45 - Tempi e regole per la formazione del verbale di assemblea

Massima

19 novembre 2004

La verbalizzazione dell'assemblea interviene in un tempo successivo alla conclusione dei lavori assembleari e non deve necessariamente essere fatta subito dopo lo scioglimento dell'assemblea, fermo restando che la verbalizzazione dovrà avvenire nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione delle deliberazioni assembleari.
Il verbale per atto notarile deve essere iscritto nel repertorio del notaio verbalizzante nel giorno della sua redazione e non in quello in cui si è tenuta l'assemblea.
La funzione del verbale e la valutazione degli interessi tutelati da una corretta verbalizzazione inducono a ritenere che il verbale redatto da notaio possa essere sottoscritto dal solo notaio verbalizzante e che non sia richiesta a pena di invalidità la sottoscrizione del presidente dell'assemblea.
Pertanto, in ordine alla nullità delle deliberazioni assembleari per mancanza di verbalizzazione, va precisato che non si considera mancante il verbale se esso, oltre a contenere la data della deliberazione e il suo oggetto, sia sottoscritto dal presidente dell'assemblea o dal presidente del consiglio di amministrazione o dal presidente del consiglio di sorveglianza e dal segretario nel caso di verbale redatto per atto privato ovvero dal solo notaio nel caso di verbale redatto per atto pubblico.
L'invalidità della deliberazione per mancanza del verbale viene sanata da una verbalizzazione eseguita prima dell'assemblea successiva. La nozione stessa di verbalizzazione richiede però che il soggetto che redige il documento verbale (sia esso un atto privato o un atto notarile) sia stato presente all'assemblea il cui svolgimento viene documentato con il verbale.
La specificità del verbale di assemblea induce a ritenere non applicabili al documento notarile alcune delle prescrizioni dettate dall'art. 47 all'art. 59 della legge notarile (16.2.1913 n. 89) con particolare riferimento alla necessità dell'assistenza dei testimoni o della rinuncia agli stessi (art. 50 legge notarile), e a quella della lettura dell'atto al presidente o all'assemblea. Nel caso in cui gli interventi in assemblea siano svolti in una lingua non compresa dal verbalizzante, essi dovranno essere tradotti in modo da assicurare al soggetto verbalizzante la comprensione dell'intervento, senza però vincoli formali, non applicandosi al verbale gli artt. 55, 56 e 57 della legge notarile.

