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Divieto asportazione atti originali dallo studio - legge 340 del 2000



L'obbligo di esatta custodia degli atti notarili ricevuti o depositati presso l'ufficio del pubblico ufficiale rogante come prescritto dall'art. 61 l.n. e sanzionato dai successivi artt. 137 e 138 e 142 l.n., risulta particolarmente rafforzato a seguito dell'emanazione della Legge 340/00 , contenente disposizioni per la delegificazione di norme e per la semplificazione di procedimenti amministrativi.

Nei commi I e II dell'art. 36 della Legge é sancito l'assoluto divieto per il notaio e per gli altri pubblici ufficiali depositari di atti pubblici e scritture private autenticate trattenute a raccolta, di asportare anche temporaneamente detti atti dai locali ove sono per legge conservati.

In qualsiasi ipotesi in cui un atto da trattenere necessariamente a raccolta debba essere presentato in originale per motivi registrazione ecc., tale obbligo di esibizione si intende idoneamente assolto con la semplice produzione di una copia conforme del documento, rilasciata dal notaio depositario, salvo il caso di uno specifico ordine della competente autorità giudiziaria.

Il divieto imposto con l'art. 36 della Legge 340/00 non riguarda alcune particolari ipotesi, che la stessa legge individua.

Anzitutto in relazione al dovere di esibizione degli atti notarili a raccolta, oggetto del controllo ispettivo biennale, da eseguirsi presso l'Archivio notarile, ai sensi del Titolo VI Capo I della Legge notarile.

Altra espressa eccezione riguarda il caso in cui l'autorità giudiziaria emani un provvedimento di esibizione o sequestro dell'originale documento notarile.

In tale frangente occorrerà procedere nel rispetto anche di quanto previsto dall'art. 66 l.n..

Il divieto di cui all'art. 36 , I e II comma della Legge 340/00, di fatto, non modifica la possibilità che il notaio possa rilasciare in originale alle parti un atto pubblico, in ossequio a quanto disciplinato dall'art. 70 l.n., da intendersi norma speciale che non può trovare estensione analogica.

Né tantomeno impedisce che le parti non richiedano la conservazione della scrittura privata autenticata nella raccolta del notaio, nel rispetto della previsione dell'art. 72 l.n., anche alla luce della modifica normativa introdotta con la Legge 246/05 . E' ovvio che l'obbligo di messa a raccolta delle scritture private autenticate da avviare a pubblicità immobiliare o commerciale non rientra più nella disponibilità delle parti, derivando direttamente da una norma di legge.

Inoltre va richiamato, ad esempio, quanto previsto dall'art. 2658 cod.civ. che impone, nel caso di trascrizione da eseguirsi in base a scrittura privata autenticata (non conservata a raccolta del notaio o dell'archivista), la presentazione dell'atto originale.

Il divieto introdotto con la norma in commento riguarda unicamente quei documenti che risultano formalmente far parte della "raccolta" del pubblico ufficiale, non potendo avere come oggetto tutti quei documenti, in forma pubblica e non, che legittimamente vengono rilasciati alle parti dal pubblico ufficiale.

La dolosa violazione del citato divieto si ricollega alla fattispecie definita dall'art. 138, II comma, lettera c) l.n., dovendosi considerare negligente il comportamento del notaio che non conservi gli atti ricevuti o depositati, per averli indebitamente asportati dallo studio nota1.

Note

nota1

L'ipotesi si riferisce ad un eventuale smarrimento o sottrazione del documento originale, fuori dallo studio.
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Prassi collegate

  • Quesito n. 6127/C, Ordine di esibizione di atti conservati in originale dal notaio

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