Questo sito utilizza i cookie, anche di terze parti, per il monitoraggio degli accessi.
Per saperne di più, conoscere i cookie utilizzati ed eventualmente disabilitarli, accedi alla pagina Privacy.
Se prosegui nella navigazione di questo sito acconsenti all’utilizzo dei cookie.

La custodia e la conservazione degli atti notarili (art. 61 l.n.)



Assieme alle norme che regolano il processo di documentazione della volontà delle parti, la legge notarile, al Capo II del Titolo III (artt. 61 , 62 , 63 , 64, 65 e 66), propone una serie di articoli che, nell'ambito del principio di conservazione del documento, impongono al notaio alcuni obblighi che completano la funzione di pubblico certificatore e di depositario di atti notarili nota1.

Prima tra queste norme è quella dell'art. 61 l.n., che impone espressamente al notaio un obbligo di conservazione relativamente agli atti ricevuti, negoziali e non (ovviamente l'obbligo vale per tutti gli atti, intesi anche come semplici documenti), che per obbligo di legge o per volontà delle parti vengano formalmente depositati presso il pubblico ufficiale nota2.

In relazione a tale dovere, la c.d. Legge di semplificazione del 2005 (Legge 28 novembre 2005, n. 246), con l'art. 12, I comma, lett. e), ha imposto l'obbligo per il notaio di conservare nella propria raccolta le scritture private autenticate soggette (comunque) a pubblicità immobiliare o commerciale. La nuova previsione normativa, estremamente semplice nel principio regolatore espresso, rinviene per una serie di questioni applicative di non poco conto nota3.

La fondamentale funzione di conservazione dello strumento notarile, quale che sia la sua forma documentale, trova in questa espressa estensione alla scrittura privata autenticata, la definitiva consacrazione.

Quanto determinato dalla giurisprudenza in relazione all'atto notarile, può essere parzialmente esteso anche al negozio documentato con semplice scrittura privata autenticata (da avviare a pubblicità immobiliare o commerciale). (Cass. Civ. Sez. III, 1557/73; Cass. Civ. Sez. III, 851/68).

La semplice conservazione del documento, attività che comunque è sempre soggetta alle eccezioni previste dalla legge all'art. 70 l.n.(disposizione che non risulta intaccata dalla nuova disciplina sulla messa a raccolta delle scritture private autenticate soggette a pubblicità immobiliare o commerciale), viene disciplinata facendo carico al notaio dell'obbligo di procedere alla idonea rilegatura degli atti in volumi nota4, seguendo l'ordine cronologico di ricevimento (ordine che è stabilito dal numero di repertorio), e con l'attribuzione di un numero progressivo, che appunto è indicato come numero di raccolta. Ogni volume sarà numerato in ogni pagina, ai sensi dell'art. 72 regolamento notarile.

Dalla norma potrebbe evincersi che il numero di raccolta possa e debba essere attribuito solo al momento della predisposizione del volume. Tale interpretazione, alla luce dei fatti, non può considerarsi accettabile, in quanto il numero di raccolta viene attribuito non certo al momento della rilegatura del volume, ma immediatamente dopo la ricezione del documento con obbligo di indicazione nel repertorio inter vivos e nel relativo estratto mensile da avviare al competente Archivio notarile nota5.

Nel caso in cui l'atto contenga inserti o allegati, gli stessi dovranno essere individuati con lo stesso numero progressivo attribuito all'atto a cui accedono, e riportare anche una lettera alfabetica quale specifico segno di individuazione. Tale incombenza si collega a quanto previsto dall'art. 51, n. 7 l.n..

Il numero da attribuire all'allegato, previsto dall'art. 61 l.n., è sicuramente quello della raccolta e non quello di repertorio, e questa interpretazione è suffragata proprio da quanto chiaramente espresso nel II comma dell'art. 61 l.n., che, quando si riferisce al numero progressivo, intende certamente ed unicamente il numero di raccolta. L'allegato deve essere individuato anche con una lettera, non ammettendo la norma altra modalità, anche equipollente.