Motivazione

E' da tempo acquisito che il resoconto del fatto assembleare, da realizzarsi con il confezionamento del verbale, non può che avvenire dopo l'esaurimento del fatto stesso: durante lo svolgimento dell'assemblea, infatti, l'autore del verbale non può che impegnarsi nella accurata percezione degli avvenimenti e, tutt'al più, specie là dove non vi sia l'ausilio di registrazioni audio/video, nella stesura di semplici appunti, che - senza distrarre l'attenzione del verbalizzante - ne aiutino la memoria nella successiva fase di redazione di un verbale preciso e fedele, cioè immune da vizi di incompletezza e di inesattezza (e v. per la s.p.a. l'art. 2377, comma 5°, n. 3 cod. civ., norma richiamata nella s.r.l. dall'art. 2479-ter, comma 4° cod. civ.).
E' altrettanto acquisito che proprio a tale ultimo fine non necessariamente occorre procedere alla stesura del verbale subito dopo la conclusione dei lavori assembleari. Possono, infatti, ricorrere necessità materiali e contingenti o ragioni di opportunità connesse alla complessità del fatto assembleare le quali inducano l'autore del verbale a posticiparne il confezionamento ad altro momento più adatto, nella stessa o in successive giornate (si pensi a: assemblee che si concludono ad ora tarda e/o in condizioni di stress dei soggetti a cui spetta la redazione/sottoscrizione del verbale e/o a ridosso di impegni precedentemente assunti dai medesimi soggetti; necessità o opportunità di visionare/ascoltare le registrazioni dell'assemblea ovvero di esaminare documenti connessi ad interventi da verbalizzare, la cui esatta comprensione e sintesi in atto non può prescindere dal contenuto dei documenti a cui gli interventi si riferiscono; ecc.).
Il nuovo testo dell'art. 2375 cod. civ., nel comma terzo (applicabile alla s.r.l. pur nel difetto di esplicito richiamo, stante la ricorrenza di uguali esigenze e presupposti, anche alla luce della elaborazione dottrinale precedente alla riforma), esplicita ora la liceità del verbale non contestuale e pone al suo autore il solo obbligo di procedervi "senza ritardo, nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione": formula da interpretarsi nel senso che - là dove il verbale sia soggetto a deposito e/o a pubblicazione - il rispetto dei termini per questi ultimi adempimenti garantisce l'assenza di ritardo (ove invece non ricorrano gli adempimenti citati, il giudizio sulla tempestività del verbale ha, come unici parametri di riferimento, la complessità del fatto assembleare che ne è oggetto e/o il protrarsi di eventuali ostacoli materiali al perfezionamento del verbale).
Quanto sopra, peraltro, non esclude che, per un verso, quantunque il verbale sia tecnicamente ineccepibile, un ingiustificato posticipo della sua redazione pur nell'ambito dei termini utili per gli adempimenti possa essere fonte di danni risarcibili, e che, per altro verso, un verbale tardivo, cioè successivo alla scadenza di quei termini, sia un valido verbale, in quanto idoneo - se perfezionato prima della successiva assemblea - ad evitare la nullità della deliberazione per mancanza del verbale ai sensi dell'art. 2379-bis, comma 2° cod. civ. (richiamato nella s.r.l. dall'art. 2479-ter, comma 4° cod. civ.).
Merita tuttavia specificare che detto verbale tardivo - utile anche a sanare l'invalidità della delibera in conseguenza di un primo verbale da ritenersi mancante perché privo di uno degli elementi indicati nell'art. 2379, comma 3° cod. civ., o da ritenersi incompleto o inesatto al punto da impedire l'accertamento del contenuto, degli effetti e della validità della deliberazione ex art. 2377, comma 5°, n. 3 cod. civ. - non può che essere redatto da soggetto, dotato dei poteri e della legittimazione di volta in volta necessari, personalmente (se del caso, anche con l'ausilio di mezzi telematici) presente alla riunione assembleare: ciò in quanto l'essenza del verbale assembleare rimane legata alla percezione diretta dell'evento da parte di chi ne offre il racconto.
In ogni caso non è dato desumere dalle norme dettate né dai principi in materia, e pertanto non sussiste, l'obbligo del verbalizzante di esporre nel verbale le ragioni di una verbalizzazione non contestuale e non tardiva, e ciò in quanto questa appartiene alla fisiologia della documentazione assembleare.
Se il perfezionamento del verbale avviene in giorno diverso da quello in cui si è svolta la riunione, è necessario che dal verbale risultino sia la data in cui l'atto è stato redatto e sottoscritto (in osservanza di quanto disposto dall'art. 51, comma 2°, n. 1 legge notarile), sia la data in cui si è tenuta la riunione assembleare e sono state adottate le relative deliberazioni (nel rispetto di quanto previsto dall'art. 2375, comma 1° cod. civ.). E poiché l'iscrizione di un atto a repertorio va effettuata in dipendenza della sua effettiva realizzazione e nel giorno in cui questa si verifica (art. 62 legge notarile), ne deriva che al fine di cui sopra rileva la data dell'atto e non quella dell'evento assembleare in esso documentato.
