sul cui rispetto il collegio sindacale ha il dovere di vigilare.
Ne discende che il controllo imposto al collegio sindacale quale suo preminente dovere, se da un lato, nel caso di ordinario e fisiologico svolgimento dell'attività sociale, deve essere sintetico e investire l'andamento generale della gestione, in alcuni casi, soprattutto in presenza di sospetti e di notizie che facciano sorgere dubbi sulla regolarità della gestione, dovrà essere analitico e penetrante.
Talvolta è lo stesso legislatore della riforma che individua i casi in cui il collegio sindacale deve porre in essere una particolare ed attenta attività di controllo. Un esempio tipico è espressamente disciplinato dall'art.
2408 cod.civ., che prevede il potere di ogni socio di denunziare i fatti che ritiene censurabili al collegio sindacale, il quale deve tener conto della denunzia nella relazione all'assemblea. Inoltre se la denunzia è fatta da tanti soci che rappresentano un ventesimo del capitale sociale o un cinquantesimo nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, il collegio sindacale deve indagare senza ritardo sui fatti denunziati e presentare le sue conclusioni ed eventuali proposte all'assemblea. Se poi, nell'espletamento del suo incarico, il collegio sindacale ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgente necessità di provvedere, lo stesso avrà all'obbligo, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, di convocare l'assemblea. Nell'esercizio della funzione di controllo, i sindaci hanno poteri istruttori sia individuali, sia collegiali. Essi infatti, in qualsiasi momento, anche individualmente, possono procedere ad atti di ispezione e di controllo. Collegialmente, invece, potranno richiedere agli amministratori notizie sull'andamento delle operazioni sociali o su determinati affari (art.
2403, III e IV comma, cod.civ. ).
Note
nota1
Appare logico che questa norma non può ritenersi operante quando, come nel caso dell'assemblea di prima convocazione andate deserte, un'adunanza dei soci in effetti non vi sia mai stata.
top1Prassi collegate
- Quesito n. 855-2013/I, Riduzione del capitale, rilievi del collegio sindacale e iscrivibilità della delibera