L'obbligo di conservazione imposto al notaio, si rivolge anche ai testamenti, nelle forme del pubblico, del segreto e dell'olografo formalmente depositato nei suoi atti. Nel momento dell'avvenuta attivazione dei testamenti, già nella custodia del notaio, lo stesso provvederà ad inserirli nella raccolta degli atti tra vivi, secondo l'ordine di ricezione del verbale di pubblicazione dell'atto mortis causa nota6.

L'evoluzione della tecnica è intervenuta in maniera assai incisiva nell'ambito della conservazione dei documenti elettronici formati e conservati dal notaio. Va rammentato al riguardo come attualmente si dia la possibilità che l'originale del documento nasca in formato elettronico, essendo sancita una piena equiparazione tra formato analogico e formato elettronico. Ciò premesso, ai sensi dell'art. 62-bis l.n., il notaio per la conservazione degli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma, se informatici, deve avvalersi della struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato nel rispetto dei principi di cui all'articolo 60 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (c.d. Codice dell'amministrazione digitale). Gli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma conservati nella suddetta struttura costituiscono ad ogni effetto di legge originali informatici da cui possono essere tratti duplicati e copie.
Ai sensi del II comma della riferita disposizione "Il Consiglio nazionale del notariato svolge l'attività di cui al comma 1 nel rispetto dei principi di cui agli articoli 12 e 50 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e delle regole tecniche di cui all'articolo 71 dello stesso decreto (recentemente specificati con DPCM 3 dicembre 2013) e predispone strumenti tecnici idonei a consentire, nei soli casi previsti dalla legge, l'accesso ai documenti conservati nella struttura di cui al comma 1.

Note

nota1

Tale compito deve essere valutato anche in funzione della competenza del notaio al rilascio delle copie degli atti depositati, come previsto dall'art. 2714 cod. civ. .
top1

nota2

Il notaio deve garantire l'idonea conservazione dei documenti, visto che l'art. 61 l.n. gli impone l'obbligo di"custodire con esattezza ed in luogo sicuro, assieme agli allegati"gli atti ricevuti e le scritture private presenti nella sua raccolta.
top2

nota3

Occorre precisare che la formula utilizzata dalla modifica normativa non prende in considerazione la funzione assolta dalla pubblicità del negozio, se cioè venga in esame semplice pubblicità notizia ovvero pubblicità dichiarativa o addirittura costitutiva. Essa non prende nemmeno in considerazione la possibile disponibilità attribuita alla parte negoziale (obbligo del notaio, obbligo della parte, semplice facoltà) in merito a tale procedimento informativo.
top3

nota4

Il volume deve essere rilegato in modo che il dorso non sia maggiore di 10 centimetri, ai sensi dell'art. 17 del Decreto interministeriale 12 dicembre 1959.
top4

nota5

Tanto è vero che nell'estratto repertoriale, copia conforme del repertorio, che mensilmente viene inviato all'archivio, ai sensi dell'art. 65 l.n., il numero di raccolta è sempre riportato.
top5

nota6

Per il testamento olografo non depositato formalmente e consegnato dalla parte, fermo l'obbligo della sua pubblicazione ex art. 620 cod. civ. manca la prescrizione relativa all'obbligo di conservazione.
top6

Prassi collegate

  • Studio n. 65-2006/C, Conservazione delle scritture autenticate destinate a pubblicità immobiliare o commerciale

News collegate

Vedi anche

Chiedi consulenza ai nostri esperti su:

La custodia e la conservazione degli atti notarili (art. 61 l.n.)
richiedi un preventivo gratuito

Trovi ulteriori informazioni sulle Consulenze di Wikijus qui

Percorsi argomentali

Aggiungi un commento


Se vuoi aggiornamenti su "La custodia e la conservazione degli atti notarili (art. 61 l.n.)"

inserisci la tua e-mail nel box qui sotto