Proprio la (ora testualmente riconosciuta) liceità del verbale non contestuale accresce il rischio che il presidente dell'assemblea non possa sottoscriverlo a causa di eventi verificatisi tra la conclusione della riunione e la redazione del verbale. A tale impossibilità quasi mai può porsi sicuro rimedio attraverso la sottoscrizione del verbale da parte dei soggetti (presidente del consiglio di amministrazione o del consiglio di sorveglianza) menzionati, come alternativi al presidente dell'assemblea, nell'art. 2379, comma 3° cod. civ. al fine di evitare la nullità della deliberazione per "mancanza del verbale": quei soggetti potrebbero del tutto mancare (per mancanza delle relative cariche, se la società ha un amministratore unico), coincidere con il presidente dell'assemblea (che normalmente è, per scelta statutaria, il presidente del consiglio di amministrazione o del consiglio di sorveglianza) o essere assenti in assemblea (ed è quantomeno dubbio che abbia valore giuridico la sottoscrizione di un soggetto che, in quanto assente, non è in grado di verificare l'esattezza e la completezza del verbale).
Quando il verbale è redatto con atto notarile, tuttavia, l'art. 2375, comma 1° cod. civ. (ed ora anche l'art. 2379, comma 3° cod. civ.), non diversamente da quanto avveniva prima della riforma, si presta ad essere letto - alla luce della "ratio" dell'intervento del notaio e della funzione dal medesimo svolta - nel senso della sufficienza della sottoscrizione notarile in ordine alla validità del verbale e della delibera. Si è infatti più volte osservato che la logica dell'intervento notarile nell'assemblea straordinaria è riposta nella garanzia di una ricostruzione documentale imparziale del fatto assembleare nell'interesse generale (della società, di tutti i soci, dei terzi variamente interessati), una ricostruzione documentale dotata dell'efficacia di piena prova che mal si presta ad essere condizionata nel suo venire ad esistenza e nella determinazione del suo contenuto da un soggetto tutt'altro che imparziale (in quanto nominato dai soci di maggioranza) quale di norma è il presidente dell'assemblea (e, ora, gli altri soggetti menzionati dall'art. 2379, comma 3° cod. civ.). Donde la deduzione che il verbale notarile è in realtà un atto pubblico senza parte, nel senso che non vi è alcun soggetto (tanto meno l'assemblea complessivamente considerata, che in sostanza si risolverebbe nella sua interna maggioranza) che, a fatti svolti, possa "disporre" della relativa verbalizzazione notarile, impedendone la realizzazione (in assoluto o in modo non conforme ai propri desideri) attraverso la negazione della propria sottoscrizione. Il notaio incaricato della redazione del verbale ha perciò il potere/dovere di procedervi quand'anche il presidente dell'assemblea (o altro soggetto di cui all'art. 2379, comma 3° cod. civ.) non possa o non voglia sottoscrivere il verbale, nel qual caso - alla luce della comune prassi di raccogliere la sottoscrizione del presidente - può ritenersi opportuno che si faccia menzione, nel verbale, delle cause della mancata sottoscrizione.
La individuazione nel verbale assembleare notarile di un atto pubblico senza parte - anche quando in esso si dia conto di dichiarazioni di natura negoziale rese in assemblea, se delle stesse si dia conto quali "fatti" accaduti in assemblea e non già allo scopo di rivestirle di una forma diversa da quella orale - comporta più in generale la non necessaria applicazione di quelle formalità che la legge notarile ricollega alla presenza di almeno una parte: dalla costituzione in atto del presidente dell'assemblea (o altro intervenuto), con conseguente verifica dell'identità e della legittimazione, alla assistenza dei testimoni o rinunzia agli stessi, dalla lettura dell'atto alla sottoscrizione del medesimo.
La mancanza di parti esclude altresì l'applicazione delle norme sulla nomina di interpreti di cui agli artt. 55, 56 e 57 della legge notarile. Esiste, naturalmente, la necessità che gli interventi in assemblea vengano espressi in lingua comprensibile da parte del verbalizzante, che in caso contrario non potrebbe dare adeguato conto dello svolgimento dell'assemblea. Ma a ciò si può ovviare con qualsiasi sistema di traduzione che presenti un sufficiente grado di affidabilità. E null'altro va richiesto se non, tutt'al più, una indicazione in verbale del sistema utilizzato per ottenere tale comprensibilità.

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